Si vous n’avez pas délibérément exploré la fonctionnalité de calendrier dans Outlook 2007, vous pourriez penser que c’est juste une fonctionnalité ennuyeuse et banale. Cependant, une fois que vous l’avez vérifié, vous pourriez être surpris par certaines fonctionnalités et fonctionnalités de partage.
Dans ce tutoriel, nous allons découvrir comment ces fonctionnalités pourraient être utiles et comment les utiliser.
Importation et création de Calendriers supplémentaires
Vous n’êtes pas limité à un calendrier. Outlook peut afficher et gérer plusieurs calendriers. Ceci est utile, par exemple, si vous souhaitez séparer vos horaires de travail et personnels. Vous pouvez même en utiliser plusieurs pour afficher ou gérer les horaires de vos employés. Ils peuvent également être utiles lorsque vous partagez un compte Windows et Outlook avec une autre personne, comme votre conjoint; vous pouvez tous les deux avoir votre propre calendrier.
Pour créer un nouveau calendrier vierge, sélectionnez l’onglet Calendrier dans Outlook et cliquez sur Fichier > Nouveau > Calendrier. Dans la boîte de dialogue, entrez un nom et cliquez sur OK.
Si vous avez déjà un calendrier à partir d’un autre ordinateur ou d’une autre application, vous pouvez l’importer dans Outlook. Cependant, vous devez d’abord exporter le calendrier existant au format iCalendar ou vCalendar.
Pour exporter les données d’un autre Outlook, n’utilisez pas l’Assistant d’importation et d’exportation; cliquez sur l’onglet Calendrier dans Outlook et cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le bouton Plus d’options pour spécifier exactement le type d’informations que vous souhaitez exporter. Enfin, enregistrez-le dans iCalendar(.ics) format.
Une fois que vous avez un fichier iCalendar ou vCalendar, vous pouvez obtenir les informations dans Outlook en utilisant l’une des deux méthodes différentes. L’ouvrir en tant que nouveau calendrier l’affichera en tant que calendrier séparé, tandis que l’importer placera les données dans le calendrier existant.
Pour l’ouvrir en tant que nouveau calendrier, cliquez sur Fichier > Ouvrir > Calendrier. Pour effectuer l’une ou l’autre méthode, vous pouvez utiliser l’assistant d’importation et d’exportation. Cliquez sur Fichier > Importer et exporter, sélectionnez l’option calendrier, cliquez sur Suivant, recherchez et sélectionnez le fichier, puis choisissez la méthode à utiliser.
Vous avez trois modes de visualisation différents que vous pouvez utiliser pour afficher les calendriers. Dans le mode par défaut, vous affichez chaque calendrier séparément en cliquant sur son onglet. Le mode côte à côte essaie de presser chaque calendrier dans la fenêtre, de sorte que vous pouvez les voir tous à la fois. Le mode de superposition (voir Figure 1) affiche les informations de chacun d’eux dans un calendrier universel avec des polices à code couleur pour distinguer les calendriers source. Vous pouvez placer chaque calendrier dans les modes individuellement en cliquant sur les flèches des onglets du calendrier.
Vous pouvez également basculer la visibilité de chaque calendrier. Dans le volet de gauche, il vous suffit de cocher et de décocher les calendriers. Ceci est utile lorsque vous avez beaucoup de rendez-vous et de notes sur les calendriers, vous pouvez donc mieux les distinguer. Vous pouvez voir à la figure 1 que mon calendrier principal n’est pas coché / masqué.