Gli eventi musicali sono alcuni degli eventi più emozionanti di cui far parte. È facile presumere che sia tutto “rock and roll” e avvenga organicamente, ma sapere come pianificare un evento musicale è fondamentale. Un sacco di organizzazione e pianificazione è in realtà ciò che spinge la creatività e il divertimento.
Abbiamo messo insieme alcuni passaggi chiave per aiutarti a pianificare un evento musicale. Abbiamo anche incluso suggerimenti e risorse specifiche che è possibile utilizzare.
Questi passaggi non sono particolarmente glamour. Ma chiedi a qualsiasi promotore musicale: Ti diranno che tutto ciò che consente di risparmiare tempo e accelera il processo è il benvenuto.
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Imposta il tuo budget
C’è un motivo per cui il budget è il primo suggerimento in questa lista. Il denaro che devi spendere detterà la maggior parte delle decisioni che prendi. Se non si imposta un budget, sarà quasi certamente spendere troppo.
Non devi spendere una fortuna. Un sacco di concerti leggendari sono stati messi nella stanza sul retro dei pub con band che la maggior parte del pubblico non ha sentito parlare.
L’importante è capire quanti soldi puoi permetterti di spendere. In questo modo, non sarai fuori di tasca. Un evento di successo finirà anche per realizzare un profitto (o almeno in pareggio).
Il budget per ogni concerto varierà leggermente. Pensa a quante persone speri di arrivare all’evento. Qual è un prezzo realistico per i biglietti? Il vostro budget non dovrebbe mai superare quello che si prevede di fare sulla porta. Altrimenti finirai per perdere soldi.
Trova la sede giusta
La sede è una parte enorme del concerto. Si aggiunge all’atmosfera. Alcune persone visitano religiosamente le stesse sedi di eventi e sono fan dello spazio tanto quanto la band.
Google è sicuramente utile per trovare luoghi, ma ci sono altri metodi.
Siti web come Venuefinder sono utili: hanno già raccolto dettagli importanti come l’accesso ai disabili e le informazioni di contatto. Ci sono anche molti locali non musicali. Assicurati che la sede sia adatta per concerti o perderai tempo a metterti in contatto.
Un altro buon metodo è quello di ‘decodificare’ elenchi di concerti. Dai un’occhiata a concerti simili nella zona. Controlla la sede elencata. Da qui, è possibile trovare i contatti rilevanti presso la sede. Bands in Town è un sito web dove migliaia di eventi possono essere cercati ed esplorati per area.
Certo, una sede deve avere tutti i servizi necessari. Ma deve anche avere quel po ‘ di atmosfera che non si può richiedere per — dire — una conferenza. Considera non solo la capacità, le strutture e la posizione del luogo, ma la reputazione che hanno per la musica.
Iscriviti band e artisti
Questo passaggio è intercambiabile con la ricerca di un luogo. Probabilmente stai pianificando un evento musicale perché hai già in mente band e artisti. In caso contrario, preparati per il difficile (ma gratificante) compito di trovare e prenotare i tuoi musicisti.
La scala del vostro evento musicale è una grande considerazione qui. Band che sono appena agli inizi sarà probabilmente felice di giocare in pub e club. I piccoli concerti all’inizio di una carriera sono un rito di passaggio per i musicisti.
Non spendere una fortuna per la prenotazione di artisti che sono costosi se si sta iniziando su piccola scala.
D’altra parte, pensa alla band o alle band che portano i fan. Almeno una delle band sulla vostra formazione dovrebbe essere un pareggio e portare con sé un sacco di propri fan. Assumere tre band sconosciute per un locale con una capacità di 1.000 persone è una ricetta per il disastro.
Trovare le bande richiede un po ‘ di noia. Questo è particolarmente vero se non ne hai in mente.
Una ricerca su Google produrrà risultati come funzione e fedi nuziali. Questi sono costosi e giocheranno cover di canzoni. Probabilmente non è quello che hai in mente per il tuo evento musicale.
Il metodo migliore è quello di andare dove i musicisti appendere fuori, sia online che offline.
Offline
Controlla gli elenchi dei concerti per quali band stanno “facendo il circuito” localmente. Locali sale pratica e luoghi sono un buon posto per trovare i nomi e generi di alcune band di persona. Chiedi in giro i tuoi amici, soprattutto quelli che si considerano appassionati di musica.
