Une communication interne et externe fluide est l’une des pierres angulaires des opérations commerciales quotidiennes. De nos jours, la voix sur protocole Internet (VoIP) devient de plus en plus la règle d’or des communications d’entreprise modernes. En termes simples, il s’agit d’une technologie éprouvée qui permet aux gens de passer des appels téléphoniques via une connexion Internet. Développé en 1995, il a évolué pour devenir plus stable et fiable avec le développement du haut débit et est devenu la solution incontournable pour de plus en plus d’entreprises lors de la mise à niveau de leurs systèmes téléphoniques.
Ce guide détaillé vous guidera à travers tout ce qui concerne la VoIP et vous aidera à en tirer le meilleur parti.
Liens rapides
- Qu’est-ce que la VoIP?
- Comment fonctionne la VoIP?
- Quels sont les avantages de la VoIP?
- » Mon entreprise a-t-elle besoin d’un système téléphonique VoIP? »
- Éléments à considérer lors du choix d’un système VoIP?
- Guide de l’acheteur du système téléphonique VoIP
Qu’est-ce que le protocole VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
Traditionnellement, les systèmes téléphoniques existants transmettent des signaux vocaux à l’aide de lignes téléphoniques analogiques, ce qui nécessite la configuration du câblage du circuit pour passer et recevoir des appels. Dans ce cas, un équipement matériel spécialisé appelé Central privé (PBX) est utilisé pour connecter des extensions téléphoniques internes au réseau téléphonique public.
Plutôt que d’envoyer des paquets de données sur un réseau traditionnel à commutation de circuits, la VoIP, abréviation de Voice over Internet Protocol, parfois également appelée téléphonie IP, est une technologie qui convertit la voix en signaux numériques qui peuvent être transmis sur des paquets de données numériques Internet via votre réseau local / WAN / autre infrastructure pour permettre les appels téléphoniques. VoIP utilise le protocole RTP (real-time protocol) pour s’assurer que ces paquets sont livrés en temps opportun. Vous pouvez utiliser un câble Ethernet ou une connexion WiFi haut débit pour la VoIP.
Voici une courte vidéo pour vous aider à comprendre ce qu’est la VoIP en une minute.
Comment fonctionne la VoIP?
Comme mentionné ci-dessus, la VoIP fonctionne essentiellement en convertissant des signaux téléphoniques analogiques en signaux numériques pour faciliter la téléphonie sur Internet. Maintenant, plongeons un peu plus en détail dans le processus.
Protocole SIP et jonction SIP
La voix sur IP fonctionne en utilisant des technologies de protocole et SIP est un protocole qui permet la VoIP. Le protocole SIP (Session Initiation Protocol) est un protocole de communication pour les appels VoIP et d’autres sessions textuelles et multimédias, telles que la messagerie instantanée et la vidéo. La jonction SIP, basée sur le protocole SIP, est essentiellement un service établi virtuellement sur vos connexions Internet et fourni par des fournisseurs de services de téléphonie par Internet (ITSP), éliminant ainsi la connexion physique à une compagnie de téléphone.
Équipement dont vous pourriez avoir besoin pour utiliser la VoIP
Systèmes téléphoniques VoIP (PBX)
Un PBX VoIP (Central de succursale privé) est un système téléphonique d’affaires qui facilite les appels téléphoniques sur le réseau de données LAN ou WAN de l’entreprise plutôt que via les réseaux à commutation de circuits.
Le PBX VoIP est disponible en deux options de déploiement : sur site et dans le cloud. Avec une solution vocale sur site, le matériel est installé et fonctionne sur site dans votre bureau ou votre centre de données, tandis qu’un système PBX cloud est entièrement fourni sur Internet et géré complètement hors site par un fournisseur de services.
Téléphones VoIP ou téléphones IP
Les téléphones VoIP, ou téléphones IP, sont les téléphones de bureau physiques que vous pouvez utiliser avec un système téléphonique VoIP. Visuellement, ils ne diffèrent pas beaucoup des téléphones fixes traditionnels que vous trouvez chez vous ou sur votre bureau. Pour cette raison, il est assez facile pour les employés de s’adapter aux nouveaux téléphones VoIP. La seule différence fondamentale est qu’ils sont compatibles avec Internet, que ce soit via WiFi ou Ethernet. Des adresses IP leur sont attribuées pour faciliter les appels sur votre réseau.
