Ci sono molti diversi tipi di documenti finanziari che si accumulano attraverso la vostra vita, e come si invecchia e prendere più prodotti finanziari, il numero è destinato a crescere e diversificare. Documenti finanziari possono essere molto importanti, non solo per il monitoraggio della spesa, credito e reddito, ma anche da utilizzare come prova quando si applica per i prestiti, correggere gli errori con la vostra banca o rivedere la vostra valutazione fiscale con HM Revenue and Customs (HMRC).
Alcuni di questi documenti saranno su carta, ma sempre più spesso, le dichiarazioni e le fatture vengono inviate elettronicamente. I documenti online possono risparmiare spazio, denaro e alberi, ma possono anche creare nuovi problemi quando si tratta di archiviare e proteggere i documenti. Ad esempio, la possibilità che i documenti vengano rubati o persi, il che può aumentare la possibilità di furto di identità.
Quali documenti finanziari devo conservare e per quanto tempo?
I documenti chiave includono elementi relativi allo stipendio come buste paga, P60 e P45, che possono essere utili se è necessario dimostrare il proprio reddito per motivi fiscali o di credito. HMRC suggerisce di mantenere buste paga per almeno 22 mesi dopo la fine dell’anno fiscale in cui sono state emesse. Tuttavia, se possibile, potrebbe essere utile per appendere a tutte le buste paga, o almeno il vostro P60s, in modo da avere la prova di cose come i contributi di assicurazione nazionale più tardi nella vita.
Gli estratti conto bancari e le bollette non devono essere conservati per un determinato periodo di tempo, se non si è lavoratori autonomi, ma ancora una volta può essere utile mantenere questo tipo di record per almeno due anni, se non di più. Anche se non si sta attualmente progettando di prendere un prestito o altro prodotto finanziario, se il creditore chiede estratti conto bancari dell’anno passato, sarà molto più facile tenere questi documenti a portata di mano. Allo stesso modo, le dichiarazioni di prestito dovrebbero essere mantenute anche dopo aver effettuato tutti i rimborsi, in modo da avere prove in caso di controversie.
La documentazione assicurativa deve essere conservata fino alla scadenza della polizza e potresti anche voler mantenere le vecchie polizze per confrontare termini, condizioni e costi con i tuoi nuovi accordi.
Se si sta applicando per un mutuo, i documenti di cui sopra diventano ancora più importanti. Quando si applica, è necessario fornire la prova di reddito alla vostra banca o la costruzione della società in modo che possano calcolare quanto si sarà in grado di pagare indietro. Questo include i tuoi ultimi tre mesi di buste paga, il tuo P60 più recente e sei mesi di estratti conto bancari. Se rivendichi benefici o hai investimenti, dovrai anche mostrare la documentazione, per dare ai finanziatori un quadro completo del tuo reddito.
Come posso mantenere al sicuro i documenti finanziari?
Sia i documenti cartacei che quelli elettronici devono essere tenuti al sicuro da perdite, danni e furti. Documenti finanziari possono essere molto prezioso per i criminali che cercano di commettere il furto di identità, in particolare estratti conto bancari e bollette, che può essere utilizzato come prova di identità o indirizzo. Le dichiarazioni perse o distrutte possono anche essere un dolore se è necessario dimostrare il proprio reddito o risolvere una controversia relativa a un prodotto finanziario.
I documenti cartacei che si desidera conservare devono essere conservati in un luogo sicuro, come un archivio chiuso o anche in una cassaforte se ne hai uno. I documenti più vecchi, che hai deciso di non conservare, dovrebbero essere triturati prima di essere gettati nel cestino del riciclaggio o della spazzatura. Strappare una lettera non è sempre sufficiente, in quanto può essere ricomposta per rivelare informazioni chiave.
Anche i documenti elettronici dovrebbero essere bloccati utilizzando password e crittografia protette. Se memorizzi estratti conto bancari o fatture nella tua e-mail o su un server cloud, assicurati di utilizzare una password sicura e casuale per l’account e di abilitare la verifica in due passaggi, ove possibile. Se si memorizzano documenti su un disco rigido, assicurarsi che si trovi in una cartella protetta da password su un computer sicuro.
Se si elimina un computer o un disco rigido, assicurarsi di trasferire i file in un luogo sicuro e quindi pulire l’unità per cancellare tutti i file. Basta cancellare i file non è sempre sufficiente, in quanto possono essere recuperati con il software giusto. Programmi specialistici possono essere scaricati che sovrascriverà i vecchi dati, e ci sono anche servizi che offrono hard-drive ‘triturazione’, che fisicamente distruggere vecchi computer e dischi rigidi.
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