Licencier un employé est une affaire sérieuse.
Cela peut avoir des conséquences très graves allant bien au-delà de la simple perte d’un revenu ou d’un emploi.
Il peut également comporter une stigmatisation sociale importante.
C’est pourquoi le Tribunal d’appel de l’emploi, le Service du Commissaire aux droits, les tribunaux civils et d’autres organismes tiennent à ce qu’un employé bénéficie de procédures équitables et d’une justice naturelle.
Le but d’une procédure disciplinaire est de s’assurer que les employés atteignent les normes requises – tant en matière de conduite que de compétence – dans l’exercice de leurs fonctions. Une procédure disciplinaire ne doit pas être simplement punitive.
Avant qu’une procédure disciplinaire ne soit invoquée, l’employé devrait recevoir des conseils informels sur sa conduite, sa présence, ses normes de travail ou tout ce qui est à l’origine du problème.
Counseling informel
La procédure pré-disciplinaire le counseling informel devrait être effectué pour s’assurer que l’employé connaît les normes attendues et devrait être effectué par un superviseur / gestionnaire.
L’employé devrait être informé
- de ce qui doit être amélioré (p. ex., chronométrage, présence, conduite, normes de travail)
- De la possibilité d’expliquer
- D’un plan d’action pour apporter l’amélioration requise
- D’une note écrite, signée à la fois par le superviseur/gestionnaire et l’employé, des mesures convenues à prendre.
Si ce conseil informel n’apporte pas l’amélioration requise, la procédure disciplinaire formelle sera invoquée.
Cependant, de nombreux employeurs ne savent pas comment mettre en œuvre une procédure disciplinaire sur leur lieu de travail, sans se laisser exposer à une plainte pour licenciement abusif.
Procédures équitables et justice naturelle
Examinons une procédure étape par étape qui, si elle est suivie, devrait garantir que l’employé obtient la justice naturelle et des procédures équitables.
Et devrait veiller à ce que l’employeur ne perde pas une cause de licenciement abusif au motif qu’il n’a pas respecté des procédures équitables.
L’ordonnance SI 146 de 2000 – Loi sur les relations industrielles de 1990 (Code de pratique sur les procédures de griefs et disciplinaires) (Déclaration) de 2000 n’est pas obligatoire et ne contient que des lignes directrices.
Cependant, ne pas appliquer les principes du Code serait une erreur de la part de l’employeur, car tout tribunal ou tribunal tiers ne sera pas impressionné sans une procédure offrant des procédures équitables à l’employé pour assurer l’équité et la justice naturelle.
Même en l’absence de procédure disciplinaire sur le lieu de travail, l’employé a toujours droit à des procédures équitables et à la justice naturelle et le Code de bonnes pratiques, s’il est suivi, devrait le garantir.
Les principaux points concernant cette procédure sont les suivants:
- tous les employeurs devraient avoir convenu de procédures pour traiter les griefs et les questions disciplinaires
- tous les gestionnaires et superviseurs devraient être au courant de ces procédures et les appliquer
- les représentants des employés devraient être en mesure d’aider les employés en difficulté
- toute question soulevée devrait être traitée équitablement avec la possibilité pour l’employé de faire des représentations en son nom
- une gamme de des sanctions doivent être prévues et prises en compte
- les avertissements doivent être retirés du dossier de l’employé après une certaine période de temps.
Les principes de base d’une procédure équitable sont
- La procédure est juste et rationnelle
- La base de la procédure disciplinaire est claire, c’est-à-dire que l’employé sait ce qu’il a fait de mal
- Les sanctions sont claires
- Un mécanisme d’appel interne est en place.
Pour être en mesure de démontrer que des procédures équitables ont été suivies (dans des cas autres que ceux de faute grave et / ou de malhonnêteté), des avertissements doivent être émis à l’employé indiquant la cause de la plainte contre lui. (En cas de malhonnêteté, aucun avertissement n’est nécessaire)
Comment mener une procédure disciplinaire formelle
Les étapes de la procédure disciplinaire suivent généralement des étapes graduées, notamment un avertissement verbal, un avertissement écrit, un avertissement écrit final et un licenciement. Cependant, en cas de faute grave ou grave, il est permis de commencer à l’étape 4 de la procédure.
Cependant, d’autres sanctions que l’option nucléaire du licenciement devraient être envisagées par l’employeur. Les solutions de rechange peuvent inclure un transfert dans une autre partie du lieu de travail, un rôle différent ou une rétrogradation.
Gardez à l’esprit qu’un employé peut être suspendu avec solde en attendant l’enquête, mais ne le serait que sans solde en attendant un appel d’un congédiement.
