Microsoft Word è uno dei programmi più comuni utilizzati nel mondo degli affari oggi. La ricerca mostra che quasi 600.000 aziende negli Stati Uniti utilizzano Office 365 e quindi utilizzano Microsoft Word come elaboratore di testi principale.
Mentre la scrittura di documenti è la funzione principale di Microsoft Word, può servire il vostro business in molti altri modi.
Che cos’è Microsoft Word?
Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office più grande che include anche PowerPoint ed Excel. Esistono diverse versioni, tra cui Home & Business, Home & Student e Professional.
“Microsoft Word è il word processor più popolare e compatibile, disponibile su tutte le piattaforme”, ha dichiarato Colin Palfrey, Chief Marketing officer di Majesty Coffee. “I file sono compatibili in avanti e indietro su tutti i dispositivi, offrendo uno standard universale per gli scrittori.”
Quali sono gli usi aziendali per Microsoft Word?
Considerando che Microsoft Word ha così tante funzioni e caratteristiche, non c’è da meravigliarsi che le persone hanno iniziato a utilizzare sempre di più per le loro operazioni di business.
“Scrivere proposte e contratti ufficiali è una grande parte di ciò per cui uso MS Word”, ha detto Palfrey. “Ho anche redigere e-mail in MS Word per assicurarmi che la formattazione e la grammatica/sintassi siano corrette.”
Di seguito sono riportati alcuni dei modi specifici in cui è possibile incorporare Microsoft Word nei processi aziendali.
Condivisione documenti
Poiché Microsoft Word è compatibile con qualsiasi piattaforma o dispositivo, i documenti creati nell’elaboratore di testi possono essere condivisi con chiunque, anche con coloro che non hanno un abbonamento a Microsoft Word.
“Per me, una grande caratteristica è essere in grado di tirare su le presentazioni che ho fatto su un Mac e visualizzarli su qualsiasi dispositivo, perché tutti i miei dispositivi sono in grado di visualizzare lo stesso file,” Palfrey ha detto.
Opzioni modello
Microsoft Word ha migliaia di modelli, sia built-in e scaricabili, che ti danno un modo semplice per iniziare su documenti aziendali come lettere, rapporti e proposte. Ecco alcuni dei modelli MS Word più popolari per scopi commerciali:
- Calendario
- lettera Commerciale
- Riprende e lettere di copertura
- Newsletter
- relazione
- proposte Commerciali
- Fattura
- Bilancio
- Brochure e volantini
- Pensione annuncio
- Certificati (dipendente del mese, per esempio)
- lettera di Riferimento
- materiali di Marketing
- Impiegato segnala
“MS Word dispone di modelli per la creazione di tutto, dal verbale della riunione di brochure di prodotto,” ha detto Allan Borch, fondatore di Dotcom Dollaro.
Creazione del contratto
È possibile utilizzare Microsoft Word per creare il proprio contratto o modelli di contratto. Mentre il programma non ha un modello scaricabile per i contratti commerciali, è abbastanza facile trovare uno con uno stile che ti piace altrove, copiare e incollare in un nuovo documento, e collegare le informazioni. (Nota che qualunque sia la strada che prendi con i tuoi contratti, è importante averli esaminati da un avvocato.)
Collaborazione in team
Con le opzioni di condivisione, è possibile inviare documenti ai colleghi per farli lavorare. Possono monitorare le loro modifiche in modo che sia più facile vedere cosa hanno aggiunto o rimosso. Le modifiche tracciate consentono anche loro di scrivere note e domande ai margini a cui rispondere da chiunque altro lavori sul documento.
Stampa unione
Questa funzione consente di creare una varietà di documenti che possono essere personalizzati per ogni persona che lo riceve. Questa potrebbe essere una newsletter via email, un invito a una riunione o una corrispondenza commerciale generale.
In questo caso, alcuni tipi di foglio di calcolo o elenco devono essere associati al documento in modo che Microsoft Word sappia quali nomi e indirizzi inserire nei segnaposto.
Quali sono alcuni altri usi per Microsoft Word?
Microsoft Word può essere utilizzato non solo per le imprese, ma per divertimento e convenienza generale troppo. È possibile utilizzare questo software per ufficio per una pletora di compiti diversi da scrivere una lettera, digitando un saggio o la stesura di un memo.
Calendario
Microsoft Office include modelli di calendario pronti per la personalizzazione. Se non si desidera utilizzare uno dei calendari Microsoft, è possibile creare il proprio e personalizzarlo come si desidera nel software. Semplicemente ruotando il layout di un documento in orizzontale e inserendo una tabella larga sette colonne e lunga cinque o sei righe, puoi creare un calendario mensile a pagina intera per tenere traccia del tuo programma.
Per creare un calendario più piccolo, puoi invece utilizzare l’orientamento verticale e includere un’intestazione nella parte superiore della pagina con la parte del calendario nella parte inferiore della pagina. Puoi anche inserire immagini, filigrane o altre illustrazioni per personalizzarlo prima di schiaffeggiarlo sul tuo frigorifero.
Cancelleria o carta intestata
Con la vasta selezione di clip art che Microsoft Office include, è possibile creare facilmente cancelleria personale o carta intestata professionale. In primo luogo, si sceglie un fotogramma completo o parziale da inserire nella pagina. Da lì, si personalizza con le proprie immagini, filigrane e diversi tipi di carattere per abbellire la pagina. Microsoft Word include anche modelli di cancelleria e carta intestata che è possibile utilizzare se non si desidera creare il proprio.
Cartoline
Invece di pagare per le cartoline costosi sul vostro viaggio, è possibile attendere fino a quando si arriva a casa e crearli da soli con le immagini dalla propria fotocamera. Microsoft Word rende facile creare cartoline con una configurazione 4 x 6 pollici. Facendo clic sulla scheda Layout di pagina e quindi cambiando la dimensione del documento alla dimensione cartolina, è possibile iniziare a personalizzarlo. È anche possibile stampare la cartolina su foto o cartoncino per renderlo più durevole quando si invia via per posta.
Newsletter
Grazie alla funzione a colonne multiple in Microsoft Word, è possibile creare facilmente newsletter familiari o aziendali. Innanzitutto, scegli l’orientamento verticale o orizzontale. È quindi possibile personalizzare in qualsiasi modo si desidera. È possibile aggiungere colonne e inserire una linea continua tra di loro per una separazione più distinta. Microsoft Office include alcuni modelli di newsletter pronti all’uso da cui puoi lavorare se non vuoi prenderti il tempo di crearne uno tuo.
Volantini o inviti
Se avete bisogno di un volantino per una vendita cantiere o una festa di lavoro o un invito per la festa di compleanno del vostro bambino, si può facilmente creare in Microsoft Word. Se vuoi essere creativo, puoi iniziare da un documento vuoto e creare un volantino o un invito tutto da zero. Se non ti senti all’altezza, puoi scegliere tra molti modelli di volantini e inviti pronti all’uso in Microsoft Office per una creazione rapida.
Che tu stia redigendo e-mail, scrivendo proposte o personalizzando uno dei tanti modelli disponibili in Microsoft Word, non c’è dubbio sul valore del word processor per scopi commerciali.