Dal Centro di gestione del rischio senza scopo di lucro
Nel caso in cui sia necessario presentare un reclamo, potresti mettere rapidamente le mani su tutte le polizze assicurative che potrebbero coprire un incidente, inclusi i reclami scaduti?
Le polizze assicurative coprono gli eventi che vengono affrontati da reclami presentati al vettore in un momento futuro. Nel momento in cui si verifica l’evento che innesca un reclamo, la polizza assicurativa originale che copre quell’evento potrebbe essere scaduta e la nuova polizza potrebbe contenere disposizioni diverse. Le domande da porsi sono: “Quale politica si applica-quella vecchia o quella nuova? E cosa fornisce esattamente la politica applicabile?”
A volte un reclamo di responsabilità che si verifica durante il periodo della politica non verrà scoperto fino alla scadenza della politica, forse anni dopo. Un primo esempio di tale reclamo coda lunga è la perdita da frode che è coperto da una polizza di assicurazione crimine. La frode può avvenire per un periodo di anni e non essere scoperto fino a molto tempo dopo la politica è scaduto.
Politiche mancanti
Cosa succede se non riesci a trovare le politiche scadute? Potresti contare sul tuo broker o agente per avere una copia a portata di mano? In un numero sorprendente di casi anche le compagnie di assicurazione non possono individuare una copia delle polizze scadute. Le aziende che non fanno altro che archeologia per trovare la traccia cartacea per sostenere tali affermazioni fanno abbastanza bene. Ma perché spendere i soldi dopo il fatto quando si può mettere un sistema semplice in atto che manterrà le vostre politiche organizzate e disponibili?
Politiche di archiviazione
Buone pratiche di gestione del rischio mandato avere un sistema per l’archiviazione delle politiche scadute, ma per quanto tempo le politiche scadute dovrebbero essere conservate nel file cabinet?
Leggi statali
Le leggi statali variano, ma generalmente richiedono agli agenti assicurativi di conservare copie delle politiche dei loro clienti per 6-7 anni. Dal momento che un no-profit non può sempre contare su avere accesso ai file dell’agente di assicurazione quando necessario, ogni no-profit dovrebbe anche mantenere copie di polizze scadute.
Raccomandazioni NRMC
Il Centro di gestione del rischio senza scopo di lucro raccomanda che la politica di conservazione dei documenti di un’organizzazione senza scopo di lucro richieda che tutte le politiche tranne le richieste siano mantenute in modo permanente. Ora che le politiche sono disponibili elettronicamente (è possibile eseguire la scansione le politiche nel sistema informatico o richiedere che il vettore di assicurazione fornire la politica in formato elettronico), stoccaggio occupa molto meno spazio fisico. Invece di traboccanti schedari o librerie piene di raccoglitori a 3 anelli, è possibile salvare i criteri sul server. Naturalmente si avrà un sistema di backup audio in atto, sarà archiviare copie cartacee delle politiche fuori sede e informare il personale dell’ufficio chiave o volontari chiave dove vengono mantenuti i backup e le copie cartacee. Si desidera anche eseguire test del supporto di backup per assicurarsi che siano in grado di essere ripristinati in una situazione di emergenza.