Tutti noi usiamo e-mail, ma quanti in realtà sanno come affrontare una e-mail bene? Conoscere l’etica e il modo giusto di affrontare le e-mail è fondamentale quando si tratta di affari ufficiali in cui rivolgersi erroneamente a un destinatario potrebbe squalificarti o farti sembrare incompetente.
Esamineremo in primo luogo l’etica coinvolta nella comunicazione e-mail prima di approfondire come indirizzare correttamente un destinatario sconosciuto in un’e-mail. Avere le basi del galateo e-mail vi aiuterà ad apprezzare appieno il formato di indirizzamento giusto.
Indice
Etica da considerare in un’e-mail professionale
Quando si tratta di e-mail professionali, devi essere molto più formale che scrivere e-mail normali. La regola che regola il tipo di e-mail inviate si chiama E-mail etiquette. Ti aiuta a evitare di inviare e-mail informative estranee e irrilevanti. In altre parole, ti insegna come comunicare in modo appropriato.
Con queste semplici regole qui sotto, si dovrebbe conoscere le cose da fare e non fare in una e-mail professionale.
1. Utilizzare un indirizzo e-mail professionale.
Se stai utilizzando il tuo indirizzo e-mail personale per attività di lavoro, assicurati che l’e-mail trasmetta il tuo nome completo; un esempio è [email protected]
È più appropriato per uso professionale. A differenza dell’uso di soprannomi, maniglie, riferimenti oscuri o iniziali come [email protected] oppure [email protected].
Se lavori in un’azienda, dovresti utilizzare l’indirizzo email dell’azienda. È bene avere due indirizzi e-mail separati, uno per uso personale e l’altro per motivi di lavoro o di lavoro. Essa vi permetterà di mantenere i messaggi di posta elettronica non correlati e personali dalla corrispondenza commerciale.
Per uso professionale, assicurati che il tuo account di posta elettronica sia firmato su Gmail, Yahoo o Hotmail poiché sono i più popolari.
2. Scegli i saluti e-mail corretti
Evita gli stili colloquiali dei saluti, come se stessi recuperando un vecchio amico specialmente nelle e-mail. Questo include saluti informali come’ Hey ” Cosa sap ‘o’ Yo ‘ in un ambiente di posta elettronica professionale. Sono troppo rilassati e inappropriati. Inoltre, il destinatario avrebbe una cattiva impressione su di te.
Se vuoi andare un po ‘spensierato, puoi usare’ Ciao ‘o’ Ciao ‘ quando ti rivolgi al tuo destinatario. C’è di più per e-mail di saluto che solo ciao o ciao e così via. Come si legge ulteriormente in questo articolo, vorremmo affrontare quali saluti e-mail si dovrebbe usare.
3. Mantenere un tono professionale
Quando si tratta di e-mail, è difficile sapere come si viene percepiti. Si può essere di bell’aspetto, ma ancora rimanere professionale. È necessario evitare situazioni in cui le tue parole potrebbero essere male interpretate o comunicate male a causa di differenze culturali, specialmente nelle tue e-mail.
Inoltre, evita l’umorismo se vuoi che il tuo messaggio sia preso sul serio. Il tuo messaggio potrebbe essere perso senza il tono giusto o le espressioni facciali. Spesso, le parole pronunciate e percepite come divertenti sono diverse quando scritte. Evita anche di usare frasi negative o parole estreme, specialmente se destinate altrimenti perché ti fanno sembrare infastidito, preoccupato o ansioso.
4. Utilizzare linee di soggetto ben definite e brevi
È consigliabile avere una chiara riga descrittiva dell’oggetto. Differenzierà la tua email dagli altri. E dà anche le informazioni del destinatario su ciò che la tua e-mail è di circa prima di leggere il tuo messaggio.
Dovrebbe avere un massimo di sei parole e deve essere molto breve. Il soggetto deve essere scritto con precisione e privo di umorismo.
Le righe oggetto devono essere scritte con coraggio. Questo aiuta nella facile identificazione soprattutto se il destinatario ha un sacco di email inondando la casella di posta. Se non si dispone di una riga dell’oggetto o si ha, ma non dà al destinatario un’idea del contenuto della tua e-mail, c’è un’alta probabilità che la tua e-mail non verrà letta.
