La comunicazione interna ed esterna fluida è uno dei capisaldi delle operazioni aziendali quotidiane. Al giorno d’oggi, Voice over Internet Protocol (VoIP) sta diventando sempre più la regola d’oro delle moderne comunicazioni aziendali. In poche parole, è una tecnologia collaudata che consente alle persone di effettuare telefonate tramite la connessione Internet. Sviluppato nel 1995, si è evoluto per diventare più stabile e affidabile con lo sviluppo della banda larga e si è trasformato nella soluzione go-to per sempre più aziende durante l’aggiornamento dei loro sistemi telefonici.
Questa guida approfondita vi guiderà attraverso praticamente tutto ciò che riguarda il VoIP e vi aiuterà a fare la maggior parte di esso.
Collegamenti rapidi
- Che cosa è VoIP?
- Come funziona il VoIP?
- Quali sono i vantaggi del VoIP?
- “La mia azienda ha bisogno di un sistema telefonico VoIP?”
- Cose da considerare quando si sceglie un sistema VoIP?
- Sistema telefonico VoIP Guida all’acquisto
Che cosa è VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
Tradizionalmente, i sistemi telefonici legacy trasportano segnali vocali utilizzando linee telefoniche analogiche, quindi richiede la configurazione del cablaggio del circuito per effettuare e ricevere chiamate. In questa circostanza, un pezzo di attrezzature hardware specializzato chiamato Private Branch Exchange (PBX) viene utilizzato per collegare le estensioni telefoniche interne alla rete telefonica pubblica.
Invece di inviare pacchetti di dati su una rete a commutazione di circuito tradizionale, VoIP, l’abbreviazione di Voice over Internet Protocol, a volte indicato anche come telefonia IP, è una tecnologia che converte la voce in segnali digitali che possono essere trasmessi su Internet pacchetti di dati digitali tramite la rete locale/WAN/altra infrastruttura per abilitare VoIP utilizza RTP (real-time protocol) per garantire che questi pacchetti vengono consegnati tempestivamente. È possibile utilizzare un cavo ethernet o una connessione WiFi ad alta velocità per VoIP.
Ecco un breve video per aiutarvi a capire che cosa VoIP è in un minuto.
Come funziona il VoIP?
Come accennato in precedenza, VoIP funziona fondamentalmente convertendo segnali telefonici analogici in segnali digitali per facilitare la telefonia su Internet. Ora immergiamoci un po ‘ più in dettaglio nel processo.
Protocollo SIP e Trunking SIP
Voice over IP funziona utilizzando tecnologie di protocollo e SIP è un protocollo che consente VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) è un protocollo di comunicazione per le chiamate VoIP e altre sessioni di testo e multimediali, come la messaggistica istantanea e video. SIP trunking, basato sul protocollo SIP, è fondamentalmente un servizio stabilito virtualmente sulle connessioni Internet e fornito da Internet Telephony Service Providers (ITSP), eliminando la connessione fisica a una compagnia telefonica.
Apparecchiature necessarie per utilizzare VoIP
Sistemi telefonici VoIP (PBX)
Un PBX VoIP (Private Branch Exchange) è un sistema telefonico aziendale che facilita le chiamate telefoniche sulla rete dati LAN o WAN dell’azienda piuttosto che attraverso le reti a commutazione di circuito.
VoIP PBX è disponibile in due opzioni di distribuzione-on-premise e cloud-based. Con una soluzione vocale on-premise, l’hardware viene installato e eseguito in loco presso l’ufficio o il data center, mentre un sistema cloud PBX viene consegnato interamente su Internet e gestito completamente off-site da un fornitore di servizi.
Telefoni VoIP o telefoni IP
telefoni VoIP, o telefoni IP, sono i telefoni ufficio fisico che è possibile utilizzare con un sistema telefonico VoIP. Visivamente, non differiscono molto dai tradizionali telefoni fissi che si trovano a casa o sulla scrivania. Per questo motivo, è abbastanza facile per i dipendenti adattarsi ai telefoni VoIP più recenti. L’unica differenza fondamentale è che sono abilitati a Internet, sia tramite WiFi o Ethernet. Vengono assegnati indirizzi IP per facilitare le chiamate sulla rete.
