Remboursement du kilométrage pour les employés

22 Février 2021

MISE À JOUR LE 22 FÉVRIER 2021 • 7 MIN DE LECTURE

En tant qu’employé en Australie, vous pourriez recevoir une allocation de voiture de votre employeur pour les dépenses de voiture liées au travail, ou vous pourriez être remboursé par votre employeur pour ces dépenses. Si votre employeur n’offre aucune de ces options, vous pouvez également déduire vos frais de voiture de votre déclaration de revenus chaque année.

Ce guide s’adresse à ceux qui veulent en savoir plus sur le remboursement du kilométrage pour les employés. Nous avons rédigé un guide distinct pour les déductions fiscales pour frais de voiture de l’Australian Tax Office (ATO), ainsi que des guides pour les propriétaires d’entreprise et les travailleurs indépendants. Nous visons à fournir un aperçu de:

• Pour quels frais de voiture puis-je être remboursé?
• Règles de remboursement du kilométrage pour les employés;
• À quoi s’attendre de votre employeur;
• Comment suivre et consigner le kilométrage; et
• Comment déclarer à la fin de l’année d’imposition.

Existe-t-il des règles de remboursement de kilométrage pour les employés?

Bien que chaque employeur ait ses propres règles et restrictions concernant ce qui peut exactement être remboursé ou couvert par une allocation auto, il est utile de garder à l’esprit ce qui suit:

Si vous utilisez votre propre voiture (y compris une voiture louée ou louée en vertu d’un contrat de location-achat), vous pouvez demander tous les frais de déplacement liés au travail à votre employeur ou dans votre déclaration de revenus.

Si vous utilisez le véhicule de quelqu’un d’autre (ou une voiture de société) à des fins professionnelles, vous pouvez demander les dépenses réelles (telles que le carburant et le stationnement) à titre de frais de déplacement liés au travail à votre employeur ou dans votre déclaration de revenus.

Si votre voyage était en partie privé, vous ne pouvez réclamer que la partie liée au travail.

En Australie, une voiture est définie comme un véhicule à moteur (à l’exclusion des motocyclettes et des véhicules similaires) conçu pour transporter une charge inférieure à une tonne et moins de neuf passagers.

Puis-je me faire rembourser mes frais de 4 roues motrices, de motocyclette ou de véhicule utilitaire?

Bien que de nombreux véhicules à quatre roues motrices soient inclus dans la définition ci-dessus, la limite de charge d’une tonne exclut de nombreux fourgons et véhicules utilitaires/véhicules utilitaires. Vous devriez vérifier auprès de votre employeur s’ils ont des conditions à ce sujet.

En ce qui concerne le Bureau des impôts, les dépenses liées au travail pour ces types de véhicules ainsi que pour les motos peuvent être déduites de votre déclaration de revenus par le biais d’une demande D2 « Frais de déplacement liés au travail ». Les dépenses liées au travail pour les voitures (telles que définies ci-dessus) sont comptabilisées dans la demande D1 « dépenses liées au travail pour les voitures « .

Quand puis-je demander un remboursement de frais de voiture?

Vous pouvez généralement demander le remboursement de vos frais de voiture si vous utilisez votre propre voiture pour votre travail. Le remboursement du carburant est l’une des choses que vous pouvez demander en tant qu’employé. Voici quelques exemples de voyages liés au travail ::

• Assister à des réunions ou à des conférences loin de votre lieu de travail habituel
• Collecter des fournitures ou livrer des articles
• Voyager directement entre deux lieux de travail distincts (par exemple, si vous avez un deuxième emploi)
• Voyager de votre lieu de travail habituel ou de votre domicile vers un autre lieu de travail (par exemple, le bureau ou le lieu de travail d’un client)
• Si votre travail peut être classé comme  » travail itinérant  » – par exemple, si votre travail vous oblige régulièrement à travailler à plus d’un endroit chaque jour avant de rentrer chez vous

En général, voyagez de la maison au travail n’est pas réclamable, mais il existe quelques exceptions limitées. Pour une liste plus détaillée, consultez notre guide pour demander une déduction fiscale pour vos frais de voiture.

Je suis donc éligible au remboursement du kilométrage. Et maintenant ?

Cela dépendra si le véhicule vous appartient ou appartient à quelqu’un d’autre.

Je possède ou loue le véhicule

Si vous possédez ou louez le véhicule que vous conduisez pour affaires, vous avez deux options communes (selon la préférence de votre employeur):

Votre employeur peut utiliser un taux de kilométrage (par exemple, le taux de centimes par kilomètre de l’ATO) pour les voyages d’affaires au lieu de vous demander d’enregistrer toutes vos dépenses. De cette façon, les seules dépenses supplémentaires que vous pourriez avoir besoin d’enregistrer sont des choses comme les coûts de stationnement et les péages routiers, plutôt que tous les coûts associés à la possession d’une voiture.

