PRINCE2 – A Structured Project Management Methodology
PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) è un metodo basato sui processi per una gestione efficace dei progetti. PRINCE2 è uno standard de facto utilizzato dal governo del Regno Unito, ampiamente riconosciuto e praticato nel settore privato nel Regno Unito e a livello internazionale.
Prima di ottenere specifiche su PRINCE2, questi sono alcuni punti generali sulla gestione del progetto. Dovrebbero aiutare a mettere tutto nel contesto.
Ogni volta che vogliamo fare qualcosa, costruire qualcosa, ottenere qualcosa o andare da qualche parte, dobbiamo rispondere ad alcune domande:
- Cosa stiamo cercando di fare?
- Quando inizieremo?
- Di cosa abbiamo bisogno?
- Possiamo farlo da soli o abbiamo bisogno di aiuto?
- Quanto tempo ci vorrà?
- Quanto costerà?
Queste sono le solite domande poste all’inizio di qualsiasi progetto e le risposte sono gli elementi costitutivi della gestione del progetto. Definiscono ciò che vogliamo fare e il modo migliore per farlo.
La gestione strutturata del progetto sta ordinando il progetto in passaggi definiti per renderlo logico e organizzato. PRINCE2 è la descrizione scritta di questo approccio.
Sappiamo per esperienza che i progetti non organizzati e scarsamente controllati di solito vanno disastrosamente male. L’ambulanza di Londra e il tunnel sotto la Manica hanno sperimentato pubblicamente guasti al sistema e enormi spese eccessive. Esistono metodi strutturati di gestione del progetto per prevenire tali disastri.
Il framework PRINCE2 dice che un progetto dovrebbe avere:
- Un inizio organizzato e controllato, vale a dire organizzare e pianificare prima di saltare in.
- Un mezzo organizzato e controllato, cioè mantenere i progetti organizzati e controllati.
- Un fine organizzato e controllato, cioè quando hai quello che vuoi e il progetto è finito, riordina le estremità libere.
Per descrivere cosa dovrebbe fare un progetto e quando, PRINCE2 ha una serie di processi. Questi coprono tutte le attività necessarie su un progetto, dall’avvio fino alla chiusura.
Ruoli di Project Management PRINCE2
Project Manager
Il Project Manager si assume la responsabilità di organizzare e controllare.
Il Project Manager selezionerà le persone per fare il lavoro di progetto e assicurarsi che sia fatto correttamente e in tempo.
Il Project Manager redige i piani di progetto che descrivono ciò che il team di progetto farà e quando si aspetta di finire.
Cliente, utente e fornitore
Il cliente o il dirigente paga per il progetto.
L’utente è la persona che utilizzerà i risultati o il risultato del progetto o che sarà influenzata dal risultato di un progetto.
Su alcuni progetti, il cliente e l’utente possono essere la stessa persona. Il fornitore o lo specialista fornisce le competenze necessarie per eseguire il lavoro di progetto (ovvero progettare e costruire il risultato).
Tutti hanno bisogno di organizzare e coordinare in modo che il progetto offra il risultato richiesto in tempo, in base al budget e alla qualità.
Scheda di progetto
Ogni progetto PRINCE2 ha una scheda di progetto. È composto dal cliente (o dirigente), da qualcuno che rappresenta il lato utente e da qualcuno che rappresenta il fornitore o l’input dello specialista.
In PRINCE2, sono rispettivamente il cliente, l’utente senior e il fornitore senior.
Il Responsabile del progetto riferisce regolarmente al comitato di progetto. Il consiglio è informato dei progressi compiuti e di eventuali problemi prevedibili.
Il project board fornisce al Project Manager una serie di decisioni necessarie. Determinano come procederà il progetto e supererà i suoi problemi.
PRINCE2 Project Management Techniques
Project assurance
Project assurance fornisce una visione indipendente di come il progetto sta procedendo. In PRINCE2, ci sono tre punti di vista di garanzia: business, utente e specialista. Ogni vista riflette gli interessi dei tre membri del consiglio di progetto.
Business assurance sta verificando che il progetto rimanga sostenibile in termini di costi e benefici. User assurance sta verificando che i requisiti degli utenti siano soddisfatti. La garanzia tecnica o specialistica garantisce che il progetto stia offrendo una soluzione adeguata.
Su alcuni progetti, la garanzia viene eseguita da un team di garanzia del progetto dedicato. In caso contrario, i singoli membri del consiglio di progetto possono fare il lavoro di assicurazione.
Supporto al progetto
Sulla maggior parte dei progetti c’è molto lavoro amministrativo necessario: tenere tutti informati, organizzare riunioni, mantenere i piani aggiornati, inseguire le cose, tenere i file, ecc. I project manager spesso fanno tutto questo lavoro da soli, in particolare su progetti più piccoli. Se molti progetti stanno andando allo stesso tempo, un ufficio di supporto al progetto può essere configurato per assumere un certo lavoro.
PRINCE2 Scope
Nei progetti di oggi, ci sono spesso diversi gruppi di persone coinvolte. Includono il cliente, uno o più fornitori e, naturalmente, l’utente. Nella gestione del progetto, ambito significa elaborare ciò che il progetto dovrebbe raggiungere e come farlo. Non è sempre facile con tutti questi diversi gruppi coinvolti.
PRINCE2 fornisce un linguaggio comune a tutte le parti interessate. Riunire clienti e fornitori comporta generalmente contratti e gestione dei contratti. Questi aspetti sono al di fuori di PRINCE2. Tuttavia, il metodo riconosce la necessità di controlli e punti di interruzione di un progetto. Ciò consente ai progetti di avere successo in un quadro contrattuale.
Controllo del cambiamento
PRINCE2 fa più che descrivere le diverse persone coinvolte in un progetto e di cosa sono responsabili. Il metodo spiega anche come gestire il rischio, come gestire la qualità e come controllare il cambiamento sul progetto. La gestione del rischio consiste nel capire cosa potrebbe andare storto e pianificare cosa fare se lo fa. La gestione della qualità sta controllando la qualità del lavoro svolto sul progetto. Questo è o testandolo o rivedendo il lavoro in qualche modo.
Ci sono sempre cambiamenti durante la vita di un progetto. Le persone cambiano idea e accadono altre cose che influenzano ciò che il progetto sta facendo. PRINCE2 ha una tecnica per controllare l’impatto dei cambiamenti. Questo per evitare che il progetto vada nella direzione sbagliata. PRINCE2 Agile va ancora oltre. Integra metodologie che rendono i progetti più flessibili e reattivi.
Quindi, PRINCE2 è un metodo per la gestione dei progetti. Ti aiuta a capire chi coinvolgere e quali sono le loro responsabilità. Ti dà una serie di processi per lavorare attraverso e spiega quali informazioni per raccogliere lungo la strada. Ma PRINCE2 non fa il lavoro per te. Non può garantire che i vostri progetti avranno successo. I buoni progetti, che forniscono risultati di qualità, puntuali nel budget, dipendono dalla qualità delle persone coinvolte. Questo include tutti, dal Consiglio di progetto fino ai singoli membri del team.
Dopo aver letto questa breve introduzione a PRINCE2, il passo successivo è quello di andare su un corso di formazione e saperne di più!