Étape 1 – Avertissement verbal
En règle générale, un employé devrait recevoir un avertissement verbal pour une première transgression.
Même si l’employeur ne donne » que » un avertissement verbal, cela fait toujours partie d’un processus disciplinaire officiel et les principes de justice naturelle, de procédures équitables et d’équité/équité s’appliqueraient en tout temps.
Cela impliquerait une réunion avec l’employé au cours de laquelle celui-ci pourrait amener un collègue ou un autre représentant. Il n’y a pas de droit de faire appel à un représentant légal, sauf accord de l’employeur.
Il peut s’agir d’un représentant syndical, même si l’employeur peut ne pas reconnaître formellement le syndicat ni s’engager avec lui. Son rôle sera celui de preneur de procès-verbaux et de témoin, et non d’avocat ou de porte-parole.
Lors de la réunion, l’employé doit être informé du problème et invité à répondre et à expliquer ses actions.
L’employeur ne devrait pas se précipiter pour juger, car la réunion est une enquête.
Après la réunion, une lettre de confirmation doit être remise à l’employé. Cette lettre confirme que l’employé a reçu un avertissement verbal / oral. Il doit également contenir les améliorations requises de l’employé en ce qui concerne le comportement qui a conduit à l’avertissement et le délai dans lequel l’amélioration doit être apportée.
Cette lettre devrait également indiquer que le défaut d’amélioration entraînera la 2ème étape de la procédure disciplinaire et, finalement, le licenciement.
Il doit également indiquer la période pendant laquelle il restera au dossier de l’employé, après quoi il sera supprimé. 3 mois serait un délai raisonnable pour que ce 1er avertissement verbal reste au dossier, mais il pourrait rester 6 mois.
Si un employé a été suspendu avec solde en attendant une enquête, il est essentiel qu’il sache combien de temps durera la suspension et que l’enquête se déroule dans un délai raisonnable. » La justice retardée est la justice refusée ».
Une fois que cette procédure disciplinaire a commencé, l’employeur devrait aider l’employé à améliorer sa conduite ou son rendement, quelle que soit la source du problème en 1ère place.
L’employeur devrait consigner les détails de cette période de surveillance de 3 mois et envisager un recyclage ou une réinstallation, si possible et raisonnable.
Cependant, si l’employé ne s’améliore pas ou s’il y a une répétition de l’activité qui a provoqué l’avertissement oral en 1ère place, l’employeur peut alors émettre un premier avertissement écrit.
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Étape 2 – Premier avertissement écrit
Le 1er avertissement écrit peut être émis dans le délai conseillé pour la surveillance après l’avertissement verbal, à condition qu’il n’y ait aucune amélioration de la conduite ou de la performance.
Avant de le délivrer, l’employé devrait être invité à une autre réunion, informé de la transgression et avoir la possibilité de répondre.
L’avertissement écrit sera alors émis et durera encore 3 mois. Cet avertissement devrait également exposer clairement la nature du problème, suggérer des solutions telles que le recyclage et indiquer les sanctions possibles (y compris le licenciement) si aucune amélioration n’est observée dans les 3 mois.
L’employeur devrait à nouveau accorder toute l’aide raisonnable à l’employé pour l’aider à améliorer sa conduite et/ou son rendement. Cependant, l’empo9yer doit également être conscient de son devoir de diligence envers les autres employés.
Étape 3 – Deuxième Avertissement écrit
Si l’amélioration requise n’est pas apportée dans les 3 mois suivant le 1er avertissement écrit, un 2e avertissement écrit peut être émis. C’est entièrement une question pour l’employeur et il est courant que de nombreux employeurs n’émettent qu’un premier et dernier avertissement écrit.
Cet avertissement est fait de la même manière que les 2 autres avertissements mentionnés ci-dessus, mais vous pourriez envisager de prévoir une période de surveillance de 6 mois pour permettre une amélioration.
Étape 4 – Avertissement écrit final
Si l’amélioration requise ne se produit pas, un avertissement écrit final sera émis avec une période de surveillance de 12 mois.
La lettre confirmant cet avertissement indiquera que s’il n’y a pas d’amélioration ou si le mauvais comportement / rendement se répète, le licenciement aura lieu.
Cette lettre d’avertissement sera la dernière avant le licenciement, il est donc important qu’elle soit bien rédigée car elle sera scrutée de près par le salarié et probablement son conseiller juridique.
Cette lettre ne doit se référer qu’aux questions qui ont fait l’objet de la procédure disciplinaire à ce jour, pas à d’autres questions qui n’ont jamais été soumises au salarié.