Ils pourraient également fournir une allocation de voiture pour vos dépenses liées au travail, couvrant des choses comme le carburant, le coût de votre location, l’entretien, etc. Cette allocation vous serait versée à titre de salaire, avec retenue d’impôt en conséquence. En Australie, vous n’avez généralement pas besoin de tenir un registre de ce que vous faites avec votre allocation, cependant, vos dépenses de voiture restent éligibles à une déduction fiscale, donc la tenue de registres est essentielle pour votre déclaration de revenus.

Votre employeur devrait vous indiquer les documents dont il a besoin de toute façon. S’ils utilisent un taux de kilométrage en cents par km, ils doivent vous informer du taux spécifique. Veuillez noter que s’ils vous remboursent à un taux supérieur au taux du Bureau des impôts, vous devrez déclarer l’excédent comme revenu lors de la production de votre déclaration de revenus à la fin de l’exercice.

Par exemple, le tarif à partir du 1er juillet 2020 est de 0,72 per le km. Si votre employeur vous rembourse 1,00 $ par km, l’excédent de 0,28 per par km doit être déclaré comme revenu.

Enfin, à moins que votre employeur ne le permette pas, rien ne dit que vous ne pouvez pas utiliser plusieurs véhicules.

Le véhicule est fourni par mon employeur

Si vous conduisez un véhicule appartenant à votre employeur, vous pouvez toujours être remboursé des frais de conduite et d’utilisation de la voiture — par exemple, les frais d’essence, de stationnement et de péage routier. Il est courant que les employés soient remboursés sur la base des taux standard de l’allocation de voiture des employés (le taux standard fixé par l’ATO).

Vous ne pourrez généralement pas utiliser un tarif en cents par km, car ceux-ci représentent le coût de possession d’un véhicule. Assurez-vous de tenir un registre de toutes vos dépenses liées au travail, car presque tous les employeurs auront besoin de reçus ou de factures

Je suis également un travailleur autonome

Comme vous êtes à la fois un travailleur autonome et un employé, vous devez tenir des registres distincts pour chacun. Nous vous avons couvert avec notre guide pour les travailleurs indépendants auquel nous avons lié ci-dessus, et vous devriez également lire le reste de cet aperçu pour les employés. Gardez à l’esprit qu’en tant que travailleur autonome, vous pouvez demander des déductions pour toutes les dépenses de voiture accumulées pendant que vous faites des affaires. Si vous avez un véhicule que vous utilisez uniquement pour votre entreprise, vous pouvez non seulement déduire votre kilométrage, mais également toutes les dépenses d’exploitation de la voiture.

Demander des frais de voyage ATO – combien puis-je réclamer?

Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas demander la totalité de l’allocation à titre de déduction fiscale. Seul le total de vos dépenses réelles peut être réclamé. Par exemple, si vous avez reçu 1 700 allowances en indemnités de voyage de votre employeur au cours de l’année, mais que vous n’avez dépensé que 1 000 on en frais de voyage, vous ne pouvez demander que 1 000 deductions en déductions pour frais de voyage dans votre déclaration de revenus.

Ne réclamez que les frais de voyage pour lesquels vous avez une preuve, car l’ATO peut exiger une preuve pour l’une de vos dépenses.

Dépenses liées au travail – quels dossiers dois-je conserver?

Si vous demandez un remboursement de kilométrage à votre employeur, celui-ci vous informera de ses exigences – mais en général, les éléments dont vous souhaitez conserver un registre sont vos kilométrages, vos frais de stationnement, les péages et les autres dépenses que vous engagez pendant votre voyage lié au travail.

Si vous utilisez la voiture à des fins privées et professionnelles, vous devrez tenir un registre du kilométrage que vous conduisez pour chacune d’elles, car vous ne pourrez réclamer que les dépenses engagées pour la conduite professionnelle.

N’oubliez pas que l’ATO vous oblige à conserver les reçus et tout autre élément utilisé pour calculer une déduction fiscale pendant 5 ans. Bien qu’un employeur puisse ne pas exiger le même niveau de tenue de dossiers, nous vous recommandons de suivre les directives de l’ATO, en particulier si vous pensez que vous réclamerez des frais de voiture à titre de déduction au moment de l’impôt.

Y a-t-il une différence entre un remboursement de kilométrage ou une allocation de voiture?

Il existe de nombreuses façons de s’assurer que les employés sont indemnisés pour leurs frais de transport. Il existe également différentes façons de structurer les paiements. Jetons un coup d’œil aux deux arrangements les plus courants:

Allocation auto

Une allocation auto est versée d’avance, généralement tous les mois, et le montant est fixé par votre employeur.

