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Procedure sul posto di lavoro ben scritte e chiare ti aiuteranno a ottenere un prodotto costantemente di alta qualità e a mantenere al sicuro il tuo team.
Se le tue istruzioni non sono chiare o aperte a più interpretazioni, le cose andranno male. Ciò danneggerà la qualità del prodotto e potrebbe compromettere la sicurezza dei lavoratori-entrambi i quali alla fine ti costeranno denaro.
Segui questi cinque semplici passaggi per ridurre il rischio di scarsi risultati per il tuo team e la tua azienda.
Conosci il tuo pubblico
Scrivi pensando al tuo pubblico. Non dare per scontato che il lettore sappia di cosa stai parlando. Molto probabilmente avranno una vasta gamma di età, esperienze, culture e lingue diverse e diverse abilità per imparare cose nuove.
Avvicinati attentamente al processo; non stai cercando di “abbassare” le istruzioni che stai dando. Hai già dato a questa persona un lavoro basato su una certa abilità ed esperienza. Scrivi le tue procedure sul posto di lavoro con questo in mente.
Non dimenticare, coloro che lo stanno facendo da anni sono spesso quelli più propensi a ignorare le procedure scritte, perché “sanno come è fatto”.
Il processo e i metodi potrebbero essere cambiati da quando li hanno originariamente appresi. Il costante rafforzamento delle procedure è importante per garantire la coerenza della qualità del prodotto e la sicurezza sul lavoro.
Scomponilo
Qualsiasi processo o progetto grande o complesso può sempre essere suddiviso in passaggi sempre più piccoli. Nessuno ha mai detto, ‘Costruiamo un Large Hadron Collider’, e poi ha iniziato la costruzione il giorno successivo. I progetti e le procedure complesse sono sempre ridotti a parti discrete che possono essere lavorate e comprese e i processi non sono diversi.
Ogni volta che si elenca il passo successivo nella procedura chiedetevi perché, ricordando che, ‘Perché abbiamo sempre fatto in questo modo,’ è completamente la risposta sbagliata! Quando hai suddiviso il processo in passi abbastanza piccoli è molto più facile formare le persone e riconoscere quando la persona che stai allenando ha “capito”.
Usa le fotografie
Chiedere a qualcuno di leggere una procedura è un inizio, dire loro come farlo aiuta a far passare il messaggio, dare loro le immagini e tu sei la maggior parte del modo lì. Quando le persone leggono o sentono le informazioni è probabile che ricorderanno solo fino al 10% di esso tre giorni dopo. Mostra loro una foto accanto alle stesse informazioni e ne conserveranno fino al 65% tre giorni dopo.
Utilizzare sempre le fotografie come parte integrante delle procedure.
Assicurati che siano chiari e che illustrino effettivamente ciò che stai cercando di ottenere.
Utilizzare le fotografie per:
- l’individuazione di specifiche attrezzature
- Identificare le fasi del processo
- Per spiegare l’impostazione dell’apparecchiatura
- Evidenziare specifiche importanti dettagli della procedura
- Evidenziare i potenziali pericoli
devono:
- Essere abbastanza chiaro per identificare l’apparecchiatura o del processo
- Essere in grado di essere fotocopiata in bianco e nero, senza perdere il contesto o dettaglio
- Non includere lo sfondo confusione
- Evidenziare i punti chiave, usando le frecce e testo
- Utilizzare il testo con parsimonia ma con abbastanza dettagli per identificare l’elemento o la fase di processo
Chiedi agli esperti
La conoscenza del processo è fondamentale. Parlare con coloro che fanno questi compiti spesso e scoprire come li fanno e se pensano che potrebbero essere migliorati.
Chiedi a coloro che conoscono il processo inside-out su quali passaggi devono essere evidenziati in modo specifico. Questi sono i passaggi che, se fatti male, causeranno più danni – alla persona che svolge l’attività o al prodotto su cui si sta lavorando.
Ottenere buy-in da coloro che saranno effettivamente facendo il lavoro è importante. Consultarsi con loro e faranno prendere la proprietà una volta che le procedure sono là fuori in uso.
Provalo
Provalo. Dare la nuova procedura alla persona che effettuerà l’attività e ottenere il loro feedback sul fatto che funzioni e abbia senso. Modificare di conseguenza. Ripeti finché non è giusto.
Registra la competenza dei tuoi lavoratori in ogni procedura e verifica regolarmente. Questi sono documenti dal vivo per l’uso su base giornaliera; non scritto, firmato-off e lasciato su uno scaffale.
Perché tutto questo è importante
Vuoi produrre un prodotto di alta qualità costante. Dopo aver scritto come si può raggiungere, è possibile trasmettere tali informazioni a chiunque si impiegano e si ottengono i risultati desiderati.
Quando ogni passo di ogni processo viene registrato e qualcosa va storto, si può facilmente individuare dove gli errori sono stati fatti e perché.
È necessario registrare queste informazioni per la conformità agli standard e alla legislazione.
Le vostre procedure sul posto di lavoro vi assicureranno la qualità, la sicurezza e la conformità costanti con una serie di documenti.
Se tutto questo suona come un sacco di lavoro, è perché lo è, ma i premi sono enormi.
Se sai che devi farlo ma non hai tempo, chiamaci. Saremo felici di farlo per voi o discutere i modi per contribuire a rendere il processo più facile in-house.
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