Come fare una gara per i contratti

La gara è forse più comune nel settore pubblico, con università, consigli, ospedali e dipartimenti governativi che lo utilizzano regolarmente per procurarsi beni e servizi, sia che si tratti di ristorazione e sicurezza, sia di apparecchiature IT e marketing digitale.

Ci sono anche molte interessanti opportunità di lavorare con grandi aziende del settore privato in particolare nel settore delle costruzioni, che si basa molto su appaltatori e subappaltatori per realizzare progetti.

Se non hai esperienza di procedure di gara, muovere i primi passi potrebbe sembrare scoraggiante. Il motivo per cui ci sono così tante aziende bid-scrittura là fuori è perché ci vuole tempo e abilità per farlo bene. Ma molte piccole aziende hanno visto le loro fortune trasformate quando si assicurano nuove e ripetute attività come fornitore approvato, quindi i tuoi sforzi possono certamente ripagare.

Se si decide di assumere qualcuno per scrivere la vostra offerta, o prevede di farlo da soli, questa guida vi mostrerà come gara per il lavoro.

Che cos’è la gara?

La gara d’appalto è un processo formale in cui le imprese sono invitate a presentare offerte per appalti da organizzazioni del settore pubblico o privato, che necessitano di competenze specifiche per un progetto, o beni e servizi su base continuativa.

Poche organizzazioni hanno la capacità di fare tutto in-house, quindi ha senso per loro di esternalizzarlo a coloro che hanno le risorse e le competenze per consegnarlo per loro conto. Le aziende sono sempre alla ricerca di specialisti che possono aiutarli su qualsiasi cosa, dalla costruzione di un sito web a una strada.

La procedura di gara è concepita per essere equa e trasparente. Quando i progetti sono finanziati con fondi pubblici, o ci sono semplicemente ingenti somme in gioco, le organizzazioni devono ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo per i contribuenti o le parti interessate, e dimostrare di non aver aggiudicato contratti ingiustamente.

Le gare d’appalto non sono limitate nemmeno alle grandi imprese: le PMI rappresentano oltre il 99,9% della popolazione imprenditoriale e il governo si è impegnato a spendere con loro un terzo del suo budget per gli appalti entro il 2022.

Il processo di gara spiegato

Una cosa buona di gara è che non hai bisogno di una serie di contatti commerciali per vincere il lavoro – una ricerca online vi darà una buona idea delle opzioni disponibili.

Il governo britannico gestisce un servizio di ricerca di contratti per qualsiasi contratto del settore pubblico attuale o futuro del valore di oltre £10.000. È possibile cercare le ultime opportunità in base al proprio settore, posizione, valore e anche se è adatto per le PMI.

Accanto a Contracts Finder, il sito web del governo suggerisce altre strade, tra cui le gare d’appalto Electronic Daily (TED) per il lavoro nell’UE, il mercato digitale per i fornitori di servizi digitali e l’iniziativa di ricerca per le piccole imprese (SBRI). È anche una buona idea contattare il consiglio locale per scoprire come si diventa un fornitore approvato e cercare avvisi nelle pubblicazioni di settore pertinenti.

I contratti del settore pubblico per la Scozia, il Galles e l’Irlanda del Nord appaiono su siti Web separati, Public Contracts Scotland, Sell 2 Wales e eSourcing NI e eTenders NI.

A differenza del settore pubblico, non esiste uno sportello unico per lavorare con il settore privato. È possibile conoscere le opportunità in occasione di eventi, sui siti Web aziendali, nelle pubblicazioni commerciali o contattando direttamente le aziende. È importante essere proattivi, quindi prenditi del tempo per fare rete, costruire il tuo profilo aziendale nelle pubblicazioni pertinenti e assicurati che il tuo sito Web e i canali dei social media riflettano le tue capacità.

Come con qualsiasi cosa èpaga essere strategico, dal momento che un approccio scattergun mangerà solo nelle tue risorse senza fornire risultati. Cerca contratti che corrispondano alle tue abilità ed esperienze per darti le migliori possibilità di essere nella rosa dei candidati.

È altrettanto importante stabilire quale valore il contratto porterà alla tua attività – dopo tutto, non ha senso garantire un progetto se copri solo i costi.

Pensa a quali risorse avrai bisogno per consegnare il lavoro a uno standard elevato e se dovrai investire in personale aggiuntivo, inclusi i lavoratori interinali e nuove attrezzature.

Verifica non sarai automaticamente escluso perché non hai le giuste competenze, qualifiche o accreditamenti professionali e, se del caso, fattore nel costo per viaggiare verso la posizione del cliente. Alcune organizzazioni, come i consigli, ti chiedono di registrarti online prima di fare offerte, quindi identifica i tuoi potenziali clienti chiave e crea un account per risparmiare tempo e scoprire presto gli ultimi progetti in offerta.