Parfois, votre employeur accorde une allocation pour une partie de vos dépenses, telles que les paiements de location sur la voiture, puis rembourse d’autres dépenses après coup. C’est très bien.

Si vous recevez une allocation auto de votre employeur, elle doit figurer sur votre récapitulatif de paiement, car les allocations sont considérées comme un revenu imposable.

Recevoir une allocation auto ne signifie pas nécessairement que vous ne pourrez pas demander les dépenses pertinentes à l’ATO. Si votre voyage de travail répond aux critères de l’ATO pour les voyages de travail admissibles, vous pouvez toujours utiliser la méthode des cents par km ou la méthode du journal de bord pour déduire vos dépenses admissibles.

La charge administrative de payer une allocation et de comptabiliser toutes les dépenses par la suite peut être lourde pour une entreprise. Au lieu de cela, beaucoup utilisent un centime par kilomètre ou un tarif kilométrique standard. En vertu d’un arrangement de remboursement en cents par kilomètre, vous êtes remboursé à un taux spécifique pour chaque kilomètre que vous conduisez pour affaires.

Remboursement du kilométrage – un tarif kilométrique en cents par kilomètre

L’arrangement de remboursement du kilométrage le plus simple consiste à utiliser un tarif forfaitaire par kilomètre parcouru. Il est censé couvrir toutes les dépenses de conduite de votre voiture personnelle pour les affaires. C’est ce que fait le tarif de l’ATO; il est destiné à couvrir à la fois les coûts de possession (coûts fixes) et de conduite (coûts variables) de votre véhicule.

Il y a beaucoup à dire pour utiliser un tarif standard, surtout que c’est simple et évite une charge administrative assez importante.

Sachez que votre employeur peut fixer le taux qu’il souhaite – il n’est pas obligé d’utiliser le taux de l’ATO. Pour les tarifs supérieurs au taux de kilométrage standard de l’ATO, l’excédent est imposé.

Rappelez-vous également qu’en vertu de la méthode des cents par km de l’ATO, vous pouvez réclamer un maximum de 5 000 km par an. Vérifiez auprès de votre employeur s’il a fixé des limites à ses régimes de remboursement de kilométrage pour les employés, car vous feriez peut-être mieux autrement de réclamer votre kilométrage sous forme de déduction fiscale.

Mon remboursement de kilométrage est-il taxé?

Cela dépend de la façon dont votre employeur traite votre demande.

1. Si votre employeur fournit une allocation pour les frais de voiture, celle-ci sera imposée comme elle figurerait sur votre récapitulatif de paiement et doit être déclarée comme revenu dans votre déclaration de revenus.
2. Si votre employeur rembourse vos frais de voiture spécifiques et que ceux-ci sont imposés sur votre récapitulatif de paiement, vous pouvez les déduire dans votre déclaration de revenus.
3. Si votre employeur rembourse vos frais de voiture spécifiques et que ceux-ci ne sont pas imposés, vous ne pouvez pas les déduire car vous n’avez pas payé d’impôt sur ces frais.

Comment puis-je suivre facilement mon kilométrage pour le remboursement?

Il n’y a pas d’exigences précises quant à la façon dont vous gardez une trace du kilométrage. Votre employeur peut vous demander d’utiliser une certaine méthode ou de fournir certains documents, et il doit vous en informer. Beaucoup de gens doivent choisir eux-mêmes.

La plupart des gens utilisent une application pour suivre leurs trajets et générer des rapports de kilométrage pour eux. Selon l’application, cela peut même vous enlever la douleur d’oublier d’enregistrer un voyage. Driversnote est l’une de ces applications, mais il existe plusieurs produits similaires en Australie, et nous vous recommandons d’en rechercher un qui convient à votre objectif.

D’autres alternatives sont des feuilles de calcul, comme Excel ou Google Sheets, que vous pouvez partager avec votre responsable et / ou vos comptables, mais vous devrez peut-être prendre des relevés d’odomètre à chaque trajet pour déterminer votre kilométrage avec précision.

Qu’est-ce qu’une allocation auto équitable en Australie?

Pour une allocation auto équitable en Australie, vous pouvez utiliser les taux ATO standard pour l’année en cours. Voir les tarifs ATO actuels ici.

C’est tout pour notre guide sur les bases du remboursement des miles pour les employés en Australie. Nous espérons avoir été utiles 🙂

Bon suivi!

Ce matériel a été préparé à des fins d’information générale seulement et ne doit pas être considéré comme un conseil professionnel des Conducteursnote. Vous devriez envisager de demander des conseils juridiques, fiscaux ou financiers indépendants à un professionnel pour vérifier le lien entre ces informations et votre propre situation. Les lois pertinentes changent également de temps en temps.