Un modo sicuro per migliorare l’efficienza del vostro consiglio è quello di prendere minuti migliori. Ciò che rende minuti buoni? Sentiamo dai registi che i buoni minuti sono brevi, facili da scansionare e rimandare.
Prendere appunti di riunione chiari e concisi è fondamentale ai fini della conformità e anche per il futuro riferimento dei membri del consiglio. Dopo tutto, i verbali delle riunioni del consiglio non si limitano a riassumere le riunioni: sono una registrazione scritta che fornisce anche ai partecipanti una comprensione delle azioni da intraprendere come risultato.
Ma se sei nuovo nel tuo ruolo di minutes taker o vuoi migliorare l’efficacia dei tuoi minuti di riunione, può essere difficile sapere da dove cominciare. Scopri come produrre minuti di riunione chiari, concisi e preziosi con la nostra guida completa che include:
- 10 semplici passi su come prendere minuti alla riunione del consiglio di amministrazione
- verbali di riunione template
- Esempio di riunione del consiglio di amministrazione minuti
- 6 consigli pratici per una più efficace minuti di bordo
10 semplici passi su come prendere minuti alla riunione del consiglio di amministrazione
Capire il tuo ruolo & il consiglio di politiche
Prima di iniziare, si dovrebbe avere una chiara comprensione delle aspettative del vostro ruolo riunione minuti di taker. Rivedi le regole di ordine di Robert e le politiche specifiche del tuo consiglio, quindi chiarisci tutto ciò di cui non sei sicuro con il tuo presidente o manager.
Prepara il tuo modello di minuti in anticipo
Preparare un modello in anticipo può aiutarti a rimanere organizzato mentre prendi minuti durante una riunione del consiglio. Può rendere le note di riunione molto più facili e ti aiuterà a risparmiare tempo sapendo quali sezioni e informazioni dovranno essere completate. L’utilizzo di un formato coerente consente inoltre a uno stand-in di seguire lo stesso modello efficace per minuti familiari ogni riunione.
Per preparare il modello, ottenere l’ordine del giorno della riunione del consiglio, se possibile. Quindi, inizia a creare le seguenti sezioni con le informazioni che hai:
- Tipo di riunione, come normale o speciale
- Data, ora e luogo della riunione
- il Nome del presidente del consiglio e segretario
- Nomi dei partecipanti previsti, tra i relatori e gli ospiti
- vista la precedente riunione del consiglio di minuti e risultati
- Tutti i punti dell’agenda
- Previste ore di aggiornamento
- Qualsiasi progetto esecutivo/fotocamera sessioni
Se ci sono materiali supplementari, come report o dispense incluse con l’ordine del giorno, li noti nelle sezioni appropriate.
Hai bisogno di un modello per iniziare? Scarica il modello minuto riunione del consiglio Aprio qui.
Porta i materiali necessari alla riunione del consiglio
Alcuni segretari del consiglio preferiscono utilizzare un laptop per prendere i minuti della riunione, mentre altri preferiscono carta e penna vecchio stile. Qualunque sia la tua preferenza, assicurati di imballare e preparare le necessità di cui hai bisogno, tra cui notebook, cavo di alimentazione, penna, ecc. Si potrebbe anche voler assicurarsi di avere un metodo di backup per prendere minuti nel caso in cui la prima opzione non riesce.
Come prendere i minuti per una riunione – Durante la riunione del consiglio
Nota la partecipazione alla riunione del consiglio
A seconda delle preferenze del consiglio, prendere la partecipazione immediatamente prima dell’inizio della riunione del consiglio o all’inizio. Alcuni metodi comuni per prendere la partecipazione includono incrociando i nomi sul modello di verbale della riunione del consiglio o facendo circolare un foglio di accesso.
Assicurati di notare eventuali direttori che arrivano in ritardo. È importante avere un conteggio accurato di chi era e non era presente per ogni movimento.