Telefoni cellulari, computer, dispositivi pronti per la rete
Oltre ai telefoni IP, è anche possibile accedere ai sistemi telefonici VoIP utilizzando il proprio dispositivo mobile, computer e altri dispositivi pronti per la rete con applicazioni VoIP o applicazione softphone installata. Oggi è possibile effettuare e ricevere telefonate aziendali sempre e ovunque utilizzando i propri dispositivi connessi a Internet, senza preoccuparsi di perdere la qualità delle chiamate VoIP. I dipendenti non sono più legati a un telefono fisso e possono utilizzare qualsiasi dispositivo di loro scelta.
Gateway VoIP
Un gateway VoIP è un dispositivo hardware che converte il traffico telefonico tradizionale (analogico o digitale) in pacchetti di dati, consentendo connessioni tra l’infrastruttura telefonica legacy e le comunicazioni basate su IP, fungendo da ponte tra una rete IP, la PSTN (Public Switched Telephone Network) e la rete cellulare.
Quali sono i vantaggi del VoIP?
Le aziende moderne godono utilizzando il servizio di telefonia VoIP su linee telefoniche tradizionali, perché possono ottenere molto più valore di un semplice miglioramento delle comunicazioni aziendali. Qui di seguito sono alcuni dei molti modi VoIP benefici imprese.
Risparmio sui costi
VoIP è un modo economico per impostare un sistema di comunicazione aziendale. I servizi VoIP potrebbero essere basati su una connessione IP diretta al provider di servizi telefonici, semplicemente sulla connessione Internet esistente o su una combinazione di entrambi. Pertanto, riduce il costo delle chiamate interne all’organizzazione a praticamente nessuno, riduce notevolmente le spese delle chiamate commerciali esterne e internazionali, risparmiando una notevole quantità di investimenti per l’acquisto di linee telefoniche tradizionali, l’installazione e la manutenzione continua.
I sistemi VoIP on-premise e cloud-based sono entrambi convenienti ma presentano alcune differenze in termini di costo. Anche se è necessario pagare completamente in anticipo per un sistema op-premises, ti protegge dal rischio di aumenti delle tariffe e significa ridurre i costi mensili dopo che le spese sono coperte. Per quanto riguarda i servizi VoIP ospitati basati su cloud, di solito si va con un modello OpEx con tariffe mensili o annuali più convenienti e basso costo iniziale delle attrezzature.
Se le soluzioni voce e dati sono attualmente separate, è possibile risparmiare denaro combinando i due sotto un unico fornitore. Oltre ai risparmi sui costi, potrai anche consolidare sia il servizio Internet che il supporto telefonico.
Facile da installare
Rispetto ai sistemi telefonici tradizionali, l’installazione e la configurazione dei sistemi VoIP potrebbe essere super facile. Tradizionalmente, con un sistema di rete fissa, i telefoni dell’ufficio richiedono linee fisiche per ricevere il servizio telefonico. I sistemi telefonici VoIP eliminano la necessità di installare qualsiasi linea telefonica fisica. Tutto quello che dovete fare è quello di collegare i telefoni IP alla rete aziendale tramite linee Ethernet.
Meglio ancora, se hai bisogno che il tuo personale IT dia priorità a progetti più importanti e generatori di entrate invece di gestire il sistema telefonico, i servizi telefonici ospitati lasciano il lavoro al fornitore di servizi e non c’è bisogno di preoccuparsi di eventuali problemi di rete. Sarebbe vantaggioso anche per le piccole imprese e le start-up prive di competenze tecniche o risorse.
Clear Voice Quality
Quando Voice over IP è stato introdotto per la prima volta, la sua qualità delle chiamate era davvero insoddisfacente. Sono lontani quei giorni grazie al progresso della banda larga e Voice over Internet Protocol tecnologia stessa. La “scarsa qualità delle chiamate” è probabilmente il più grande equivoco su VoIP ora.
Stare tranquilli fino a quando si dispone di una connessione Internet veloce e stabile. La maggior parte dei provider VoIP offrono un vasto numero di diversi protocolli e codec per garantire la qualità del suono HD. Con una soluzione robusta e una corretta implementazione, la qualità della voce del VoIP può essere buona o addirittura migliore delle chiamate basate su rete fissa. Non riesci nemmeno a capire la differenza.
Mobilità &Flessibilità geografica
Il VoIP consente alle aziende di estendere il proprio sistema di comunicazione agli uffici remoti e ai lavoratori in movimento tramite dispositivi abilitati SIP. Per i lavoratori remoti, l’ufficio è ovunque lo fanno fino a quando la connessione Internet è disponibile.