5. Controlla la lunghezza del paragrafo.
La lunghezza di una e-mail può essere molto impegnativa, specialmente quando non c’è numero di caratteri. Evitare lunghi paragrafi, in quanto tali da sei a dieci paragrafi. Un massimo di cinque paragrafi dovrebbe essere il tuo messaggio di posta elettronica. Con quattro frasi in ogni paragrafo.
E assicurati che l’e-mail indichi chiaramente lo scopo del tuo messaggio. Poiché la riga dell’oggetto fornisce un suggerimento al lettore, il corpo dello scopo dell’e-mail fornirebbe solo una spiegazione definita e accurata.
Nota che, se hai molto da dire, comunicalo attraverso altri canali. Un messaggio di posta elettronica non è una chat telefonica che si può parlare per ore fino a quando il telefono va morto.
Quando è troppo lungo mette fuori il destinatario. Essere informativo ed evitare di essere emotivo.
6. Scegli attentamente le punteggiature.
Sii consapevole delle punteggiature che usi nella tua email. Ogni frase dovrebbe avere i segni di punteggiatura terminale appropriati; sia esso un punto interrogativo (?), punto (.), Virgola (,), un punto esclamativo (!), o punto e virgola (;).
Usa i punti esclamativi con la stessa parsimonia con cui usi i punti interrogativi. I punti esclamativi sono considerati non professionali. Quindi è meglio evitare di usarli.
Utilizzare il punto e virgola (;) in cui si desidera collegare due frasi correlate e virgola (,) come congiunzione per collegare clausole indipendenti.
Punti interrogativi (?) sono usati alla fine di affermazioni discutibili e un punto alla fine di ogni frase.
Un esempio: hai parlato con il dipartimento risorse umane? Se sono disposti a negoziare i termini delle condizioni, ci sarebbe un aumento delle loro indennità.
7. Correggere il messaggio prima di inviare l’e-mail.
Prima di premere il pulsante Invia, verificare la presenza di errori di ortografia, accordo soggetto-verbo e altri errori grammaticali.
Controlla il tuo caso di frase. Utilizzare la dimensione del carattere standard di 12 e il tipo di carattere di Calibri, Times New Roman o Arial. Evita i caratteri stravaganti o multicolori con colori che ferirebbero gli occhi che richiedono occhiali prima di poter leggere il messaggio.
Utilizzare sempre il colore standard che è nero, non usare frequentemente grassetto o corsivo. Evitare gli errori che il lettore sarà sicuramente prendere piede. Non utilizzare emoji, abbreviazioni o aggiungere’ inviato dal mio telefono ‘ avvertimento nella tua email. È altamente poco professionale e dà una cattiva percezione di te.
Infine, controlla se c’è un blocco di firma se hai inserito il nome e l’indirizzo email del destinatario corretto prima di premere il pulsante “invia”.
Come indirizzare un’e-mail a una persona sconosciuta
Che tu conosca o meno il nome o il sesso del destinatario, è importante sapere quale saluto è appropriato. Determinerà se il destinatario continua a leggere la tua email o meno. In questa sezione dell’articolo, identificheremo i modi migliori per affrontare tali situazioni ed evitare il caso di inviare ciò che non intendevi, alla persona sconosciuta.
Ecco alcuni suggerimenti da considerare quando si invia una e-mail a una persona sconosciuta;
1. Indirizzo del destinatario con il nome
Il miglior saluto da utilizzare quando si scrive una e-mail professionale è quello di indirizzare il destinatario con il suo nome. Se non conosci il sesso della persona, potresti provare a scoprire i dettagli della persona a cui stai inviando la tua email dall’azienda.
Ad esempio, puoi usare ‘Caro’ o ‘Caro’ ma non dopo più scambi di email. Inoltre, è un po ‘ vecchio stile e meno formale. Pertanto, un modo educato e modernizzato per rivolgersi al destinatario dovrebbe essere, ‘Caro nome’ o ‘Caro Cognome.”
In altre parole, “Cara signora Catherine” o ” Caro signor Jones. In questo modo, suoni più formale del tono vecchio stile.
Per uno scambio di e-mail, si potrebbe rispondere rivolgendosi a lui o lei con il nome che hanno usato nella loro email precedente a voi.