Compila il tuo modello mentre la riunione del consiglio progredisce
Mentre la riunione del consiglio progredisce, compila il tuo modello di verbale della riunione del consiglio. Si può scegliere di organizzare le note scrivendo il numero della voce all’ordine del giorno che ogni minuto corrisponde. Questo renderà più facile per voi per preparare il documento verbale della riunione finalizzato dopo la riunione.
Per ogni punto dell’ordine del giorno che richiede una decisione, assicurarsi di notare:
- Le azioni intraprese e a che ora
- L’esatta formulazione delle proposte adottate, il risultato, e la persona che ha fatto il movimento
- I consiglieri che hanno votato a favore, contro o si è astenuto su ciascuno dei movimenti
- conflitti di interessi e di come sono stati trattati
Essere sicuri di registrare anche se i precedenti incontri’ minuti sono stati approvati, i punti dell’ordine e ricorsi, nuove attività, ed eventuali sessioni esecutive. Si noti che i verbali delle riunioni non vengono presi durante le sessioni esecutive, ma è importante avere un record del loro verificarsi.
Lascia che il tuo modello guidi i tuoi minuti e, mentre scrivi, cerca di concentrarti sui punti critici pur essendo il più obiettivo e chiaro possibile. È utile concentrarsi su temi e risultati piuttosto che cercare di registrare le discussioni alla lettera. Sappi che è perfettamente accettabile scrivere ” ne è seguita una discussione sulle opzioni.”Se hai bisogno di chiarimenti su qualsiasi cosa, assicurati di chiedere.
Registra l’ora in cui la riunione è stata aggiornata
Una volta terminata la riunione, assicurati di registrare l’ora di aggiornamento. Se la data e l’ora della prossima riunione sono state decise, si noti anche questo.
Ottenere copie di tutti i rapporti
Se ci sono stati nuovi rapporti presentati durante la riunione o se mancano rapporti, parlare con la persona che li ha presentati per assicurarsi di ricevere una copia prima della fine della riunione.
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Dopo la riunione del board
Trascrivere riunione del consiglio di amministrazione minuti
Prova a scrivere “bene” copia della riunione del consiglio di minuti, non appena possibile dopo l’incontro si conclude, quando i dettagli non sono ancora freschi nella vostra mente. Prendetevi il tempo per rivedere attentamente i minuti che hai registrato, e, se necessario, aggiungere ulteriori note per chiarezza. Assicurati che ogni azione intrapresa dal consiglio includa una breve spiegazione e una motivazione per la decisione e, se non sei sicuro di nulla, chiedi al presidente del consiglio.
È importante aiutare a far rispettare la responsabilità organizzativa e del direttore. In fondo ai verbali della riunione, prendere nota degli impegni alle azioni fatte dal team di leadership e dai direttori in modo che il presidente del consiglio possa ritenerli responsabili.
Infine, assicurarsi di allegare eventuali documenti o relazioni supplementari con il verbale come appendice, o almeno spiegare dove possono essere trovati.
Distribuire i verbali delle riunioni
Alcune schede scelgono di distribuire i loro verbali delle riunioni finali via e-mail o su supporto cartaceo. Tuttavia, è più sicuro utilizzare il software board portal. I portali di bordo consentono anche di collegare in modo sicuro ai documenti supplementari da dentro i vostri minuti e membri del consiglio possono aggiungere direttamente i loro commenti per la discussione, se necessario.
Conservare i minuti per riferimento futuro
I minuti delle riunioni del consiglio devono essere sempre conservati in un luogo sicuro e accessibile per riferimento futuro. Molte schede scelgono di memorizzare i loro minuti di riunione on-line, ma basta essere sicuri che il metodo scelto è sicuro, protetto da password, e disponibile solo per i membri del consiglio. Molte opzioni software del portale di bordo consentono di fare proprio questo.
Inoltre, assicurati di memorizzare tutti i documenti aggiuntivi con i tuoi verbali finalizzati per il riferimento futuro del tuo consiglio e per i membri del consiglio che non possono partecipare alla riunione.