L’implementazione di un sistema VoIP multi-sito può non solo mantenere tutti i rami dispersi collegati senza soluzione di continuità, ma riduce anche i costi di chiamata inter-office a spirale. I softphone consentono ai dipendenti di rendere mobili le loro estensioni per ufficio con una vasta gamma di funzioni di gestione delle chiamate a portata di mano. Inoltre, i sistemi telefonici cloud facilitano la connessione di uffici geograficamente dispersi sotto un unico sistema telefonico e l’amministratore IT può gestirlo facilmente da qualsiasi posizione.
Scalabilità
La scalabilità, come una delle caratteristiche più preziose per le aziende, si riferisce alla capacità di un sistema di gestire una quantità crescente di carico di lavoro, normalmente aggiungendo risorse al sistema, senza influire sulle sue prestazioni o efficienza complessive.
VoIP è una soluzione scalabile che può crescere con il tuo business, in particolare il servizio VoIP basato su cloud, che offre una maggiore flessibilità per le aziende con crescita o riduzione del personale. L’aumento e la diminuzione delle estensioni del telefono possono essere effettuate immediatamente e le aziende pagano solo per ciò di cui hanno bisogno, senza acquistare attrezzature hardware aggiuntive o nuove linee dedicate. Tutto può essere fatto, praticamente in tempo reale. Se sei un business stagionale con esigenze di comunicazione fluttuanti o vivendo una rapida crescita, un modello ospitato può essere una misura perfetta per voi.
Abbondanza di funzionalità
I servizi VoIP offrono una serie di funzionalità che non sono supportate dai sistemi telefonici tradizionali o disponibili solo a un costo aggiuntivo. Queste caratteristiche sono più di ‘extra’. Molte aziende hanno trovato facile da usare VoIP ed è diventato più competitivo con la suite completa di funzionalità integrate. Alcune caratteristiche possono aiutare le aziende a soddisfare importanti esigenze di sicurezza, tra cui la possibilità di connettersi con i servizi di emergenza durante l’utilizzo di Internet VoIP.
Di seguito è riportato un elenco di funzionalità VoIP must-have che aumenteranno l’efficienza della comunicazione aziendale:
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Inoltro di chiamata
Quando la parte chiamata non è disponibile, l’inoltro di chiamata aiuta a reindirizzare le chiamate in arrivo verso un’altra destinazione desiderata, ad esempio il numero di cellulare o altri numeri di telefono. È inoltre possibile impostare regole diverse per vari scenari. Ad esempio, inoltrare automaticamente le chiamate a un’altra estensione quando si è occupati, suonare il telefono cellulare quando nessuno risponde alle chiamate al telefono fisso e chiedere ai chiamanti di lasciare messaggi vocali quando si è in vacanza. Personale di vendita e personale di campo soprattutto non hanno più bisogno di preoccuparsi di essere lontano dalla loro scrivania.
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Risposta vocale interattiva (IVR)
IVR aiuta anche le piccole imprese offrono 24/7 servizi al cliente senza costose risorse umane. Quando i clienti chiamano in, saluti pre-registrati li indirizzerà verso la destinazione più appropriata con il tempo di attesa minimo. Con IVR, sei in grado di automatizzare il servizio clienti, fornire risposte soddisfacenti tempestive, lasciare una buona impressione sui tuoi clienti e costruire un’immagine aziendale professionale.
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Gruppo Anello
Includi un gruppo di estensioni in un gruppo di anelli in modo che quando arriva una chiamata, tutte le estensioni disponibili suoneranno simultaneamente o in sequenza fino a diverse strategie di suoneria impostate. È molto utile per condividere e distribuire le chiamate in modo efficace tra i dipendenti in particolari reparti. Di conseguenza, la produttività complessiva del tuo team sarà aumentata e la risposta più rapida alle chiamate dei clienti è garantita.
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Coda
Si tratta di una mossa intelligente per lasciare una coda di chiamata in arrivo in attesa di un agente disponibile. Meglio che essere in attesa, andare alla segreteria telefonica, o ottenere un tono occupato, il cliente viene informato che non c’è attualmente nessun agente disponibile per rispondere alla chiamata, e lui o lei è in coda in questo momento. Riduce il numero di chiamate perse e l’effetto negativo dei segnali di occupato sull’esperienza del cliente. Segmentando gli agenti in più code, è anche possibile fornire diversi livelli di servizio per diversi gruppi di clienti.
