I dispositivi mobili sono onnipresenti e sono diventati parte integrante della nostra vita. Riesci a immaginare di vivere senza il tuo cellulare? Davvero ci fa chiedere cosa abbiamo fatto prima di questi dispositivi che cambiano la vita è venuto alle nostre mani! Oggi, usiamo i nostri smartphone per molte attività di routine come il controllo delle e-mail, comunicare con la famiglia e gli amici, chiamate in conferenza, shopping, banking e molto altro ancora. Non sarebbe bello se potessimo estenderlo anche a tutte le comunicazioni legate al lavoro? Sarà utile accedere a tutte le nostre informazioni di Outlook, tra cui attività, calendari e contatti attraverso i nostri smartphone, in modo da poter rimanere in cima ai nostri impegni di lavoro indipendentemente dalla nostra posizione fisica. Questo è un bene per le organizzazioni troppo perché può migliorare la produttività dei propri dipendenti. Ma è possibile? Sì, attraverso un protocollo chiamato Exchange ActiveSync.
Che cos’è Exchange ActiveSync?
Microsoft
Exchange ActiveSync è un protocollo proprietario che sincronizza il dispositivo mobile con la cassetta postale di Exchange, in modo da poter accedere alla posta elettronica, calendario, contatti, attività e molto altro ancora. Si basa su XML e comunica con un dispositivo mobile utilizzando HTTP o HTTPS.
Questo protocollo, sviluppato da Microsoft, è abilitato per impostazione predefinita quando si installa Exchange 2016, quindi non c’è nulla in più che devi fare per configurarlo.
Inoltre, questo protocollo è progettato per funzionare bene in alta latenza e bassa larghezza di banda reti pure, in modo da poter accedere a tutte le informazioni da qualsiasi luogo in tutto il mondo, anche se la potenza del segnale di dati mobili o wireless non è che grande.
Microsoft ha praticamente pensato a tutto per Exchange ActiveSync, incluso l’aspetto della sicurezza, poiché si scambieranno informazioni sensibili su Internet aperto. Questo è il motivo per cui utilizza i servizi di crittografia standard per impostazione predefinita. È inoltre possibile configurare Exchange ActiveSync per utilizzare la crittografia SSL (Security Sockets Layer) per le comunicazioni tra Exchange server e il dispositivo mobile.
Oltre a questi aspetti, ecco uno sguardo dettagliato sulle funzionalità di Exchange ActiveSync.
Caratteristiche di Exchange ActiveSync
Di seguito sono riportate le caratteristiche salienti di Exchange ActiveSync.
- Supporta messaggi HTML.
- Rende facile raggruppare i messaggi di posta elettronica per conversazione.
- Dà la possibilità di sincronizzare o non sincronizzare una conversazione.
- Sincronizza i messaggi SMS (Short Message Service) con la cassetta postale di un utente.
- Supporta la visualizzazione dello stato di risposta del messaggio.
- Recupera i messaggi il più velocemente possibile, in base alla velocità di Internet.
- Fornisce informazioni sui partecipanti a una riunione.
- Supporta la ricerca estesa di tutte le informazioni su Exchange server.
- Dà la possibilità di reimpostare PIN
- Protegge il dispositivo con criteri di password avanzate.
- Consente di impostare risposte automatiche quando si è lontani dal lavoro o fuori ufficio.
- Supporta la sincronizzazione delle attività.
- Fornisce informazioni sulla disponibilità dei contatti.
Queste caratteristiche migliorano notevolmente l’usabilità di Exchange ActiveSync e lo rendono uno strumento utile per chiunque voglia rimanere in cima a ciò che sta accadendo sul posto di lavoro, anche quando sono in movimento.
Come usare Exchange ActiveSync?
Poiché exchange ActiveSync è abilitato per impostazione predefinita, non è richiesto alcun processo di installazione separato. Tutti gli utenti che utilizzano Exchange Server 2016 o Exchange Online possono sincronizzare automaticamente il proprio dispositivo mobile con Exchange server.
Controllo per gli amministratori di Exchange
Microsoft
Come amministratore di Exchange, è possibile controllare le impostazioni e gestire il modo in cui i dipendenti utilizzano questa funzione. In linea di massima, di seguito sono riportati alcuni aspetti che è possibile controllare.
- Abilita o disabilita Exchange ActiveSync per gli utenti in qualsiasi momento.
- Imposta criteri di sicurezza come la lunghezza minima della password, i tentativi massimi di password non riuscite e così via.
- Eseguire una cancellazione remota per cancellare tutti i dati da un telefono cellulare perso o rubato, in modo che le informazioni sensibili dell’azienda non cadano nelle mani sbagliate.
- Esporta i dati utente in molti formati.
- Creare una vasta gamma di report per identificare i problemi e di rimanere in cima a diverse metriche di utilizzo.