Étape 5 – Licenciement ou action à court de licenciement
S’il n’y a pas d’amélioration après l’avertissement écrit final, le licenciement est le résultat probable. Une réunion doit être convoquée et l’employé et son représentant invités.
L’employeur doit rappeler à l’employé le comportement / la conduite qui a conduit à ce point, les transgressions répétées / l’incapacité d’améliorer suffisamment les performances, et que le licenciement est conforme à la procédure disciplinaire.
L’employé devrait avoir la possibilité de faire appel dans les 14 jours. Il devrait également recevoir une lettre confirmant le rejet et le droit de faire appel, le délai d’appel et à qui faire appel.
Faute grave ou grave
Faute grave ou grave sera normalement traitée au stade final – étape 4 ou étape 5, selon le nombre d’étapes que vous utilisez dans votre procédure.
Il n’existe pas de définition juridique de « faute grave », mais elle comprendrait généralement
- Actes criminels
- Vol
- Dommages intentionnels à des biens
- Voies de fait
- Manquement à ses obligations
- Violation grave de la procédure de santé et de sécurité
- Comportement frauduleux
- Falsification de documents
- Abus des politiques / procédures de l’entreprise
- Abus de confiance
- Harcèlement sexuel grave, harcèlement, intimidation
- Violations graves de la politique Internet / email
- Violations graves des données politique de protection
- Comportement violent
Cette liste n’est pas exhaustive et il peut y avoir d’autres actes qui pourraient être considérés comme une faute grave dans le contexte d’un emploi ou d’une industrie particulière.
Les fautes graves/graves doivent être traitées comme suit:
1. Aviser l’employé de l’allégation sans délai
Cela impliquerait, d’une part, un rassemblement préliminaire des faits et, d’autre part, une invitation à l’employé à assister à une réunion pour déposer l’allégation. On devrait dire à l’employé qu’il peut amener un collègue de travail ou un représentant syndical à cette réunion.
Il est important que la stricte confidentialité soit maintenue car l’employé est innocent jusqu’à preuve du contraire et a droit à la protection de sa réputation.
2. Enquête
Une enquête sera menée et l’employé pourra être suspendu avec solde en attendant les résultats de cette enquête.
Elle doit être effectuée le plus rapidement possible par une ou des parties possédant l’expertise nécessaire, agréée par l’employeur et l’employé, et conformément au mandat de l’enquête. Le cadre de référence devrait indiquer
- le calendrier de l’enquête et
- la portée de l’enquête, c’est-à-dire la décision de confirmer ou non l’allégation.
Un compte rendu écrit de toutes les réunions doit être tenu et la confidentialité maintenue.
L’enquêteur devrait être en mesure d’interroger tout employé pouvant aider à l’enquête.
L’employé contre lequel l’allégation a été faite devrait recevoir des copies de toutes les notes écrites avant et pendant l’enquête, par exemple les déclarations des témoins, les détails de l’inconduite alléguée, les notes. Il devrait également être autorisé à être représenté à toutes les réunions au cours du processus d’enquête.
Une fois l’enquête terminée, un rapport écrit exposant la décision de l’enquêteur, selon la prépondérance des probabilités, sera remis à la haute direction et à l’employé.
Si l’allégation a été confirmée, une autre réunion disciplinaire aura lieu avec l’employé.
3. Audience disciplinaire
L’employé doit être informé de la réunion disciplinaire par écrit et informé
- Il s’agit d’une réunion disciplinaire officielle dans le cadre de l’étape 4 ou 5 de la procédure disciplinaire
- Le but de la réunion est d’entendre les observations au nom de l’employé et de décider si une sanction disciplinaire est appropriée
- L’issue possible de l’audience
- Le droit d’être accompagné
Une fois que les observations ont été faites et que l’audience ne doit pas se pencher à nouveau sur les allégations, la réunion sera alors ajourné pour permettre au décideur de décider des mesures à prendre, le cas échéant.
La réunion sera reprise et la décision notifiée à l’employé qui sera également informé de son droit de faire appel de la décision.
Note de conclusion
Aucune de ces dispositions ne s’applique aux situations de faute grave pouvant conduire à un licenciement immédiat.
De plus, des transgressions de conduite plus graves peuvent entraîner le début de la procédure par un avertissement écrit ou à un autre moment de la procédure.
Le point clé est qu’il existe une procédure équitable et transparente et que l’employeur et l’employé savent où ils en sont.
Il est tout aussi important que les autres employés considèrent la procédure comme juste et équitable et qu’ils obtiennent des procédures équitables en cas de problème.
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