Téléphones mobiles, ordinateurs, appareils compatibles réseau
En plus des téléphones IP, vous pouvez également accéder aux systèmes téléphoniques VoIP à l’aide de votre propre appareil mobile, ordinateur et autres appareils compatibles réseau avec des applications VoIP ou une application softphone installée. Aujourd’hui, vous pouvez passer et recevoir des appels téléphoniques professionnels à tout moment, n’importe où en utilisant vos propres appareils connectés à Internet, sans vous soucier de perdre la qualité des appels VoIP. Les employés ne sont plus liés à un téléphone de bureau et peuvent utiliser n’importe quel appareil de leur choix.
Passerelles VoIP
Une passerelle VoIP est un dispositif matériel qui convertit le trafic téléphonique traditionnel (analogique ou numérique) en paquets de données, permettant des connexions entre l’infrastructure de téléphonie héritée et les communications basées sur IP, agissant comme un pont entre un réseau IP, le RTC (Réseau téléphonique public commuté) et le réseau cellulaire.
Quels sont les avantages de la VoIP?
Les entreprises modernes aiment utiliser le service téléphonique VoIP sur les lignes téléphoniques traditionnelles, car elles peuvent obtenir beaucoup plus de valeur que l’amélioration des communications d’entreprise. Voici quelques-unes des nombreuses façons dont la VoIP profite aux entreprises.
Économies de coûts
La VoIP est un moyen économique de mettre en place un système de communication d’entreprise. Les services VoIP peuvent être basés sur une connexion IP directe à votre fournisseur de services téléphoniques, simplement sur votre connexion Internet existante, ou une combinaison des deux. Par conséquent, il réduit le coût des appels internes dans votre organisation à pratiquement aucun, réduit considérablement les dépenses des appels commerciaux externes et internationaux, économisant une quantité importante d’investissements sur l’achat de lignes téléphoniques traditionnelles, l’installation et la maintenance continue.
Les systèmes VoIP sur site et basés sur le cloud sont tous deux rentables, mais présentent certaines différences en termes de coût. Bien que vous deviez payer entièrement à l’avance pour un système op-premises, cela vous protège du risque d’augmentation des frais et signifie un coût mensuel inférieur une fois les dépenses couvertes. En ce qui concerne les services VoIP hébergés dans le cloud, vous optez généralement pour un modèle OpEx avec des frais mensuels ou annuels plus abordables et un faible coût d’équipement initial.
Si vos solutions voix et données sont actuellement séparées, vous pouvez économiser de l’argent en combinant les deux sous un seul fournisseur. En plus des économies de coûts, vous pourrez également consolider le service Internet et le support téléphonique.
Facile à installer
Comparé aux systèmes téléphoniques traditionnels, l’installation et la configuration des systèmes VoIP pourraient être très faciles. Traditionnellement, avec un système de ligne fixe, les téléphones de bureau nécessitent des lignes physiques pour recevoir un service téléphonique. Les systèmes téléphoniques VoIP éliminent la nécessité d’installer des lignes téléphoniques physiques. Tout ce que vous devez faire est de connecter des téléphones IP au réseau d’entreprise via des lignes Ethernet.
Mieux encore, si vous avez besoin que votre personnel informatique donne la priorité à des projets plus importants et générateurs de revenus au lieu de gérer le système téléphonique, les services téléphoniques hébergés laissent le travail au fournisseur de services et vous n’avez pas à vous soucier des problèmes de réseau. Cela serait également bénéfique pour les petites entreprises et les start-ups qui manquent d’expertise technique ou de ressources.
Qualité vocale claire
Lorsque la voix sur IP a été introduite pour la première fois, sa qualité d’appel était en effet insatisfaisante. Cette époque est révolue depuis longtemps grâce aux progrès de la technologie du haut débit et de la voix sur protocole Internet elle-même. La « mauvaise qualité des appels » est probablement la plus grande idée fausse sur la VoIP maintenant.
Soyez assuré tant que vous disposez d’une connexion Internet rapide et stable. La plupart des fournisseurs de VoIP offrent un grand nombre de protocoles et de codecs différents pour assurer une qualité sonore HD. Avec une solution robuste et une mise en œuvre appropriée, la qualité vocale de la VoIP peut être aussi bonne ou même meilleure que les appels fixes. Tu ne peux même pas faire la différence.
Mobilité & Flexibilité géographique
La VoIP permet aux entreprises d’étendre leur système de communication aux bureaux distants et aux travailleurs en déplacement via des appareils compatibles SIP. Pour les travailleurs à distance, le bureau est là où ils le font tant que la connexion Internet est disponible.
