Che cos’è un file dei dipendenti?
I datori di lavoro dovrebbero utilizzare un file dipendente per acquisire e mantenere tutti i documenti HR, paghe, benefici e conformità in un’unica posizione. Con l’evoluzione della tecnologia HR, i datori di lavoro dovrebbero memorizzare tutti i documenti essenziali del personale per ogni dipendente all’interno del loro sistema HR. La mancata corretta manutenzione e produzione della documentazione può comportare violazioni della conformità o potenziali multe.
I documenti protetti dalle leggi sulla privacy, come le cartelle cliniche/assicurative e i controlli di riferimento/background, non dovrebbero essere inclusi nel file di base dei dipendenti di un dipendente.
Ecco un’istantanea degli elementi che possono essere inclusi in un file dipendente di base:
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descrizione del Lavoro
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domanda di Lavoro e/o riprendere
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offerta di Lavoro
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il Modulo IRS W-4
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Ricevuta o firmato riconoscimento di employee handbook
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valutazioni delle Prestazioni
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le Forme relative ai benefici per i dipendenti
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Forme che fornisce contatti di emergenza
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Clienti e/o colleghi reclami
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Premi o citazioni per prestazioni eccellenti
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Record di presenze o di completamento di i programmi di formazione
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Avvertenze e/o altre azioni disciplinari
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Note sulla partecipazione o di ritardo
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Ogni contratto, accordo scritto, ricevimento, o il riconoscimento tra il dipendente e il datore di lavoro
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i Documenti relativi al lavoratore di uscire dalla società
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