Partie 1 d’une série de 3 – écrite à l’origine en 2014 et mise à jour en 2018
L’approche traditionnelle de sélection et d’engagement des fournisseurs est devenue moins convaincante et moins significative pour les clients méfiants. Ils se tournent inévitablement vers la toute-puissante DP (Demande de proposition). Et il y a quelque chose à dire sur une transition vers les ventes d’entreprise, ou le processus de « capture » comme il est appelé par les disciples de Shipley et les entrepreneurs gouvernementaux.
La création et la réponse aux appels d’offres peuvent toutefois facilement devenir des activités complexes, lourdes et chronophages pour toute entreprise. Ils nécessitent une organisation, une communication supérieure et des années d’expérience dans la compréhension des subtilités de l’approvisionnement. Pour beaucoup dans le secteur de la dotation en personnel, les appels d’offres ont pratiquement remplacé les ventes et l’approvisionnement traditionnels; à tout le moins, ils sont maintenant étroitement intégrés à ces processus. Et nous voulons aider.
Dans cette série, nous vous expliquerons quand utiliser ou éviter les appels d’offres et les meilleures pratiques qui peuvent être appliquées au processus redouté de demandes de propositions, que vous soyez un MSP ou une agence de dotation recevant une offre client et voulant vous assurer que vous aurez un meilleur processus et par conséquent un meilleur taux de victoire, ou si vous êtes l’entité qui lance l’appel d’offres aux fournisseurs de talents potentiels.
Quand utiliser les DP
Les DP doivent être utilisées lorsqu’un projet est suffisamment complexe, nécessite beaucoup d’informations techniques, sollicite des données solides pour analyse et comparaison et justifie ainsi une proposition formelle d’un fournisseur. Ils sont mieux utilisés lorsque vous avez vraiment besoin de comparer objectivement les réponses et les fournisseurs. Une erreur courante est d’envoyer un appel d’offres parce qu’il semble plus facile de passer en revue les arguments de vente ou parce que les gens disent que c’est la « bonne chose à faire pour les apparences » ou « une bonne forme ». »Si vous savez hors de tout doute raisonnable quel(s) fournisseur(s) vous êtes susceptible de sélectionner dès le début, invitez vos prospects identifiés à présenter leurs solutions.
À titre d’exemple, si vous essayez de choisir entre deux fournisseurs de personnel connus et précédemment identifiés, planifiez que ces personnes démontrent leurs capacités dans une présentation. Évaluez comment chaque fournisseur adapte ses solutions à vos objectifs et à votre culture spécifiques. La réunion peut être un lieu de rencontre vidéo en ligne ou un entretien en personne. Il est préférable de ne pas se fier à une conférence téléphonique, car vous aurez besoin d’une certaine visibilité – un moyen de scruter les interactions interpersonnelles. Évaluer le langage corporel et la confiance des présentateurs, en particulier en réponse aux questions.
Après cela, invitez une proposition officielle pour une soumission. Nous appelons cela une demande de devis (RFQ). Et honnêtement, c’est tout ce qu’un appel d’offres devrait être. Ne le bourrez pas de questions d’appel d’offres. Nous n’emprunterons pas cette voie dans ce cas, tu te souviens ? Nous parlons de prix ici. Vous avez vu tout ce que vous devez voir.
Lorsque le projet et le cycle de vente prévu prennent des complexités qui dépassent le cadre d’une approche traditionnelle « faisons le déjeuner », le processus de demande de propositions a beaucoup de sens. Avec une proposition, vous bénéficiez d’une visibilité accrue sur les offres clés et les compétences de base du soumissionnaire, de modèles de prix relativement fermes, de réponses complètes aux questions cruciales et d’un document solide qui se prête à une analyse plus approfondie par vos parties prenantes.
Quand éviter les DP
Le processus de DP s’effondre rapidement lorsqu’il est utilisé trop fréquemment, inutilement ou exclusivement comme outil de vente. Aussi souvent que les soumissionnaires manquent le point avec une proposition, les professionnels de l’approvisionnement manquent le point lors de l’élaboration de leurs DP. Évitez d’utiliser un processus d’appel d’offres trop compliqué pour répondre à des questions simples auxquelles on aurait pu répondre de manière succincte et directe lors d’une réunion de vente traditionnelle. En fin de compte, vous courez le risque d’aliéner les soumissionnaires potentiels qui, percevant votre dépendance excessive à la paperasse et à la bureaucratie inutiles, refusent de participer. Bien que vous ne vous en rendiez pas compte, vous risquez de nuire à vos chances de trouver le fournisseur idéal. Cependant, si vous travaillez dans un environnement fortement réglementé ou dans le secteur public, où les demandes de propositions sont obligatoires, efforcez-vous de garder vos questions pertinentes, directes et ciblées sur le programme.
Si vous choisissez d’exploiter ce processus comme une expédition de pêche plus large, vous êtes moins susceptible d’attirer le poisson à votre hameçon. Et ceux qui mordent seront probablement rejetés assez tôt.
Vous cherchez une boîte à outils pour la DP? Le voici.
Pour faire des appels d’offres un moyen simple et efficace pour les MSP d’atteindre leurs objectifs, nous sommes fiers de présenter une boîte à outils complète pour les appels d’offres, qui peut servir de point de départ idéal pour votre prochain cycle de sourcing. Malgré les processus formels, les formes infinies et les arcanes de la DP, l’état d’esprit que vous pouvez adopter pour gagner est le rasoir d’Ockham: l’approche la plus simple et la plus directe est probablement la meilleure. Nous avons donc préparé un paquet de bon sens qui donne des résultats de manière simple. Nous comprenons également que personne ne devrait vous remettre un modèle d’appel d’offres et dire « utilisez-le simplement tel quel. »Le but de notre boîte à outils est de vous donner une base solide et personnalisable à partir de laquelle vous pouvez élaborer une demande de propositions unique, adaptée aux besoins de votre entreprise et accompagnée d’outils d’évaluation, de notation et de tarification.
Dans la deuxième partie de notre série, nous examinerons certaines pratiques exemplaires spécifiques en matière de transparence et de partage d’informations qui peuvent vous aider à obtenir les réponses les plus significatives de toute demande de propositions que vous émettez aux fournisseurs de dotation.
Lire la partie 2: Simplifiez votre processus d’appel d’offres en ajoutant ces éléments à votre appel d’offres.