Le déploiement d’un système VoIP multisite permet non seulement de garder toutes les succursales dispersées connectées de manière transparente, mais réduit également les coûts d’appels inter-bureaux en spirale. Les Softphones permettent aux employés de rendre leurs extensions de bureau mobiles avec une large gamme de fonctionnalités de traitement des appels à portée de main. De plus, les systèmes téléphoniques en nuage facilitent la connexion de bureaux géographiquement dispersés sous un seul système téléphonique et l’administrateur informatique peut facilement le gérer depuis n’importe quel emplacement.
Évolutivité
L’évolutivité, en tant que l’une des caractéristiques les plus précieuses pour les entreprises, fait référence à la capacité d’un système à gérer une quantité croissante de charge de travail, normalement en ajoutant des ressources au système, sans affecter ses performances ou son efficacité globales.
La VoIP est une solution évolutive qui peut se développer avec votre entreprise, en particulier le service VoIP basé sur le cloud, qui offre une plus grande flexibilité aux entreprises avec une croissance ou une réduction du personnel. L’augmentation et la diminution des extensions téléphoniques peuvent être effectuées immédiatement et les entreprises ne paient que pour ce dont elles ont besoin, sans acheter d’équipement matériel supplémentaire ou de nouvelles lignes dédiées. Tout peut être fait, pratiquement en temps réel. Si vous êtes une entreprise saisonnière ayant des besoins de communication fluctuants ou connaissant une croissance rapide, un modèle hébergé peut vous convenir parfaitement.
Abondance de fonctionnalités
Les services VoIP offrent un certain nombre de fonctionnalités qui ne sont pas prises en charge par les systèmes téléphoniques traditionnels ou seulement disponibles moyennant des frais supplémentaires. Ces fonctionnalités sont plus que des « extras ». De nombreuses entreprises ont trouvé la VoIP facile à utiliser et sont devenues plus compétitives avec la suite complète de fonctionnalités intégrées. Certaines fonctionnalités peuvent aider les entreprises à répondre à des besoins importants en matière de sûreté et de sécurité, notamment la possibilité de se connecter aux services d’urgence tout en utilisant la VoIP Internet.
Voici une liste des fonctionnalités VoIP indispensables qui amélioreront l’efficacité de la communication de votre entreprise:
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Renvoi d’Appel
Lorsque l’appelé n’est pas disponible, le renvoi d’appel permet de rediriger les appels entrants vers une autre destination souhaitée, telle que le numéro de téléphone portable ou d’autres numéros de téléphone. Vous pouvez également configurer différentes règles pour différents scénarios. Par exemple, transférez automatiquement les appels téléphoniques vers une autre extension lorsque vous êtes occupé, sonnez sur votre téléphone portable lorsque personne ne répond aux appels sur votre téléphone de bureau et demandez aux appelants de laisser des messages vocaux lorsque vous êtes en vacances. Le personnel de vente et le personnel de terrain en particulier n’ont plus à s’inquiéter d’être loin de leur bureau.
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Réponse Vocale Interactive (SVI)
IVR aide même les petites entreprises à offrir des services à la clientèle 24/7 sans ressources humaines coûteuses. Lorsque les clients appellent, les salutations préenregistrées les dirigeront vers la destination la plus appropriée avec le temps d’attente minimum. Avec IVR, vous êtes en mesure d’automatiser le service client, de fournir des réponses satisfaisantes en temps opportun, de laisser une bonne impression sur vos clients et de construire une image d’entreprise professionnelle.
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Groupe de Bagues
Incluez un groupe d’extensions dans un groupe de sonneries de sorte que lorsqu’un appel arrive, toutes les extensions disponibles sonnent simultanément ou séquentiellement selon les différentes stratégies de sonnerie que vous avez configurées. Il est très utile pour partager et distribuer efficacement les appels entre les employés de certains départements. En conséquence, la productivité globale de votre équipe sera augmentée et la réponse la plus rapide aux appels des clients est garantie.
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File d’Attente
Il est judicieux de laisser la file d’attente d’un appel entrant en attente d’un agent disponible. Mieux que d’être en attente, d’aller à la messagerie vocale ou d’obtenir une tonalité occupée, le client est informé qu’il n’y a actuellement aucun agent disponible pour répondre à l’appel et qu’il fait la queue en ce moment. Il réduit le nombre d’appels manqués ainsi que l’effet négatif des signaux d’occupation sur l’expérience client. En segmentant les agents en plusieurs files d’attente, vous pouvez même fournir différents niveaux de service pour différents groupes de clients.