2. Per un genere sconosciuto
Questa è la parte più difficile quando si scrive un’e-mail formale. Se non è possibile ottenere il nome del destinatario, si potrebbe usare ‘Caro Signore/Signora’ dal momento che è meno personale ed educato. È stato spesso utilizzato in un contesto africano. È neutro, quindi può essere utilizzato anche se non si conosce il sesso del destinatario.
Ma se conosci il sesso del destinatario, puoi usare ‘DearMadam o DearSir’ a seconda che sia lui o lei. È anche una delle migliori opzioni da utilizzare quando si tratta di e-mail professionali e lettere formali.
3. Utilizzo di titoli di lavoro
Questo è applicabile quando si conosce il titolo di lavoro del destinatario. Si dovrebbe fare uso di titoli di lavoro che corrispondono con la posizione del destinatario. Ad esempio, “Caro responsabile delle risorse umane” o “Al responsabile delle risorse umane”. Questo dice al destinatario che siete ben consapevoli della posizione che detengono e ti dà credito extra quando è per le domande di lavoro.
È inoltre possibile utilizzare il nome della società se non si conosce il titolo del destinatario. Un chiaro esempio è: ‘Cara Compagnia Incorp.’Questo dimostra che l’e-mail è destinato per l’azienda. Questo ritrae il messaggio che si conosce la società del destinatario e questo ti dà anche punteggi soprattutto se si tratta di una domanda di lavoro.
4. Un indirizzo e-mail generico
Nel caso in cui si sta inviando un’e-mail a un indirizzo e-mail generico, è possibile utilizzare ‘A chi può riguardare’. Sembra passivo e un po ‘ aggressivo; a seconda del contesto è stato utilizzato. In alcuni casi, il destinatario potrebbe credere che non li riguarda e interrompere la lettura.
Va bene usarlo quando si scrivono lettere di copertura per le applicazioni di lavoro perché è molto impersonale. Ma se è destinato alle e-mail dell’ufficio, potresti voler aggiungere “Thankyouforyourtime” nella frase per ammorbidire il tono.
5. Usando saluti meno formali
In nessun caso, dovresti usare ‘Ciao ‘, ‘Saluti a’ o ‘Ciao lì’ o ‘Ciao lì’, Queste non sono le migliori opzioni per indirizzare le email a una persona sconosciuta, specialmente quando stai cercando di rimanere formale. Si potrebbe usarli se si conosce il destinatario e se è per un contenuto informale.
Quando vuoi rimanere meno formale o rigoroso, dovresti andare con ‘Ciao nome’ o Ciao nome.”In altre parole, “HelloMrJames” o ” HiMrsLaura.’Questi sono modi semplici e leggeri per iniziare i messaggi di posta elettronica. Se il destinatario è una donna e non siete sicuri se lei è sposata, al fine di sapere quale titolo da utilizzare, meglio si usa ‘Ms, questo copre sia le donne sposate e non sposate.
Conclusione
Usare i saluti professionali è molto importante perché è la prima cosa che il destinatario vede nella tua email. Questo non significa che si dovrebbe iniziare la tua e-mail in modo bello e finire orribilmente, lasciando un sapore aspro nella bocca del destinatario. Utilizzando la linea di chiusura e-mail destra e sign-off lascia le impressioni giuste dal momento che è l’ultima cosa che il destinatario legge.
Potresti finire con “Grazie”, “Grazie per il tuo tempo”, “non vedo l’ora di lavorare con te”, “Buona giornata” o “Non vedo l’ora della nostra prossima conversazione”, come le tue battute di chiusura. E con buoni segnali come “Sinceramente”, “Per quanto riguarda o cordiali saluti”, “Cordialmente”, “Rispettosamente” o “Cordialmente”, quindi il blocco della firma e il tuo nome completo.
L’uso di una qualsiasi di queste linee di chiusura e sign-off completerebbe il tuo saluto e messaggio di posta elettronica. Ed è probabile che influenzi una risposta rapida e positiva.
Quali sono i tuoi consigli sull’etichetta e-mail e su come indirizzare le e-mail a un pubblico sconosciuto?
Cinque take Away chiave;
- Scegli saggiamente la riga dell’oggetto. Deve essere breve e conciso.
- Utilizzare saluto professionale, linee di chiusura e sign-off.
- Rimani amichevole, formale ed evita il sarcasmo durante il tuo messaggio.
- Controlla la grammatica, la punteggiatura e l’ortografia.
- Controllare frequentemente e rispondere alle vostre email prontamente.