Modello di minuto della riunione del consiglio
Assicurati che questi elementi essenziali siano inclusi nel tuo modello di minuto della riunione:
- Data, ora, luogo
- Tipo di riunione del consiglio di amministrazione — regolari, speciali o annuale
- Presenza del presidente del consiglio, membri del consiglio di amministrazione, il segretario e gli altri ospiti
- Se il quorum dei requisiti
- Approvazione del precedente verbale della riunione
- Report e presentazioni, con nomi e titoli di presentatore
- Azione passaggi necessari
- Allegati di presentazioni o documenti divulgati
- Chiusura di sintesi che include un timestamp di aggiornamento, la prossima riunione di data e ora, e la firma di approvazione da presidente
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Verbale della riunione del consiglio di esempio
Raynor Inc.
Verbale della riunione del consiglio: giugno 2021
1:00 p.m. PST, Da Zoom, Vancouver, BC
Partecipanti del consiglio:
Presente: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Rimpianti: Cara Johnson
Ospiti: Exec. Direttore Sheila Swanson, Charles Stallworth, Consulente contabile
Quorum presente? Sì
richiamo all’ordine
- 1:00 p.m. dalla Sedia, Carol Devoe
Ordini
REPORT
Chief Executive Report forniti dal Direttore Esecutivo, Sheila Swanson
- Swanson ha presentato al Consiglio un riepilogo della società vari obiettivi, tra cui aggiornamenti su iniziative di marketing, vendite, noleggi, e sviluppi del prodotto. I registi hanno posto diverse domande, che hanno ricevuto risposta con loro soddisfazione, e ne è seguita una discussione.
Relazione del Comitato finanziario fornita dal presidente, Carol Devoe
- Devoe ha introdotto Charles Stallworth, che ha esaminato le procedure di contabilità dell’organizzazione e le ha trovate soddisfacenti, in preparazione dell’imminente audit finanziario annuale. Stallworth raccomanda che la nostra azienda assicuri che il revisore fornisca una lettera di gestione insieme alla relazione finanziaria di audit.
- La prossima relazione finanziaria trimestrale sarà pronta per essere condivisa per la riunione del consiglio del prossimo mese.
AFFARI INCOMPIUTI
- I minuti dal 14 maggio 2021 sono stati modificati e approvati
NUOVI AFFARI
- Devoe ha annunciato di aver recentemente assunto una nuova segretaria, Karla Porter.
- Lewis ha confermato che Diann Wilson si dimette dal Consiglio per motivi personali, lasciando una lacuna nel Comitato finanziario. Inoltre, Lewis ha informato il Consiglio che il Comitato di ricerca stava ricevendo aggiornamenti settimanali dal Consulente di ricerca e che le query del Consiglio erano benvenute.
Azioni future
Devoe responsabile della preparazione della prossima finanziaria trimestrale entro il 15 luglio 2021 in anticipo rispetto alla prossima riunione.
Chiusura
- Riunione, sospesa alle 2:30
- Prossima riunione data: 26 luglio, 2021 alle 2:00
Minuti inserito da: Tammy Burke
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Firma del presidente di
Ora che avete le basi e ho visto esempi di riunione del consiglio di minuti, qui ci sono 6 consigli per prendere nota di più efficace.
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6 consigli pratici per rendere più efficaci i verbali delle riunioni del consiglio
La preparazione è tutto.
Preparatevi per la riunione del consiglio specifico sarete prendendo appunti per. Questo vi guiderà a sapere che cosa sarà pertinente per riassumere e rendere il compito molto più facile. Datevi tutto il tempo per rivedere i precedenti verbali della riunione del consiglio e l’ordine del giorno imminente. Assicurati di conoscere lo scopo della riunione imminente – è una riunione regolare o speciale, chi dovrebbe partecipare, cosa verrà discusso e tutti i documenti che verranno esaminati o diffusi.
Obiettivo per conciso e preciso.
I buoni minuti sono una sintesi di ciò che è accaduto ed è stato concordato, non una registrazione di tutto ciò che è stato detto. Quindi, salta la lunga descrizione e mantieni i minuti un breve e succinto riassunto di fatti e azioni. Ad esempio, “abbiamo nominato , a , per, su”.