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Musique en attente
Les appels téléphoniques peuvent parfois être mis en attente, comme les intervalles pendant que vous transférez un appel vers un autre numéro, ou le temps d’attente lorsque les gens participent à une conférence téléphonique, ou que personne n’aime les silences gênants, il suffit de télécharger des fichiers audio et de personnaliser la musique en attente pour plaire à vos clients et améliorer votre image de marque.
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Enregistrement des Appels
Les systèmes téléphoniques VoIP peuvent être configurés pour détecter et enregistrer automatiquement chaque conversation téléphonique effectuée sur le système, y compris les appels entrants et sortants. Les entreprises utilisent généralement les enregistrements d’appels comme outil de formation ou de coaching, pour aider à résoudre les litiges, à des fins d’examen et de confirmation, de conformité à leurs réglementations et pour déterminer si les clients sont satisfaits ou non. La technologie VoIP les simplifie tous.
» Mon entreprise a-t-Elle besoin d’un système téléphonique VoIP? »
Nous comprenons que certaines entreprises utilisent peut-être des systèmes téléphoniques traditionnels depuis assez longtemps et ne savent pas si un système téléphonique VoIP a du sens pour leurs entreprises. Il existe en effet des différences significatives entre la VoIP et la ligne fixe traditionnelle. Voici quelques questions que vous pourriez vous poser avant de prendre une décision éclairée.
1) Votre pays connaît-il l’arrêt du RNIS ?
Au fur et à mesure que les progrès technologiques et les exigences en matière de communications commerciales augmentent rapidement, les lignes RTC et RNIS traditionnelles peuvent à peine répondre aux attentes des entreprises d’aujourd’hui, glissant progressivement de plus en plus dans l’obsolescence. Maintenant, la désactivation du RNIS se produit partout dans le monde. Alors que les grandes entreprises de télécommunications annoncent successivement la désactivation du RNIS et du RTPC, l’Allemagne, l’Australie, l’Italie et de nombreux autres pays du monde connaissent une transformation des lignes fixes traditionnelles vers toutes les solutions IP.
Si vous faites partie de la tendance, il est essentiel de trouver une solution VoIP transparente et fiable en réponse à l’arrêt. Sinon, vous pourriez perdre votre service téléphonique. Si vous n’êtes pas confronté à une coupure immédiate du RNIS, faites attention à ce problème car vous constaterez peut-être que votre propre pays l’exige à l’avenir. Vous pouvez anticiper les développements futurs en prévoyant de mettre en œuvre la technologie VoIP plus tôt que tard.
2) Avez-vous des employés qui travaillent à domicile?
Depuis l’épidémie de COVID-19, de nombreuses entreprises, qui étaient auparavant limitées aux lignes fixes traditionnelles, sont passées aux systèmes téléphoniques VoIP pour faciliter un environnement de télétravail. Grâce à la VoIP, le personnel distant peut passer et recevoir des appels professionnels avec le même numéro qu’au bureau avec ses propres appareils et accéder aux mêmes capacités d’appel.
La VoIP est devenue un outil incontournable pour le travail à distance et aussi une étape majeure vers la transformation numérique. De plus, en utilisant une connexion VPN (réseau privé virtuel) avec la solution VoIP, votre conversation sera protégée par un tunnel de cryptage. Un fournisseur de services VoIP fiable devrait être en mesure de fournir des informations détaillées sur la façon dont il sécurise les communications à distance et interurbaines pour les clients utilisant leurs solutions VoIP professionnelles.
3) Votre système analogique actuel peut-il répondre à vos besoins?
Plusieurs problèmes majeurs affectent les services téléphoniques traditionnels.
Tout d’abord, les PBX traditionnels nécessitent un investissement initial élevé, y compris l’achat de lignes téléphoniques et de matériel (qui doivent également être installés par des techniciens expérimentés), ainsi que des frais de maintenance continus. Après l’installation, il peut également être coûteux et difficile de faire évoluer le système lorsque vous rencontrez un besoin d’expansion, comme une augmentation significative du personnel ou des succursales supplémentaires.
En outre, les systèmes téléphoniques traditionnels ne fournissent généralement que des fonctions d’appel de base et ne peuvent pas faire face à des scénarios de communication d’entreprise plus sophistiqués. Avec un nombre croissant de main-d’œuvre mobile et distante, le manque de mobilité devient l’un de ses principaux inconvénients. Les services téléphoniques analogiques s’appuient sur des lignes physiques pour transmettre le trafic vocal, ce qui enchaîne les employés aux bureaux pour traiter les appels professionnels.
