Aggiornato settembre 2020
HR Domanda:
Abbiamo ricevuto un sacco di curriculum di recente – alcuni sono stati per le posizioni che abbiamo pubblicato, e alcuni sono non richiesti. Dobbiamo mantenere tutti questi curriculum, e se sì, per quanto tempo abbiamo bisogno di mantenere i curriculum e le applicazioni?
HR Risposta:
In primo luogo, cerchiamo di affrontare cosa fare con curriculum non richiesti. Non sei obbligato a memorizzare curriculum non richiesti; tuttavia, è importante essere coerenti con il tuo approccio. Se ci sono dei curricula non richiesti che avete conservato per ulteriore considerazione, il vostro approccio migliore è quello di mantenere tutti i curricula non richiesti per la stessa durata di tempo che si conservano i vostri curricula sollecitati.
Per curriculum e applicazioni che avete ricevuto in relazione ad un lavoro di apertura, ci sono alcune leggi federali che richiedono ai datori di lavoro di mantenere le domande di lavoro e documenti correlati che vanno per un periodo di uno o due anni dalla data della decisione di assunzione (la data la posizione è stata riempita, non pubblicato). I datori di lavoro sono responsabili di seguire le leggi federali in base alle quali sono coperti, nonché eventuali requisiti contrattuali che possono avere (cioè, contratti sindacali) che possono richiedere ulteriore tempo per mantenere i record.
Un altro elemento importante da notare per quanto riguarda recordkeeping richiedente è che si sono tenuti a mantenere non solo le domande di lavoro per una posizione, ma l’intero record di assunzione. I record di assunzione potrebbero includere applicazioni, curriculum, strumenti di screening e valutazioni, controlli dei precedenti e controlli di riferimento. Tutto ciò che si utilizza per aiutarvi con una decisione di lavoro è considerato parte dei vostri record di assunzione.
Le principali leggi federali che affrontano i requisiti di conservazione dei record di occupazione includono:
- Titolo VII del Civil Rights Act del 1964-Richiede ai datori di lavoro di tenere vari record di occupazione, comprese le domande di lavoro, per un anno dalla data in cui la domanda è stata ricevuta.
- Discriminazione in base all’età nella legge sull’occupazione – Richiede ai datori di lavoro di mantenere le domande di lavoro per un anno. C’è un linguaggio, tuttavia, che indica se sei consapevole che il richiedente ha più di 40 anni, dovresti conservarlo per due anni.
- Americans with Disabilities Act-Richiede ai datori di lavoro di conservare le domande di lavoro e documenti per un anno. C’è qualche variazione in base al fatto che le domande siano sollecitate o non richieste, ma la conservazione massima è di due anni.
- Executive Order 11246-Se sei un appaltatore del governo e hanno meno di 150 dipendenti o un contratto di almeno $150.000 è necessario conservare questi record per un anno. Se si dispone di almeno 150 dipendenti o più e un contratto di $150.000, si sono tenuti a mantenere i record per due anni. Se hai un curriculum a portata di mano da una ricerca precedente e decidi di considerarlo per una nuova posizione mesi lungo la strada, dovrai mantenere quel curriculum o l’applicazione per il tempo richiesto in base all’ultima visualizzazione del documento (cioè, 1-2 anni dopo la data di riempimento della seconda posizione).
Una parola di cautela – se c’è un addebito di discriminazione o una pratica di lavoro illegale intentata contro il datore di lavoro, le domande di lavoro devono essere mantenute fino a quando la questione non raggiunge una risoluzione. Questo può diventare difficile se qualcuno sostiene la discriminazione perché non hanno ottenuto una promozione; il datore di lavoro è quindi tenuto a mantenere tutte le domande ricevute per quella promozione fino a quando il reclamo non viene risolto. Con una lunga causa e contenzioso, questo potrebbe essere una quantità estesa di tempo.
In generale, la buona pratica è quella di mantenere curriculum e applicazioni di individui non assunti per due anni successivi alla data in cui il processo di assunzione è completato per una posizione (cioè, dal momento in cui il nuovo dipendente inizia a lavorare). Ricordarsi di consultare le leggi statali in aggiunta ai regolamenti federali nel determinare quanto tempo per mantenere i record dei dipendenti.
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