Notate la mancanza di aggettivi, avverbi, emozioni o linguaggio colorato. Evita acronimi e gergo: tutti i direttori potrebbero non avere familiarità con i termini del settore, legalese e insider speak. Ci vuole pratica e diligente editing per chi è nuovo a prendere appunti. Assicurati di ricontrollare per:
- uso di un linguaggio semplice e facile da interpretare
- grammatica e punteggiatura corrette
- ortografia corretta
Usa una voce oggettiva.
I verbali delle riunioni devono essere brevi, basati sui fatti e imparziali. Segui queste linee guida per assicurarti che i tuoi minuti siano obiettivi:
- Attenersi rigorosamente alla segnalazione di fatti e decisioni pur rimanendo neutrale nel tono.
- Mantenere critiche, argomenti personali o disaccordi, e la politica off the record.
- Lasciare inattivo chat, scherzi, attualità riassume, o aneddoti personali fuori dei vostri minuti. Mentre le chat possono aiutare a migliorare il coinvolgimento del consiglio, se non hanno alcun valore nella governance, non documentano.
- Rimuovere tutto ciò che potrebbe causare responsabilità indebite.
Mantieni i membri del consiglio responsabili.
I verbali delle riunioni del consiglio servono come record per azioni e risoluzioni. Uno dei compiti più importanti per l’assunzione di minuti è quello di chiarire quali incarichi, delegazioni e scadenze sono usciti dalla riunione per rendere responsabili i membri del consiglio.
Può essere utile per formattare risoluzioni o azioni di follow-up in una tabella con grassetto o sottolineatura. Ogni risoluzione dovrebbe essere facilmente compresa senza spiegazioni o contesto dal resto del processo verbale. Fare un ulteriore passo avanti e riassumere le risoluzioni della riunione alla fine del documento per un facile richiamo in seguito.
Non abbiate paura di chiedere chiarimenti.
Le riunioni si muovono velocemente e coprono molto terreno. Se ti manca qualcosa o le cose non sono chiare per te, cerca immediatamente chiarimenti in modo da poter registrare con precisione ciò che è stato deciso o quale sia il prossimo passo. A volte il linguaggio legale o industriale potrebbe non essere familiare, quindi assicurati di fermarti e chiedi se non sei sicuro.
Timing è la chiave.
Scrivere e modificare i minuti appena possibile mentre gli argomenti sono ancora freschi nella tua mente renderà più facile prendere appunti. Garantisce inoltre che i verbali delle riunioni siano distribuiti ai membri del consiglio per l’approvazione in modo tempestivo quando i loro ricordi sono anche freschi e le assegnazioni e le scadenze sono più rilevanti.
Migliora l’efficienza dei minuti delle riunioni del consiglio con Aprio
Ora che sai come prendere minuti in una riunione del consiglio, migliora l’efficienza dei minuti con gli strumenti forniti nel software di gestione del consiglio come Aprio.
Lo sapevate che Aprio include uno strumento minute builder? Questa funzione fornisce un modello di verbale di riunione del consiglio iniziale che precompila elementi come l’elenco dei partecipanti, la data e il luogo della riunione e gli elementi nell’agenda della riunione del consiglio. C’è anche la possibilità di includere collegamenti ipertestuali a portata di mano per una rapida consultazione su singoli punti dell’ordine del giorno, rendendo ogni documento all’interno del pacchetto facilmente accessibile e condivisibile all’interno del portale secure board.
Con Aprio, i verbali delle riunioni sono archiviati in una libreria centrale facilmente ricercabile, rendendo il compito di ottenere le approvazioni sicuro e facile. Inoltre, grazie a una comoda funzione di clonazione, gli amministratori possono duplicare facilmente cartelle e documenti delle riunioni per risparmiare tempo e garantire la coerenza con i pacchetti di schede.
Vi mostriamo come Aprio può aiutare a prendere minuti in una riunione del consiglio ancora più veloce. Ottieni una demo personalizzata.