Recente HRCI di KPA approvato “Indagini senza esitazione” webinar è andato giù nei libri di storia come il nostro webinar più popolare mai! È stato anche co-ospitato da FordHarrison, lo studio legale partner di KPA.
Naturalmente, i datori di lavoro che hanno partecipato al webinar hanno avuto molte domande. Di seguito sono riportate le domande più comuni che sono state poste ai nostri esperti e le loro risposte alle migliori pratiche.
Q: Qual è la responsabilità delle risorse umane quando un dipendente fa un reclamo su un altro dipendente che lo molesta, ma poi il denunciante dice che sta solo sfiatando e non vuole presentare un reclamo “ufficiale”?
A: Ogni volta che un reclamo o un problema viene portato all’attenzione delle risorse umane o della direzione, hai il dovere di indagare completamente sulla questione. Anche se i dipendenti indicano che sono ” solo sfiato.”Se si verifica un comportamento inappropriato, si desidera essere sicuri e affrontarlo il prima possibile per prevenire problemi o reclami futuri.
Q: Se non poniamo all’imputato la domanda diretta: “Hai molestato Nancy?”, allora quale dovrebbe essere la nostra domanda?
A: Dovresti iniziare facendo domande più generali, come “Parlami del tuo rapporto di lavoro con Nancy?”o” Parlami delle tue interazioni quotidiane con Nancy.”È quindi possibile passare a una domanda più appuntita sulla situazione:” Parlami di un incidente accaduto in data XYZ tra te e Nancy.”
Cerca di evitare di mettere l’imputato sulla difensiva chiedendo direttamente: “Hai molestato sessualmente Nancy?”
D: Il datore di lavoro ha l’obbligo di denunciare le molestie sessuali alla polizia?
A: No, il datore di lavoro non ha l’obbligo di denunciare le molestie sessuali alla polizia. Tuttavia, se si traduce in violenza sessuale, è necessario segnalarlo alla polizia e incoraggiare la vittima a presentare un rapporto di polizia. Come datore di lavoro, vuoi essere sicuro di proteggere l’intero posto di lavoro.
D: È valido chiedere all’imputato se è disposto a sottoporsi a un poligrafo anche se il datore di lavoro non ha intenzione di farlo effettivamente?
A: No, se il datore di lavoro non intende somministrare un test del poligrafo, non consiglierei di porre la domanda. Se il dipendente dice sì e il datore di lavoro non segue, mostra una mancanza di credibilità da parte del datore di lavoro.
D: Sulla base del NLRB, siamo autorizzati a richiedere alla vittima di mantenere le cose riservate?
A: C’è stata una sentenza del tribunale in 2017 su indagini e riservatezza in cui il National Labor Relations Board (NLRB) ha annunciato una nuova regola che vieta ai datori di lavoro di utilizzare politiche generali che impediscono le discussioni dei dipendenti riguardanti le indagini in corso.
Il NLRB ha dichiarato che un datore di lavoro può vietare le discussioni relative alle indagini in corso solo se dimostra caso per caso di avere una giustificazione commerciale legittima e sostanziale che superi i diritti della Sezione 7 di un dipendente.
Nel corso di una determinata indagine, il datore di lavoro deve determinare se i testimoni hanno bisogno di protezione, le prove sono in pericolo di essere distrutte, testimonianza è in pericolo di essere fabbricato, o c’era la necessità di evitare un insabbiamento.
Per ulteriori informazioni su questo argomento puoi fare riferimento a:
NLRB Restrizioni sulle richieste di riservatezza del datore di lavoro nelle indagini sul posto di lavoro Rimangono dopo la decisione del circuito DC
D: Le nostre domande e risposte sulle indagini devono essere scritte / registrate testualmente o possiamo riassumere le risposte?
A: Le tue domande dovrebbero essere completamente scritte e documentate. Le risposte possono essere riassunte. Tuttavia, se c’è una frase o una citazione che è un pezzo importante dell’indagine, dovresti documentarla completamente con le virgolette, notando che si tratta di una citazione diretta.
D: È giusto chiedere ai dipendenti di compilare un modulo di reclamo scritto iniziale se vengono nel mio ufficio per parlare di una situazione accaduta al lavoro?
A: Sì, sarebbe considerato una buona pratica per avere il dipendente presentare un reclamo scritto al datore di lavoro. Il dipendente dovrebbe firmare e datare la dichiarazione scritta.
Puoi istruirli per fornire il maggior numero possibile di dettagli sulla situazione e nominare eventuali potenziali testimoni.
D: Quali sono le vostre raccomandazioni per quanto riguarda testimoni che scrivono dichiarazioni come parte del processo di intervista?