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Musica in Attesa
le telefonate possono essere messe in attesa, a volte, come gli intervalli, mentre il trasferimento di una chiamata a un altro numero, o il tempo di attesa quando le persone a partecipare a una chiamata in conferenza, o a Nessuno piace imbarazzante silenzi, quindi basta caricare alcuni file audio e di personalizzare la musica di attesa per soddisfare i tuoi clienti e migliorare la vostra immagine aziendale.
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Registrazione delle chiamate
I sistemi telefonici VoIP possono essere impostati per rilevare e registrare automaticamente ogni conversazione telefonica effettuata sul sistema, comprese le chiamate in entrata e in uscita. Le aziende di solito sfruttano le registrazioni delle chiamate come strumento di formazione o di coaching, per aiutare a risolvere le controversie, ai fini della revisione e della conferma, per la conformità con i loro regolamenti e per monitorare se i clienti sono soddisfatti o meno. La tecnologia VoIP li rende tutti semplificati.
“La mia azienda ha bisogno di un sistema telefonico VoIP?”
Comprendiamo che alcune aziende potrebbero aver utilizzato i sistemi telefonici tradizionali per un periodo piuttosto lungo e non sono sicuro se un sistema telefonico VoIP abbia senso per le loro attività. Ci sono infatti differenze significative tra VoIP e rete fissa tradizionale. Ecco alcune domande che potresti porsi prima di prendere una decisione informata.
1) Il vostro paese sta sperimentando lo switch-off ISDN?
Man mano che la tecnologia avanza e le richieste di comunicazione aziendale crescono rapidamente, le tradizionali linee PSTN e ISDN riescono a malapena a soddisfare le aspettative delle aziende odierne, scivolando gradualmente sempre più nell’obsolescenza. Ora lo switch-off ISDN sta accadendo in tutto il mondo. Mentre le grandi società di telecomunicazioni annunciano successivamente di spegnere ISDN e PSTN, Germania, Australia, Italia e molti altri paesi in tutto il mondo stanno vivendo una trasformazione da telefoni fissi tradizionali a tutte le soluzioni IP.
Se siete tra la tendenza, è fondamentale f per trovare una soluzione VoIP senza soluzione di continuità e affidabile in risposta alla chiusura. In caso contrario, si potrebbe perdere il servizio telefonico. Se non stai affrontando uno switch-off ISDN immediato, presta attenzione a questo problema poiché potresti scoprire che la tua nazione lo richiede in futuro. È possibile ottenere avanti di sviluppi futuri progettando di implementare la tecnologia VoIP prima che poi.
2) Avete dipendenti che lavorano da casa?
Dallo scoppio del COVID-19, molte aziende, che erano limitate ai telefoni fissi tradizionali, hanno aggiornato i sistemi telefonici VoIP per facilitare un ambiente di telelavoro. Grazie al VoIP, la forza lavoro remota può effettuare e ricevere chiamate aziendali con lo stesso numero che hanno in ufficio con i propri dispositivi e accedere alle stesse funzionalità di chiamata.
VoIP è diventato uno strumento indispensabile per il lavoro a distanza e anche un passo importante verso la trasformazione digitale. Inoltre, utilizzando una connessione VPN (Virtual Private network) insieme alla soluzione VoIP, la conversazione sarà protetta da un tunnel di crittografia. Un fornitore di servizi VoIP affidabile dovrebbe essere in grado di fornire informazioni dettagliate su come proteggere le comunicazioni remote e interurbane per i clienti che utilizzano le loro soluzioni VoIP aziendali.
3) Il vostro attuale sistema analogico può soddisfare le vostre esigenze?
Ci sono diversi problemi importanti che affliggono i servizi telefonici tradizionali.
Prima di tutto, i PBX tradizionali richiedono un alto investimento iniziale, compreso l’acquisto di linee telefoniche e hardware (che deve anche essere installato da tecnici esperti), nonché costi di manutenzione in corso. Dopo l’installazione, può anche essere costoso e difficile scalare il sistema quando si verifica la necessità di espansione, ad esempio un aumento significativo del personale o altre sedi di filiale.