- Impostare le regole di accesso ai dispositivi per limitare i tipi di dispositivi mobili che possono essere sincronizzati con Exchange server.
In qualità di amministratore di exchange, queste funzionalità consentono il controllo completo su chi accede al server Exchange dell’organizzazione e come.
Creazione di un profilo Exchange ActiveSync
È necessario creare un profilo exchange ActiveSync in Outlook per accedere alle informazioni della cassetta postale sul dispositivo mobile. Ecco come è possibile configurarlo.
- Vai al pannello di controllo e seleziona posta. Fai clic su “Mostra profili”
- Dai un nome al tuo profilo e premi conferma.
- Scegliere “Configurazione manuale o tipi di server aggiuntivi” e fare clic su Avanti.
- Selezionare la seconda opzione in questa schermata, che è “Outlook.com o servizio compatibile con Exchange ActiveSync.”Fare clic su Avanti.
- Nella finestra successiva, inserisci nome, nome utente, password, nome server e fai clic su Avanti. Se l’utente non proviene dal dominio primario, è necessario inserire anche il nome di dominio. Ad esempio, [email protected].
- Outlook eseguirà alcuni test per verificare la connessione. Fare clic su Chiudi dopo che Outlook ha completato tutti i test.
- Infine, fare clic su Fine. Ora sei pronto per connetterti al server Exchange dal tuo dispositivo mobile.
Disabilitazione di Exchange ActiveSync
Microsoft
Come amministratore di Exchange, è possibile disabilitare exchange ActiveSync in qualsiasi momento. Per farlo per l’intera organizzazione:
- Passare a Strumenti di amministrazione > Internet Information Services (IIS) manager.
- Espandere il gestore IIS, fare doppio clic sul nome del server e fare doppio clic per espandere la cartella “pool di applicazioni”.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su “MSExchangeSyncAppPool “e selezionare” stop ” dall’elenco.
Questo dovrebbe disabilitare Exchange ActiveSync per l’intera organizzazione. Per abilitarlo, seguire la stessa procedura, ma invece di “stop”, fare clic su “start” dal menu di scelta rapida.
Disabilitazione di Exchange ActiveSync per un singolo utente
A volte, è possibile abilitare o disabilitare Exchange ActiveSync per un singolo utente anziché per l’intera organizzazione. I passaggi per questo processo sono:
- Aprire la console di gestione Exchange.
- Passare a “configurazione destinatario”e selezionare” casella di posta.”
- Scegliere” proprietà ” dal riquadro delle azioni. In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla casella di posta dell’utente e scegliere “Proprietà.”
- Fare clic su” mailbox features ” scheda.
- Selezionare “Exchange ActiveSync” e fare clic su ” disattiva.”Infine, fare clic su” OK ” e il gioco è fatto.
È anche possibile eseguire questo comando in Exchange management shell per disabilitare Exchange ActiveSync per un utente.
Set-CASMailbox -Identity<SMTP Address of user> -MobileSyncEnabled $false
Per abilitare, seguire la stessa procedura, ma invece di” disattiva “scegliere ” abilita”. Il comando in Exchange management shell è
Set-CASMailbox -Identity <SMTP Address of user> -ActiveSyncEnabled $true
Si noti che è necessario un ruolo di amministratore di Exchange organization per abilitare e disabilitare Exchange ActiveSync.
Limitazioni di Exchange ActiveSync
Anche se Exchange ActiveSync è un ottimo strumento per accedere al server di Exchange, si tratta ancora con alcune limitazioni che si dovrebbe sapere prima di iniziare ad usarlo.
- Non è possibile creare ulteriori cartelle di attività, contatti o informazioni sul calendario. È possibile visualizzare solo ciò che è già disponibile in Exchange server.
- L’elenco indirizzi globale non si sincronizza.
- Non è possibile condividere alcuna cartella. Questo è ovvio considerando l’aspetto della sicurezza dell’organizzazione.
- Non è possibile sincronizzare bozze, note o stato attività.
- Le ricevute di consegna e lettura non funzionano in ActiveSync.
Nonostante queste limitazioni, Exchange ActiveSync offre un sacco di flessibilità in quanto consente di accedere alla casella di posta in qualsiasi momento attraverso il dispositivo mobile.
Come puoi vedere, Exchange ActiveSync è un protocollo sviluppato da Microsoft per facilitare la comunicazione tra il server Exchange dell’organizzazione e il dispositivo mobile di un dipendente. E come abbiamo detto prima, si presenta come parte di Microsoft Exchange 2016, quindi non richiede alcuna configurazione aggiuntiva.
Dal punto di vista degli amministratori di Exchange, questa funzione dà loro un buon controllo su quali informazioni si accede, e anche il processo per abilitare e disabilitare Exchange ActiveSync è facile. Per questi motivi, è probabile che sia una grande aggiunta all’arsenale di strumenti di qualsiasi amministratore di Exchange.
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