I documenti possono essere un tale mal di testa. Tuttavia, è anche parte integrante della gestione del proprio studio dentistico.
Hai a che fare con le normali attività di lavoro di ufficio di gestione di un business. In piu’, stai gestendo la cartella clinica del tuo paziente. Questo può diventare difficile quando si considerano le normative statali e le leggi sulla privacy.
Che aspetto ha la conformità? Quanto tempo ha uno studio dentistico per tenere i registri dei pazienti? Dove puoi tenerli? Quando si può sbarazzarsi di loro, come si fa?
Per rispondere a queste domande, diamo un’occhiata.
Perché le registrazioni dentali sono importanti?
Una registrazione dentale completa e accurata è molto vantaggiosa per il paziente. Con le informazioni nel record, i dentisti possono fornire la migliore cura possibile, anche se non hanno mai visto il paziente prima.
Le registrazioni dentali sono importanti anche per te come dentista. Se mai vi trovate sul lato sbagliato di una causa di negligenza, è possibile presentare i record come prova per difendersi.
Se hai mai visto un dramma criminale in TV, saprai questo. I denti di ogni persona sono unici per loro. Pertanto, le autorità possono utilizzare le registrazioni dentali per identificare i corpi e le persone scomparse.
Per quanto tempo uno studio dentistico deve tenere la documentazione dei pazienti?
Sarebbe bello se ci fosse una risposta rapida e facile a questa domanda. Sfortunatamente, non c’è.
Non solo le leggi variano a seconda dello stato, ma variano anche a seconda del paziente. Per scoprire le informazioni specifiche per il tuo stato, devi contattare il Consiglio di Odontoiatria per il tuo stato.
Come regola generale, la maggior parte degli stati richiede di conservare i record per 5-7 anni. Tuttavia, il requisito effettivo può essere di soli 2 anni fino a 10.
Tieni presente che Medicare / Medicaid richiede 5 anni di conservazione ai fini della fatturazione. Quindi, anche se il tuo requisito statale è inferiore, dovrai mantenere i record per i pazienti che utilizzano questi servizi almeno 5 anni.
Altre circostanze speciali includono:
- Minori: In genere è necessario mantenere i record per un periodo di tempo specificato dopo la maggiore età
- Un paziente incompetente: Di solito fino a dopo la morte del paziente
- Disputa di servizio: Non distruggere il record fino a quando la controversia non viene risolta, anche se il periodo di conservazione è scaduto
Una volta che hai le informazioni di conservazione per il tuo stato, assicurati che tutto il tuo staff comprenda e segua il protocollo corretto per ogni tipo di record. Non vuoi finire nei guai per aver lasciato cadere un disco tra le fessure.
Come devono essere conservate le registrazioni dentali?
A causa di problemi di privacy, non è necessario memorizzare le registrazioni dentali in cui altre persone possono accedervi. Solo il personale autorizzato, come il personale dell’ufficio, può avere accesso a questi record.
La maggior parte degli studi dentistici sono abbastanza piccoli che la memorizzazione in loco di record in forma cartacea è facile e pratica. Tuttavia, devono essere memorizzati in un luogo sicuro.
Le leggi sulla privacy non impongono che i record devono essere conservati in armadi con serratura. Ma tieni presente che è tua responsabilità assicurarti che le persone non autorizzate non accedano ai record.
Pertanto, le grandi istituzioni possono determinare che è più sicuro conservare i record in armadi chiusi. La maggior parte degli studi dentistici, tuttavia, sono piccoli e poche persone hanno accesso alle camere record. È possibile eseguire la propria valutazione del rischio e determinare quale metodo di archiviazione è giusto per la vostra pratica.
Cosa succede se esaurisco lo spazio?
Dopo che sei stato in attività per alcuni anni (o se la tua pratica è un successo strepitoso!) si può iniziare a corto di spazio di archiviazione. In tal caso, hai alcune opzioni per fare spazio extra.
Il primo, e più semplice, è semplicemente affittare un’unità di archiviazione fuori sede. Assicurarsi che la struttura che si sceglie è sicuro e abbastanza vicino per un facile accesso. È possibile memorizzare i record dei pazienti inattivi lì per liberare spazio per quelli attivi nella memoria in loco. Clicca per maggiori informazioni.
Un altro modo per risparmiare spazio è convertire i record in microfilm. Microfilm (o microfiche) occupa molto meno spazio rispetto ai record di carta.
Si potrebbe anche optare per un servizio di archiviazione record. Questo metodo vi costerà un bel po ‘ di soldi nel corso degli anni. Inoltre, dovrai assicurarti che i moduli e gli accordi appropriati siano compilati per rispettare le leggi sulla privacy.
Archiviazione elettronica è un’altra grande opzione. Si dovrà garantire che si sceglie il servizio di archiviazione con attenzione. Non lasciare mai i registri del tuo paziente vulnerabili all’attacco di un hacker. Ricorda, sei responsabile della loro riservatezza e integrità.
Come sbarazzarsi delle registrazioni dentali
A causa di problemi di privacy, non puoi semplicemente gettare le registrazioni dentali nella spazzatura e chiamarle buone. Devi seguire un certo protocollo e assicurarti che le informazioni del tuo paziente siano mantenute riservate. Questo è vero anche se il paziente di cui ti stai liberando è deceduto.
Il modo più comune per garantire che i record siano completamente distrutti in modo sicuro è distruggerli. Alcune pratiche scelgono di farlo da soli, mentre altri esternalizzano il lavoro a una società di triturazione professionale. Tenete a mente che proprio come con la società di stoccaggio, avrete bisogno di un accordo sulla privacy.
Nel caso in cui tu stia pensando che un falò nel cortile sia un buon metodo di distruzione, ti faremo sapere che non lo è. Le radiografie nelle registrazioni dentali rilasciano metalli quando bruciati e questo non è salutare per te o per l’ambiente.
Invece, guadagna un po ‘ di denaro extra recuperando e vendendo il contenuto d’argento da quei vecchi raggi X.
Wrapping Up
Quindi per quanto tempo uno studio dentistico deve tenere i registri dei pazienti? Speriamo di aver aiutato a togliere il mistero da esso.
Scopri le tempistiche specifiche dal tuo stato e segui i nostri consigli pratici per la conservazione e l’archiviazione. Il protocollo giusto farà in modo che non si apre il vostro studio dentistico fino a problemi con problemi di privacy.
Non dimenticare di controllare il resto del nostro blog per ulteriori suggerimenti e trucchi per gestire il miglior studio dentistico possibile!