A: Incoraggiamo vivamente la raccolta di dichiarazioni scritte dall’accusatore, dall’imputato e da qualsiasi testimone. Queste dichiarazioni aiuteranno a eseguire il backup delle note dell’intervista.
Q: Ci sono delle preoccupazioni nell’avere intervistati firmare le note della discussione dopo l’intervista per verificare che le note siano corrette?
A: Non vi è alcun problema nel chiedere agli intervistati di firmare le loro dichiarazioni scritte. Infatti, è considerato una buona pratica per avere intervistati firmare e data la dichiarazione scritta.
D: Qual è la tua raccomandazione di conservazione della documentazione?
A: Si dovrebbe tenere la documentazione di indagine per tutto il tempo in cui il dipendente è un dipendente attivo e almeno 3 anni dopo la data di cessazione.
D: Hai qualche idea sulla registrazione delle interviste?
A: Non è consigliabile registrare interviste.
D: Quanto tempo dovrebbe richiedere un’indagine? Quando un denunciante è MOLTO TURBATO e vuole che sia curato ORA, come faccio a gestirlo?
R: Un’indagine dovrebbe iniziare immediatamente dopo che si è venuti a conoscenza di una situazione. A seconda di quanti testimoni sono coinvolti e di quante persone devono essere intervistate, un’indagine dovrebbe richiedere 24-72 ore.
Q: A che punto dopo aver ricevuto una denuncia scritta o inviata via email da un dipendente molestato, fai sapere alla parte accusata che c’è una richiesta di molestie contro di loro? Aspetta che le indagini abbiano luogo?
A: Non sei obbligato a rivelare le specifiche del reclamo né la persona che ha presentato il reclamo. Ti consigliamo di non divulgare queste informazioni per proteggerti da ritorsioni e potenziali contraccolpi.
Durante le tue interviste, ti consigliamo di concentrarti sul porre domande sulla situazione o sulle situazioni segnalate.
Q: Se i testimoni discutono di un’intervista / indagine con i compagni di squadra, possiamo disciplinarli per farlo?
A: Si desidera assicurarsi di aver fornito la corretta divulgazione durante il colloquio di indagine. Sottolinea che tutte le informazioni condivise durante il processo di indagine dovrebbero rimanere riservate e non dovrebbero essere discusse con nessuno al di fuori dell’intervista.
Se il dipendente viola questa politica, può essere disciplinato.
D: Sei in grado di costringere un testimone a partecipare a un’indagine se è stato nominato dal molestato come testimone? Cosa fate quando i potenziali testimoni si rifiutano di essere coinvolti?
A: Se i dipendenti rifiutano di partecipare a un’indagine sul posto di lavoro, possono essere risolti per giusta causa.
C’è stato un caso giudiziario nel 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., No. 15-0603-cv (L), in cui la Corte d’Appello degli Stati Uniti ha stabilito che un dipendente può essere terminato per causa se rifiuta di partecipare a un’indagine.
Il secondo tribunale del circuito ha dichiarato, il fattore decisivo era se gli ordini di collaborare alle interviste erano ragionevoli. In tal caso, i dipendenti potrebbero essere correttamente terminati per motivi di rifiuto di “obbedire a un ordine diretto, inequivocabile e ragionevole del datore di lavoro.”
D: Cosa fare quando il comportamento è stato segnalato e la gestione non affronta il comportamento e continua?
A: Se la persona a cui è stata presentata la richiesta non fa nulla per indagare sulla richiesta, il dipendente può portare la richiesta a un altro membro della direzione, oppure può portarla direttamente all’agenzia statale applicabile o all’EEOC. Se sei un membro della direzione e sei a conoscenza di un reclamo, hai la responsabilità di portarlo a un livello superiore di gestione o di un proprietario.
D: Sono andato al sito web dell’EEOC e non sono riuscito a individuare i tipi di domande che usano in un’indagine. O dovrei aver cliccato sul link per presentare un rapporto?
A: Il link per accedere alle domande di intervista sul sito EEOC è eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. Le domande si trovano circa a metà della pagina.
D: Cosa succede se nessuno è autorizzato a presentare un reclamo a HR? Nella nostra organizzazione, ai dipendenti viene detto che non possono contattare le risorse umane per nulla e possono andare solo dal loro supervisore, anche quando hanno un problema con il loro supervisore.
A: Uno dei ruoli principali delle risorse umane è quello di supportare i dipendenti e aiutare a mantenere l’azienda conforme alle leggi statali e federali sul lavoro. Le risorse umane svolgono un ruolo significativo nel mitigare l’esposizione di un’azienda a potenziali responsabilità per questioni legate all’occupazione.
