E ‘ importante mantenere i record di proprietà per una serie di motivi finanziari e legali. Che si tratti di documenti fiscali, domande di prestito future o documenti legali, è necessario assicurarsi di avere accesso a una copia fisica delle informazioni pertinenti. Ma non esiste una politica definitiva per quanto tempo conservare i registri delle proprietà: ci sono molti tipi diversi di documenti e alcuni che è necessario conservare solo per un determinato periodo di tempo.
Quali tipi di record dovresti tenere?
Esistono due categorie principali di record di proprietà che devono essere conservati: record permanenti e temporanei.
Record permanenti
I record permanenti sono quelli che devono essere conservati per la durata del tempo nella proprietà. Questi tipi di documenti includono:
- imposta di Bollo imposta fondiaria
- Terra di transazione fiscale (disponibile solo in Galles)
- Il contratto di acquisto
- Avvocato lettere e documenti
- documenti di Ipoteca
- contratto di Vendita
record Temporanei
Temporanea documentazione relativa alla esecuzione della proprietà, così come le fatture, ricevute e fatture sulla proprietà. Questi includono:
- onorari degli avvocati
- di Gas e di energia elettrica controlli di sicurezza
- pagamenti di interessi Ipotecari
- Consiglio tasse e bollette
- assicurazione di Proprietà documenti
- Generale riparazione e manutenzione
Se si utilizza un edificio per uso non domestico (come un negozio, ufficio o magazzino, per esempio) è probabile che a pagare tariffe business. Questi sono record fiscali che sono anche la pena di tenere su per tutta la durata dell’utilizzo della proprietà.
Quindi, per quanto tempo dovresti tenere i registri delle proprietà?
I record temporanei dovrebbero essere conservati per tre o sette anni, in quanto ciò ti aiuterà a gestire il tuo mutuo (se ne hai uno) e la tua proprietà più in generale.
Si può essere tentati di memorizzare tutti i record digitalmente, ma è importante mantenere gli originali in un formato cartaceo. Se devi andare in tribunale per qualcosa a che fare con la proprietà, avrai bisogno di copie cartacee di tutti questi record.
E ‘ anche molto importante per memorizzare tutte le copie cartacee in un luogo sicuro, che comprende allarmi antintrusione, rilevazione incendi e CCTV. Se questo non è un impianto immediatamente disponibile per voi, è possibile ottenere avvocati di mettere i documenti in deposito sicuro, o si può esternalizzare a un servizio di gestione dei record. Dovrebbero anche essere tenuti in ordine cronologico per un più facile recupero.
Gestione dei record di proprietà
Prendere l’abitudine di una buona gestione dei documenti può richiedere del tempo. Dovrai creare spazio di archiviazione per i tuoi record e un programma per la conservazione e l’eventuale distruzione. Prenditi un po ‘ di tempo all’inizio di ogni mese per ordinare e archiviare nuovi record, considerando se sono permanenti o temporanei e se possono essere archiviati indefinitamente o se dovranno essere recuperati regolarmente.
Se hai intenzione di archiviare i tuoi record per un lungo periodo, vale la pena investire in scatole di archivio specializzate per proteggere i tuoi documenti. Se si sta solo andando a fare copie elettroniche, per lo meno assicurarsi di creare più backup dei file. Tuttavia, vale la pena ripetere che si dovrebbe conservare copie fisiche dei documenti originali, ove possibile.
Se desideri maggiori informazioni sulla gestione dei record di proprietà, contatta i nostri esperti di gestione dei record e scansione dei documenti presso Access Records Management oggi stesso. Possiamo aiutarti a gestire e archiviare tutti i tuoi record, dalla proprietà al business al personale.
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