Contrairement à une option moderne comme la VoIP, la personnalisation et l’intégration sont assez limitées sur les systèmes téléphoniques existants. Ils ne sont pas en mesure de s’intégrer dans l’écosystème de communication d’entreprise d’aujourd’hui, qui consiste en une série complexe d’applications avancées, laissant les appels vocaux dans les sols du reste des systèmes d’information d’une entreprise.
Continuez à lire pour savoir si un système téléphonique VoIP a du sens pour votre entreprise.
Éléments à considérer lors du choix d’un Service VoIP?
Cela pourrait avoir un impact énorme sur votre entreprise lors du choix d’une solution de communication d’entreprise. La VoIP peut être la meilleure solution, mais il est important de procéder d’abord à une analyse de l’état actuel et des besoins. Ensuite, vous pouvez déterminer si la VoIP professionnelle fonctionne pour vous. Voici quelques conseils pour vous aider à déterminer vos besoins et à faire des choix judicieux.
1) Voulez-vous conserver du matériel existant ? Répond-il à vos besoins?
Si vous utilisez le PBX traditionnel et avec un budget limité pour un remplacement complet de l’équipement existant, assurez-vous de sélectionner une solution VoIP qui vous permet de faire une transition progressive. Si le nouveau système VoIP est compatible avec votre système téléphonique traditionnel, comment les connecter ensemble, comment s’assurer que la mise à niveau n’affecte pas la continuité des activités, etc. Il est également important de vérifier que les fournisseurs de services VoIP que vous envisagez prendront en charge cet équipement. C’est une étape où la communication directe avec le fournisseur VoIP est essentielle.
2) Quel type de capacités de communications unifiées offre-t-il ?
Les systèmes téléphoniques VoIP offrent une gamme de fonctionnalités de téléphonie pour gérer les appels audio, mais la communication avec les collègues et les clients ne se limite pas à la voix. C’est pourquoi les communications unifiées sont introduites dans le paysage des communications d’entreprise et pourquoi les communications unifiées devraient être l’une des principales priorités lorsque vous évaluez vos options VoIP.
Les communications unifiées à leur plus simple expression consistent à transformer une multitude de canaux et d’options de communication en un point d’accès unique. En fait, la plupart des produits UC répondent à la VoIP comme base de base, et de nombreux fournisseurs de VoIP offrent certaines fonctionnalités UC dans leurs portefeuilles pour étendre davantage les capacités et la flexibilité.
Les caractéristiques communes de l’UC comprennent:
- Messagerie unifiée
- Messagerie instantanée (chat)
- Présence
- Annuaire d’entreprise
- Vidéoconférence
- Collaboration en équipe
3) Est-il possible de s’intégrer à d’autres plateformes et outils ?
Il est essentiel que les entreprises restent agiles et prêtes dans un monde en évolution rapide. Avec de plus en plus de systèmes, de plates-formes et de logiciels apparaissant sur le lieu de travail, les gestionnaires et les employés s’attendent à disposer d’une solution unifiée et intégrée pour améliorer l’efficacité, c’est pourquoi la capacité d’un système VoIP à s’intégrer et à travailler de manière transparente avec d’autres solutions devient beaucoup plus importante que jamais.
Avec votre système de téléphonie connecté à d’autres outils d’amélioration de l’activité, il sera plus facile pour vous et votre équipe de communiquer, de collaborer, d’interagir et de rationaliser le flux de travail global. Heureusement, il existe des fournisseurs de VoIP qui s’assurent que leur service téléphonique est compatible avec certains outils de collaboration et de communication populaires.
Guide de l’acheteur du système téléphonique VoIP
Lorsque vous magasinez pour la VoIP, vous trouverez une liste de fournisseurs de services VoIP en concurrence pour attirer votre attention. Si vous avez besoin de plus d’informations pour vous aider à déterminer quel type de système téléphonique convient le mieux à votre organisation. Voici un guide pour vous!
Ce guide comprend toutes les informations clés et des conseils utiles pour vous aider à prendre une décision éclairée de manière plus facile. Il vous aidera à comprendre comment fonctionnent les systèmes téléphoniques VoIP, comment sélectionner un fournisseur VoIP et si cela est préférable au service téléphonique régulier. Il suffit de cliquer pour télécharger!