Come parte del processo di offerta del contratto, è probabile che le organizzazioni del settore pubblico e privato controllino il punteggio di credito aziendale per vedere quanto sia finanziariamente stabile il business. Un rating di credito povero è un segnale di avvertimento che non si può essere in grado di fornire sulle vostre promesse, perché non si può pagare i propri fornitori.

A volte, una svista apparentemente minore, come non aggiornare i tuoi dati con Companies House, può abbassare il tuo punteggio e metterti in svantaggio. Esegui un controllo dello stato finanziario della tua azienda utilizzando il servizio My Business Profile di Experian prima dell’offerta e vedrai immediatamente quali fattori influenzano il tuo punteggio e inizi a migliorarlo.

Ultimo, ma non meno importante, decidere se scrivere la tua offerta in-house o commissionare un professionista per farlo per voi. Anche se potrebbe sembrare più conveniente farlo da soli, ricorda che potresti deviare le risorse dal lavoro fatturabile e potresti non avere l’esperienza di fare offerte in modo efficace. Impiegando un professionista potrebbe migliorare le vostre probabilità, ma è anche una spesa aggiuntiva che fornisce solo i ritorni se si assicura il contratto.

Come funziona la procedura di gara?

Generalmente, ci sono due tipi di gara – aperta e limitata.

Che cosa sono le offerte aperte?

Una gara aperta comporta la risposta a un’opportunità pubblicizzata, quindi il team di approvvigionamento invia un invito a presentare offerte (ITT) o RFP (Request for Proposal).

Che cosa sono le offerte limitate?

Un’offerta ristretta tende ad essere un processo a due fasi, in cui le parti interessate sono selezionate utilizzando un questionario di prequalificazione (PQQ). Questo avviene normalmente perché l’organizzazione riceve un gran numero di applicazioni e ha bisogno di identificare rapidamente coloro che soddisfano i loro requisiti. In genere, ti verrà chiesto di inviare informazioni aziendali e finanziarie, nonché dettagli sulla tua esperienza, capacità, capacità e standard di qualità. Anche se la compilazione di un PQQ potrebbe sentire come un altro cerchio per saltare attraverso, si può risparmiare tempo sulle offerte per il lavoro il vostro business non sarebbe ammissibile per.

Scrivere il tuo documento di gara

Se hai superato il PQQ o sei stato invitato a presentare una gara direttamente, il tuo documento di gara è un’opportunità per mostrare le tue capacità in modo più dettagliato e superare la concorrenza. Sii chiaro su quale valore puoi aggiungere e assicurati che la tua dichiarazione sia succinta, senza lesinare sui dettagli.

È ovvio che dovresti rispondere a ogni domanda e includere informazioni essenziali come costi, tempi, esperienza e come consegneresti il progetto. Avrete anche bisogno di fornire informazioni di supporto, come ad esempio una certificazione ISO. Anche se non si può necessariamente perdere se non si dispone di questa certificazione, si può perdere se altri offerenti fanno.

Con la maggior parte del duro lavoro svolto, fai attenzione a non cadere all’ostacolo finale. Concediti un sacco di tempo e chiedi ad almeno un’altra persona di cui ti fidi di provare la tua documentazione di gara per errori di leggibilità, ortografia e grammatica. Sostieni sempre le tue affermazioni con prove e ricorda che stai lavorando a una scadenza rigorosa, quindi assicurati che la tua domanda arrivi in tempo o verrà scartata.

Cosa succede dopo?

Con la tua offerta presentata, tutto ciò che puoi fare è aspettare di sapere se hai vinto o meno. L’ITT (Invitation to Tender) definisce il sistema di punteggio che verrà utilizzato per giudicare le domande ed è generalmente una divisione tra prezzo e qualità – ad esempio, un peso del 60% sul prezzo e del 40% sulla qualità. Un sistema di punteggio comunemente utilizzato è noto come offerta economicamente più vantaggiosa (CARNE).

Una volta che il team di approvvigionamento ha raggiunto una decisione, l’azienda vincitrice viene contattata e inizierà a lavorare al progetto, secondo i tempi concordati.

Tuttavia, cerca di non essere scoraggiato se non hai vinto il contratto specialmente al primo tentativo. La concorrenza è feroce e le offerte di scrittura, come abbiamo visto, è un’abilità che può richiedere anni per perfezionare. Invece, pensa a cosa potresti fare meglio in futuro e chiedi sempre un feedback-qualcosa che le organizzazioni del settore pubblico sono tenute a fornire entro 15 giorni.

Il feedback costruttivo ti dà l’impulso per apportare miglioramenti alla tua attività e informare le tue attività di gara, mettendoti sulla buona strada per le vittorie future.

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