Parte 1 in una serie di 3 – originariamente scritto nel 2014 e aggiornato nel 2018
L’approccio tradizionale per selezionare e coinvolgere i fornitori è diventato meno persuasivo e meno significativo per i clienti diffidenti. Inevitabilmente si rivolgono all’onnipotente RFP (Richiesta di proposta). E c’è qualcosa da dire su una transizione verso le vendite aziendali, o il processo di “cattura” come viene definito dai discepoli di Shipley e dagli appaltatori governativi.
Creare e rispondere alle RFP, tuttavia, può facilmente diventare sforzi complessi, ingombranti e dispendiosi in termini di tempo per qualsiasi azienda. Richiedono organizzazione, comunicazione superiore e anni di esperienza nella comprensione delle complessità del sourcing. Per molti nel settore del personale, le RFP hanno praticamente sostituito le vendite e l’approvvigionamento tradizionali; per lo meno, ora sono intricate in quei processi. E vogliamo aiutare.
In questa serie, faremo luce su quando utilizzare o evitare RFP e le best practice che possono essere applicate al temuto processo RFP, sia che tu sia un MSP o un’agenzia di personale che riceve un’offerta da parte del cliente e desideri assicurarti di avere un processo migliore e di conseguenza un tasso di vincita migliore, o se sei l’entità che emette l’offerta a potenziali fornitori di talenti.
Quando utilizzare le RFP
Le RFP dovrebbero essere utilizzate quando un progetto è sufficientemente complesso, richiede una grande quantità di informazioni tecniche, richiede dati concreti per l’analisi e il confronto e quindi richiede una proposta formale da parte di un fornitore. Sono meglio utilizzati quando si ha realmente bisogno di confrontare le risposte e fornitori oggettivamente. Un errore comune è quello di inviare una RFP perché sembra più facile che seduto attraverso piazzole di vendita o perché la gente dice che è la “cosa giusta da fare per le apparenze” o “buona forma.”Se sai oltre ogni ragionevole dubbio quale fornitore sceglierai dall’inizio, invita i potenziali clienti identificati a presentare le loro soluzioni.
A titolo di esempio, se si sta tentando di decidere tra due fornitori di personale noti e precedentemente identificati, pianificare queste persone per dimostrare le loro capacità in una presentazione. Valuta come ciascun fornitore adatta le sue soluzioni ai tuoi obiettivi e alla tua cultura specifici. La riunione può essere un luogo di ritrovo video online o di persona intervista. È meglio non fare affidamento su una conference call perché vorrai una qualche forma di visibilità-un mezzo con cui esaminare le interazioni interpersonali. Misurare il linguaggio del corpo e la fiducia dei presentatori, soprattutto in risposta alle domande.
Successivamente, invita una proposta formale per un’offerta. Noi lo chiamiamo una richiesta di preventivo (RFQ). E onestamente, questo è tutto un RFQ dovrebbe essere. Non riempirlo con domande RFP. Non stiamo andando su quella strada in questo caso, ricordi? Stiamo parlando di prezzi qui. Hai visto tutto il resto che devi vedere.
Quando il progetto e il ciclo di vendita previsto assumono complessità che vanno oltre lo scopo di un approccio tradizionale “facciamo il pranzo”, il processo RFP ha molto senso. Con una proposta, si ottiene una maggiore visibilità sulle offerte chiave dell’offerente e sulle competenze di base, modelli di pricing relativamente solidi, risposte complete a domande cruciali e un documento solido che si presta ad analisi più approfondite da parte dei propri stakeholder.
Quando evitare RFP
Il processo RFP si disgrega rapidamente se usato troppo frequentemente, inutilmente o esclusivamente come strumento di vendita. Tutte le volte che gli offerenti perdono il punto con una proposta, i professionisti degli appalti perdono il punto quando creano i loro RFP. Evitare di utilizzare un processo RFP eccessivamente complicato per affrontare domande semplici che avrebbero potuto essere risolte in modo succinto e direttamente attraverso una riunione di vendita tradizionale. In definitiva, si corre il rischio di alienare potenziali offerenti che, percependo la tua eccessiva fiducia su scartoffie e burocrazia inutili, rifiutano di partecipare. Anche se non rendersene conto, si può danneggiare le possibilità di trovare il venditore perfetto. Tuttavia, se operi in un ambiente fortemente regolamentato o nel settore pubblico, dove le RFP sono obbligatorie, cerca di mantenere le tue domande pertinenti, dirette e mirate al programma.
Se scegli di sfruttare questo processo come una spedizione di pesca più ampia, hai meno probabilità di attirare i pesci al tuo amo. E quelli che mordono saranno probabilmente gettati indietro abbastanza presto.
Cerchi un toolkit RFP? Eccola qui.
Per rendere RFP un modo indolore ed efficiente per MSP per raggiungere i loro obiettivi, siamo orgogliosi di presentare una cassetta degli attrezzi RFP completa, che può servire come un ottimo punto di partenza per il vostro prossimo round di sourcing. Nonostante i processi formali, le forme infinite e l’arcano RFP gobbledygook, la mentalità prevalente che puoi adottare per vincere è il rasoio di Ockham: l’approccio più semplice e diretto è probabilmente il migliore. Abbiamo quindi preparato un pacchetto di buon senso che fornisce risultati in modo semplice. Comprendiamo anche che nessuno dovrebbe consegnarti un modello RFP e dire ” usa questo, così com’è.”Il punto del nostro toolkit è quello di darvi una solida base personalizzabile da cui è possibile creare un RFP unico, su misura per le esigenze della vostra azienda, e accompagnato da strumenti per aiutare con la valutazione, punteggio e prezzi.
Nella seconda parte della nostra serie, esamineremo alcune best practice specifiche in termini di trasparenza e condivisione delle informazioni che possono aiutarti a ottenere le risposte più significative da qualsiasi RFP che emetti ai fornitori di personale.
Leggi la parte 2: Semplifica il tuo processo RFP aggiungendo queste cose al tuo RFP.