Una lettera di citazione è scritta da una società con l’intento di fornire un preventivo per i loro prodotti o servizi. Una lettera di quotazione dovrebbe descrivere chiaramente i prodotti o servizi citati in modo che il destinatario possa prendere una decisione di acquisto informata. Ad esempio, il destinatario può prendere una decisione migliore conoscendo i materiali esatti dei tubi che si intende installare in una casa. Quando un potenziale cliente sta confrontando tre citazioni idraulici, conoscere il materiale coinvolto è importante quanto conoscere il prezzo.
La tua offerta può essere semplice o complessa. Si potrebbe considerare l’offerta di materiali di qualità superiore ad un prezzo più elevato, e materiali standard ad un prezzo standard. Ad esempio, l’offerta di una recinzione in legno con supporti in metallo o con supporti in legno consente al cliente diverse opzioni a prezzi diversi. Consentire la scelta aumenta la probabilità che la tua azienda assicuri il lavoro.
Cose da considerare quando si scrive una lettera di citazione
Puoi offrire il tuo preventivo per posta (lettera) o via e-mail. In entrambi i casi, dovrebbe contenere il nome e il logo dell’azienda, l’indirizzo e le informazioni di contatto.
Una lettera di citazione è un documento professionale e dovrebbe essere scritta in un tono formale. Offri i tuoi prodotti o servizi in un formato di carta intestata chiaro e di facile lettura. L’uso di punti elenco e tabelle è comune in lettere di citazione perché rendono facile capire le differenze tra i servizi forniti o puntare verso il basso le qualità del prodotto.
I tuoi materiali, servizi o prodotti devono essere descritti nel modo più dettagliato possibile, senza che la citazione suoni come una pubblicità. Il tuo potenziale cliente sa già qualcosa su ciò di cui ha bisogno. Sia chiaro ma non crei un passo di vendite.
Cosa includere in una lettera di quotazione
La tua quotazione deve avere determinati elementi per essere efficace. Ecco cosa è necessario includere:
- informazioni di Base sulla società
- Una mostra di gratitudine per essere considerato
- Elenco dei prodotti e/o servizi
- il Tuo preventivo(s)
- prezzo Totale del pacchetto
- Opzioni, se possibile
- Garanzia
- informazioni di Contatto
Suggerimento: Una mostra di gratitudine è uno degli elementi più essenziali in qualsiasi corrispondenza professionale. Lasciate sempre il vostro cliente di sapere che li apprezzano
Citazione di Formato della Lettera
{tuo nome}
{il nome dell’azienda e il logo}
{tua azienda indirizzo}
{il tuo indirizzo e-mail}
{data}
{nome}
{indirizzo}
Cari {destinatario}:
Grazie per la considerazione di noi per il vostro {prodotto o servizio} esigenze. Ecco la citazione che hai richiesto.
Preventivo per {prodotti o servizi}
| {prodotto o servizio} | Descrizione | Modello | Prezzo | Totale |
{Quest’area può essere utilizzata per garantire informazioni ed esclusioni di responsabilità, se qualsiasi}
sono felice per discutere di questa citazione con voi e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Puoi contattarmi sul mio cellulare al {numero di telefono}, o via e-mail all’indirizzo {indirizzo e-mail}.
Grazie ancora per la vostra richiesta di preventivo.
Sinceramente,
{la tua firma}
{il tuo nome}
Lettera di citazione del campione
Ecco una lettera di esempio basata sul formato di base di cui sopra. La società che cita fa parte della produzione. Stanno facendo offerte per un contratto per più parti, che creeranno usando la loro struttura di lavorazione a getto d’acqua.
Jason Mitford
Allied Manufacturing, Inc.
2000 West Highland
Bedford, MI 90776
25 giugno 2022
Jessica Morant
Total Aircraft Manufacturing, Inc.
3046 South Ford Street
Bedford, MI 90775
Cara Jessica:
Grazie per averci preso in considerazione per le vostre esigenze di lavorazione a getto d’acqua. Ecco la citazione che hai richiesto.
Citazione per la Produzione di Parti di Aerei
| Prodotto | Descrizione | Modello | Prezzo | Totale |
| Titanio Parte | “Posteriore Brace” per il vostro disegno. 78996 e specifiche | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| Titanio Parte | “Front Brace” per il vostro disegno. 78997 e specifiche | 82 | $47.00 | $3,854.00 |
| componente in Acciaio Inossidabile | “Sinistra Dettaglio” in base al vostro disegno. 89564 e specifiche | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| componente in Acciaio Inossidabile | “Diritto Particolare” per il vostro disegno. 89565 e specifiche | 46 | $26.00 | $1,196.00 |
| Prezzo Totale | $10,100.00 |
fornitura di materie prime per le vostre specifiche. Ogni parte è soggetta all’approvazione del controllo di qualità nella vostra struttura.
Nota: Non abbiamo incluso alcun requisito di finitura diverso da quelli specificati nei vostri disegni.
Sono felice di discutere questa citazione con voi e rispondere a tutte le domande che potreste avere. Puoi contattarmi sul mio cellulare al (382) 977-6558, o via e-mail all’indirizzo Posso facilmente fermarmi per vederti e parlare delle tue esigenze di produzione.
Grazie ancora per la vostra richiesta di preventivo.
Cordiali saluti,
Jason Mitford
Importante: Come potete vedere, questa lettera di esempio contiene una garanzia implicita sulle parti- ” Ogni parte è soggetta all’approvazione del controllo di qualità nella vostra struttura.”Se una parte viene rifiutata, il destinatario può rispedirla per essere rielaborata o rottamata senza alcun costo per il destinatario.
La società ha anche osservato che non sono inclusi requisiti di finitura diversi da quelli sui disegni forniti. In altre parole, se una qualsiasi delle parti deve essere verniciata, anodizzata o rifinita in qualsiasi altro modo rispetto a quanto specificato nei disegni, questa finitura non è inclusa nel preventivo.
Modello di lettera di quotazione
- MS Word
Prodotto Prezzo di Quotazione Lettera
- MS Word
Quotazione del prezzo del servizio
- MS Word
Richiesta di Preventivo Lettera
- MS Word
Conclusione
Tutte le aziende devono avere un formato, o di un modello, da utilizzare per le citazioni. Il formato di cui sopra funziona per le quotazioni per servizi o prodotti. Le parti più importanti di qualsiasi lettera di citazione sono uno spettacolo di gratitudine e la volontà di discutere la citazione. Prodotti e servizi e i loro prezzi, dovrebbero essere chiari, descrittivi e facili da capire.