Stagione fiscale sta arrivando su di noi, e molti dipendenti si chiedono per quanto tempo i loro datori di lavoro attuali o precedenti hanno mantenuto i loro moduli W-2 in archivio. Conservazione dei record varia a seconda della documentazione che è in questione, ma ci sono regolamenti specifici per quanto riguarda la conservazione W-2. L’Internal Revenue Service (IRS) può effettivamente controllare le piccole imprese per un massimo di tre anni prima dell’anno fiscale in corso. Questo è il motivo per cui è imperativo imparare regolamenti di ritenzione datore di lavoro se sei un datore di lavoro o un dipendente.
Se stai cercando i tuoi moduli W-2 di qualche anno fa, sei fortunato. L’IRS ordini imprenditori per mantenere questi documenti in archivio per un massimo di quattro anni. Molti datori di lavoro scelgono di tenerli più a lungo per ogni evenienza, ma il requisito federale quando si tratta di copiare D (employer copy) forme W-2, la regola generale è un minimo di quattro anni. Se stai cercando di ottenere copie dei moduli W-2 entro questo periodo di tempo, il tuo datore di lavoro dovrebbe essere in grado di inviarteli entro 30 giorni dalla tua richiesta.
Se non hai mai ricevuto un W-2 quando avresti dovuto, il tuo datore di lavoro dovrebbe comunque avere una copia del tuo W-2 per l’anno in questione fino a sei anni prima. Alcuni W-2 finiscono per tornare come “non consegnabili”, e l’IRS richiede che questi W-2 siano conservati per un minimo di sei anni. I sei anni dovrebbero iniziare dopo la data di consegna iniziale. Se hai cambiato il tuo indirizzo o il modulo si è perso nella posta, avrai comunque accesso ai moduli in questione purché sia entro quel periodo di sei anni.
Il deposito delle tasse è un processo frenetico per molti, quindi non è raro che i moduli fiscali siano in qualche modo fuori luogo. Per fortuna, non importa quanto piccola sia la società per cui lavori, è comunque necessario mantenere i moduli W-2 per il periodo di quattro anni. Contattando il tuo datore di lavoro e richiedendo una copia del loro modulo di copia D, sarai pronto per eventuali rapporti futuri relativi a quelli specifici di W-2.