Ti incoraggiamo a rivedere la tua attuale politica e ti incoraggiamo fortemente a implementare una politica a porte aperte. Una parte significativa di un’efficace politica anti-molestie conforme è quella di fornire più metodi di segnalazione dei reclami, tra cui, non solo il manager diretto del dipendente, ma anche le risorse umane, qualsiasi membro della direzione e agenzie esterne.
Solo consentire ai dipendenti di segnalare problemi al proprio manager è molto limitante, specialmente se il problema si riferisce al proprio manager. I dipendenti dovrebbero avere più di un’opzione per segnalare problemi e preoccupazioni.
Q: Come puoi promettere ai dipendenti che non ci saranno ritorsioni se non appena i supervisori scoprono i reclami dei dipendenti, programmano le persone in modo diverso, le trattano in modo diverso, danno loro compiti più difficili, ecc.?
A: Se un manager intraprende un’azione negativa nei confronti di un dipendente in base al fatto che il dipendente presenta un reclamo o una preoccupazione in merito a tale manager o qualsiasi altra persona, il manager dovrebbe essere disciplinato e ricordato della politica anti-ritorsione della società. Vendicarsi contro un dipendente per un’attività protetta è illegale e potrebbe comportare una causa molto costosa per l’azienda.
Di seguito è riportato un link all’EEOC con ulteriori informazioni sulla rappresaglia.
Ritorsione: considerazioni per i manager delle agenzie federali
D: Cosa succede se non si tratta di un problema di molestie sessuali verbali ma è stato un reato visivo? Inoltre, cosa succede se i dipendenti scambiano le molestie sessuali come “solo horsing around?”
A: Indipendentemente dal fatto che il reato sia verbale o visivo, vorrai indagare sulla questione.
Durante lo svolgimento di un’indagine, è possibile determinare il più delle volte che un reclamo per molestie rappresenta un comportamento inappropriato sul posto di lavoro. Il dipendente che mostra il comportamento inappropriato dovrebbe essere consigliato e potenzialmente disciplinato.
Questa è anche un’opportunità per comunicare a tutti i dipendenti l’aspettativa per il comportamento sul posto di lavoro.
D: Se una persona sta facendo una denuncia contro qualcuno, l’imputato non ha il diritto di sapere chi è l’accusatore e la denuncia specifica? So che hai consigliato di non fare domande importanti e non chiedere apertamente ” hai fatto xyz…?”, ma ad un certo punto, dovrebbero sapere qual è la denuncia esatta e chi si è lamentato poiché non dovrebbe esserci alcuna aspettativa di riservatezza durante un’indagine.
A: Un’indagine dovrebbe essere sempre mantenuta riservata e solo coloro che conducono l’indagine dovrebbero avere tutti i dettagli.
Un datore di lavoro non è tenuto o obbligato a rivelare chi ha presentato una preoccupazione e le specifiche della preoccupazione/reclamo. Si vuole garantire in modo confidenziale, per quanto è possibile. Le preoccupazioni di ritorsione e contraccolpo diventano tanto più significative se l’accusatore e la richiesta specifica sono stati divulgati all’imputato.
In quanto tale, non è necessario dire all’accusatore i risultati specifici dell’indagine né l’azione specifica che è stata intrapresa, solo che è stata condotta un’indagine e l’azione appropriata è stata presa.
D: Se una persona che fa una denuncia, è un testimone,è l’imputato, ecc. durante un’indagine torna alla loro area di lavoro o anche al di fuori del lavoro e discute il caso, le domande poste, le loro risposte con altri potenziali testimoni can il datore di lavoro può disciplinarli o dovremmo almeno renderli consapevoli che la loro attività è stata segnalata e dare loro un avvertimento verbale. Penso che a quel punto potrebbero aver già contaminato altri testimoni e persino causato ulteriori interruzioni alle operazioni.
A: Si desidera assicurarsi che si stanno aprendo i vostri colloqui di indagine con la dichiarazione sulla riservatezza e la conseguenza se la riservatezza viene violata.
Se sei preoccupato per la riservatezza, potresti voler mettere le persone coinvolte in un congedo amministrativo retribuito fino al completamento dell’indagine. Se un dipendente viene posto in congedo amministrativo, si desidera essere sicuri di comunicare l’aspettativa di riservatezza e comunicazione con i colleghi durante il congedo.
Se un dipendente parla con colleghi o altri testimoni, si desidera essere sicuri di intraprendere un’azione disciplinare immediata e immediata che potrebbe includere la risoluzione. Vera HR di KPA offre accesso online e su chiamata a un team di esperti HR certificati con conoscenza delle leggi statali e federali.
Questo è solo un assaggio delle informazioni utili condivise nei webinar di KPA. Registrati per una prossima sessione di oggi.
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