Online
Twitter, Soundcloud e Facebook sono tutti luoghi utili per la ricerca. Reverb Nazione ha una funzione che permette di cercare per posizione. Questo è un salvagente se stai cercando band locali. Messaggio artisti per chiedere come prenotare loro e verificare la loro disponibilità.
Bands in Town è ottimo per trovare luoghi, ma ha anche un sacco di elenchi di concerti. Questo può darti un elenco di band da esplorare per il tuo evento.
La guida unsigned è una directory musicale che è una risorsa molto dettagliata e utile per tutti coloro che lavorano nel settore della musica. Hanno un elenco di oltre 70 agenti di prenotazione e dettagli di contatto per tutti loro. Non è libero di accedere, ma se sei serio nel trovare talenti in aumento, vale la tariffa mensile di £4.99.
Assicurati di prenotare band che si trovano in generi simili in modo da non rimandare i tuoi scommettitori. Richiede molto tempo, ma trovare artisti è anche divertente.
Plan equipment and tech
Ci sono tutte le possibilità che non si avrà a che fare con attrezzature e tecnici del suono al momento della prenotazione di un concerto, ma è meglio controllare.
Mentre molte sedi avranno il proprio sistema PA e il personale per eseguirlo, assicuratevi di chiedere. Vedi se hai bisogno di assumere o acquistare qualcosa di aggiuntivo.
Dovresti sempre chiedere agli artisti un elenco di qualsiasi attrezzatura specifica di cui hanno bisogno (che non hanno intenzione di portare da soli). Stabilire chi sta installando l’attrezzatura e chi sta eseguendo il banco di miscelazione durante la notte. La comunicazione è la chiave qui.
Heat on the Street ha creato una lista di controllo per gli eventi per aiutarti a tenere traccia di tutti i costi e le considerazioni di produzione.
Considera la logistica degli eventi
La logistica è un argomento piuttosto ampio. Se sei il tipo creativo, solo la parola stessa probabilmente farà strisciare la pelle.
Alcune cose dovranno sempre essere discusse e considerate con largo anticipo rispetto al concerto. L’elenco seguente mostra alcuni degli aspetti logistici a cui dovrai pensare per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi. Assicurati di:
- Prenota il luogo in una data adatta a tutte le parti, compresi gli artisti.
- Configura canali di marketing come pagine di eventi, inviti e poster.
- Imposta una timeline per il giorno del concerto, incluso quando gli artisti e lo staff devono arrivare.
- Pianifica la sicurezza e il personale della porta per gestire le vendite dei biglietti on-the-day, distribuire badge per eventi e così via. (Chiedere alla sede se ci si aspetta di fornire personale.)
- Seguire il protocollo di salute e sicurezza. La sede sarà in grado di aiutare con questo, ma dovresti avvisare artisti, personale e partecipanti. Questo articolo ha alcuni ottimi consigli sulla salute e la sicurezza per gli eventi.
- Ordina i tuoi prezzi e biglietti. Ticketing è reso molto più facile utilizzando una piattaforma come Billetto. È possibile creare più categorie di biglietti e impostare la capacità massima in modo da non doversi preoccupare di overselling.
- Controlla se ci sono problemi di coprifuoco o licenza. Impostare un tempo fermo si deve finire. Creare un ordine in esecuzione. Gli artisti possono essere tentati di invadere, quindi avvertili che questo non è possibile. Di ‘ loro che il sistema PA potrebbe essere interrotto.
Billetto è una piattaforma di biglietteria che ti aiuta a gestire, promuovere e ospitare eventi. Impostare una pagina di evento e iniziare a vendere i biglietti in 5 minuti.
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Ottenere le basi inchiodato e thrive
Come si guadagna esperienza di pianificazione di un evento musicale, vedrete che c’è molto da considerare. I suggerimenti di cui sopra sono un ottimo punto di partenza per assicurarsi di avere le basi coperte.
Mentre ti avvicini all’evento, dovrai considerare tutto, dal marketing ai piloti. Restate sintonizzati per i post più dettagliati sulla promozione e l’organizzazione di eventi musicali qui sul blog.