Nell’era dei messaggi di testo e dei social media, le usanze tradizionali come RSVPing a un evento possono sembrare antiquate. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che tu riceva un invito a eventi cartacei o un invito GEVME tramite il tuo sito di social media preferito, chiedere e fornire una risposta RSVP è normale. Quindi ti stai chiedendo come rispondere a un evento via e-mail?
Cosa significa RSVP?
RSVP è l’abbreviazione della frase francese “répondez s’il vous plait”, che significa”per favore rispondi”. Tradizionalmente, gli inviti inviati per posta includono una busta stampata e una scheda di risposta per facilitare la risposta del destinatario. Questo è uno dei modi per gestire un invito a nozze RSVP, e il costo dell’affrancatura di ritorno e la stampa aggiuntiva è valsa la pena così la coppia felice ha un numero esatto contare per il loro grande giorno.
RVSP vs rimpianti solo
A seconda delle istruzioni contenute nell’invito, è possibile inviare un’e-mail al mittente con l’RSVP, che consente di risparmiare tempo e denaro. Anche se la risposta e-mail è accettabile, si possono avere domande su come formattare la risposta: RVSP o rimpianti solo. La frase “RSVP, solo rimpianti”, o semplicemente “Solo rimpianti”, è una variante moderna popolare che implica”Se non rispondi, sarà presa come accettazione”. La frase “Solo rimpianti” si riferisce al presupposto che una declinazione sarà formulata con qualche variazione di “Ci dispiace di non poter partecipare…”.
Tipi di RSVP
Una RSVP a un evento via e-mail può essere eseguita in diversi modi. Ci sono tre elementi critici per ogni evento RSVP: la scadenza RSVP, il nome (i) dell’ospite e la risposta. Ci sono anche e-mail RSVP formali e informali. Le opzioni includono RSVP via e-mail, testo, o un messaggio diretto sui social network, a seconda del rapporto esistente con il mittente e come si sceglie di inviare l’invito originale.
Quando l’RVSP deve essere inviato
Fai la tua data RSVP due o tre settimane prima della data dell’evento per lasciare abbastanza tempo per ottenere un organico finale al catering (una settimana prima) e finalizzare il tuo grafico dei posti a sedere. Un RVSP formale per un evento è fatto nel caso di una conferenza, riunione, vertice, matrimonio, eccetera. RSVP non formali vengono inviati anche per assicurarsi che tutti stanno arrivando.
Se pensi di dover aggiungere una spiegazione per la tua assenza, fallo. Spesso, sapere in anticipo quante persone arriveranno è più importante per l’organizzatore dell’evento che i motivi per cui non vengono.
Eventi che richiedono una risposta
Una conferenza o un matrimonio, feste di compleanno, anniversari, feste aziendali, ecc., richieda una risposta che è sia formale che cordiale allo stesso tempo, quindi si assicuri usare un’e-mail che richiede un RSVP. Ricordarsi di chiedere una risposta a qualsiasi invito che richiede uno e RSVP a qualsiasi cena o un altro evento che richiede la pianificazione in base al numero di ospiti.
Cosa succede se non RSVP?
Infatti, alcune persone dimenticano, mentre altri procrastinano e poi si sentono in colpa, quindi ritardano ancora di più nel rispondere all’e-mail RSVP per un evento. Troppi host sul lato non ricevente di un RSVP, sembra che un invitato stia semplicemente aspettando che qualcosa di” migliore ” possa arrivare. Gli organizzatori di eventi possono anche chiamare coloro che non prontamente o in modo appropriato e-mail di risposta a un RSVP.
Come rispondere via e-mail a un evento
Se la risposta RSVP deve essere formale o meno dipende dal tono dell’invito stesso.
RSVP formale
La risposta a un invito a una conferenza è di solito più formale di un invito barbecue con i tuoi amici. Devi dire alla persona se vieni e porti un ospite.
RSVP informale
Se l’invito è inaspettato o se è conveniente personalizzare la risposta, è possibile utilizzare un linguaggio informale.
Come ringraziare il tuo ospite
“Richard e Rebecca Rogers sono felici di accettare (o rimpiangere di non poter accettare) il tuo gentile invito a (il nome dell’evento) su (la data dell’evento). Grazie per aver ospitato questo evento.”Questo fornisce tutte le informazioni di cui l’host ha bisogno per aggiungerti o controllare il tuo nome nell’elenco delle presenze.
Formulazione
Anche in formato e-mail, una risposta ufficiale dovrebbe seguire la formulazione dell’invito. Quando si crea un’e-mail RSVP e durante il processo di progettazione dell’invito, è possibile accedere alla parte RSVP del pacchetto e-mail e scoprire di non aver riflettuto molto su come questo elemento dovrebbe essere formulato.
Per i pianificatori
Utilizzare carte di posta elettronica accompagnate da una busta con un francobollo. Può anche essere una cartolina a due lati, oppure si può semplicemente indicare un sito web per gli ospiti di interagire con o un numero di telefono per gli ospiti di chiamare e fornire le loro risposte.
Creazione di un RSVP
Cattura i dettagli dell’evento, personalizza la tua messaggistica e-mail, progetta e disegna il tuo invito come desideri, senza bisogno di competenze di programmazione, tramite la piattaforma di email marketing GEVME. Il tuo database verrà aggiornato con ogni risposta al tuo evento che ricevi attraverso questo intuitivo sistema di posta elettronica.
Scrivere istruzioni su come rispondere
Semplifica la risposta degli ospiti. Sii chiaro nella tua richiesta e preparati a spingerli. Usa un tono educato ma fermo. Evitare di dare loro troppo stretto di una scadenza.
Definizione della scadenza per una risposta
Scrivi un RSVP a un evento con una scadenza che non è troppo presto e non troppo lontana.
Annullare o modificare un RSVP
Cambiare un “sì” in un “no” è accettabile solo in caso di malattia o infortunio, di morte in famiglia o di altre circostanze estremamente gravi.
Esempio di email RSVP
Per comprendere le specifiche della scrittura e delle applicazioni RSVP, esaminare questi RVSP in un esempio di evento:
Power events in tutto il mondo con l’aiuto di GEVME
La piattaforma di gestione degli eventi GEVME consente di gestire milioni di ospiti in tutto il mondo. Invia inviti digitali agli ospiti o incorpora il tuo RSVP sul tuo sito Web e GEVME renderà il monitoraggio delle presenze un gioco da ragazzi.
Utilizzare un unico strumento per specifiche esigenze RSVP.
Utilizza il software di gestione e marketing degli eventi completamente integrato di GEVME per alimentare ogni fase del ciclo di vita dell’evento. Utilizzare un unico strumento per specifiche esigenze RSVP, o approfittare di funzioni selezionate personalizzando le vostre e-mail. I tuoi ospiti possono visitare il tuo sito web RSVP online e completare il tuo RSVP online personalizzato in pochi minuti!