Inoltre, i sistemi telefonici tradizionali forniscono generalmente solo funzionalità di chiamata di base e non possono far fronte a scenari di comunicazione aziendale più sofisticati. Con un numero crescente di lavoratori mobili e remoti, la mancanza di mobilità sta diventando uno dei suoi principali svantaggi. I servizi telefonici analogici si basano su linee fisiche per trasmettere il traffico vocale, che incatena i dipendenti alle scrivanie per gestire le chiamate aziendali.
A differenza di un’opzione moderna come VoIP, la personalizzazione e l’integrazione sono piuttosto limitate sui sistemi telefonici legacy. Non sono in grado di integrarsi nell’ecosistema delle comunicazioni aziendali di oggi, che consiste in una serie complessa di applicazioni avanzate, lasciando le chiamate vocali nei terreni dal resto dei sistemi informativi di un’azienda.
Continua a leggere per saperne di più se un sistema telefonico VoIP ha senso per il tuo business.
Cose da considerare quando si sceglie un servizio VoIP?
Potrebbe avere un enorme impatto sulla tua attività quando decidi una soluzione di comunicazione aziendale. VoIP può essere la soluzione migliore, ma è importante condurre uno stato attuale e ha bisogno di analisi prima. Quindi, è possibile determinare se business VoIP funziona per voi. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a determinare le tue esigenze e fare scelte intelligenti.
1) Vuoi mantenere le attrezzature esistenti? Supporta le tue esigenze?
Se si utilizza il PBX tradizionale e con un budget limitato per una sostituzione completa delle apparecchiature esistenti, assicurarsi di selezionare una soluzione VoIP che consente di effettuare una transizione graduale. Se il nuovo sistema VoIP è compatibile con il sistema telefonico tradizionale, come collegarli insieme, come garantire che l’aggiornamento non influisca sulla continuità aziendale, ecc. È anche importante verificare che i fornitori di servizi VoIP che si stanno prendendo in considerazione supporteranno tale apparecchiatura. Questa è una fase in cui la comunicazione diretta con il provider VoIP è la chiave.
2) Che tipo di funzionalità di comunicazione unificata offre?
I sistemi telefonici VoIP offrono una gamma di funzionalità di telefonia per gestire le chiamate audio, ma la comunicazione con colleghi e clienti non si limita solo alla voce. Questo è il motivo per cui Unified communications viene introdotto nel panorama delle comunicazioni aziendali e anche perché UC dovrebbe essere una delle priorità principali quando si valutano le opzioni VoIP.
Unified Communications nella sua forma più semplice è tutto di fare una ricchezza di canali di comunicazione e opzioni in un unico punto di accesso. Infatti, la maggior parte dei prodotti UC rispondono su VoIP come base di base, e molti fornitori di VoIP offrono alcune caratteristiche UC nei loro portafogli per estendere ulteriormente le capacità e la flessibilità.
Comune UC caratteristiche includono:
- Messaggistica Unificata
- Instant Messaging (chat)
- Presenza
- Directory Aziendale
- Videoconferenza
- la Collaborazione in Team
3) È possibile integrare in altre piattaforme e strumenti?
È fondamentale per le aziende rimanere agili e pronte in un mondo così in rapida evoluzione. Con sempre più sistemi, piattaforme e software che appaiono sul posto di lavoro, sia i manager che i dipendenti si aspettano di avere una soluzione unificata e integrata per migliorare l’efficienza, motivo per cui la capacità di un sistema VoIP di integrarsi e lavorare senza problemi con altre soluzioni diventa molto più importante che mai.
Con il vostro sistema di telefonia collegato ad altri strumenti di business-enhancing, sarà più facile per voi e il vostro team di comunicare, collaborare, impegnarsi tra loro, e semplificare il flusso di lavoro complessivo. Fortunatamente, ci sono fornitori di VoIP che assicurano che il loro servizio telefonico sia compatibile con alcuni strumenti di collaborazione e comunicazione popolari.
VoIP Phone System Buyer ‘ s Guide
Quando lo shopping per VoIP, troverete c’è un elenco di fornitori di servizi VoIP in competizione per la vostra attenzione. Se avete bisogno di ulteriori informazioni per aiutare a capire che tipo di sistema telefonico è la soluzione migliore per la vostra organizzazione. Ecco una guida per voi!
Questa guida include tutte le informazioni chiave e consigli utili per aiutarvi a prendere una decisione informata in modo più semplice. Ti aiuterà a capire come funzionano i sistemi telefonici VoIP, come selezionare un provider VoIP e se questo è preferibile al normale servizio telefonico. Basta cliccare per scaricare!
