Rimborso chilometraggio per i dipendenti

22 febbraio, 2021

AGGIORNATO FEB 22, 2021 • 7 MIN LEGGI

In qualità di dipendente in Australia, potresti ricevere un’indennità auto dal tuo datore di lavoro per le spese auto legate al lavoro, o potresti essere rimborsato dal tuo datore di lavoro per tali spese. Se il datore di lavoro non offre una di queste opzioni, si può anche avere diritto a detrarre le spese di auto dalla dichiarazione dei redditi ogni anno.

Questa guida è per coloro che vogliono conoscere il rimborso chilometraggio per i dipendenti. Abbiamo scritto una guida separata per le detrazioni fiscali spese auto dall’Australian Tax Office (ATO), così come le guide per i proprietari di imprese e lavoratori autonomi. Miriamo a fornire una panoramica di:

• Per quali spese posso essere rimborsato?
• Regole di rimborso chilometraggio per i dipendenti;
• Cosa aspettarsi dal datore di lavoro;
• Come monitorare e registrare chilometraggio; e
• Come segnalare alla fine dell’anno fiscale.

Esistono regole di rimborso chilometraggio per i dipendenti?

Mentre ogni datore di lavoro ha le proprie regole e restrizioni intorno a che cosa esattamente può essere rimborsato o coperto da un auto franchigia, il sotto è comodo da tenere in mente:

Se si utilizza la propria auto (tra cui una in leasing o a noleggio auto in noleggio a contratto di acquisto), è possibile richiedere legati al lavoro le spese di viaggio dal datore di lavoro o nella vostra dichiarazione dei redditi.

Se utilizzi il veicolo di qualcun altro (o un’auto aziendale) per motivi di lavoro, puoi essere in grado di richiedere le spese effettive (come carburante e parcheggio) come spese di viaggio legate al lavoro dal tuo datore di lavoro o nella tua dichiarazione dei redditi.

Se il tuo viaggio è stato in parte privato, puoi richiedere solo la parte relativa al lavoro.

In Australia, un’automobile è definita come un veicolo a motore (esclusi motocicli e veicoli simili) progettato per trasportare un carico inferiore a una tonnellata e meno di nove passeggeri.

Posso essere rimborsato per le mie spese di 4WD, moto o veicoli commerciali?

Mentre molti veicoli a quattro ruote motrici sono inclusi nella definizione di cui sopra, il limite di carico di una tonnellata esclude molti furgoni e veicoli commerciali/utes. Si dovrebbe verificare con il vostro datore di lavoro per vedere se hanno tutte le condizioni intorno a questo.

Per quanto riguarda l’Ufficio delle imposte, le spese relative al lavoro per questi tipi di veicoli e motocicli possono essere detratte dalla dichiarazione dei redditi attraverso un reclamo D2 “Spese di viaggio legate al lavoro”. Le spese relative al lavoro per le automobili (come definito sopra) sono contabilizzate attraverso il reclamo D1 “spese relative al lavoro”.

Quando posso richiedere un rimborso spese auto?

Puoi generalmente richiedere il rimborso delle spese per la tua auto se usi la tua auto per il tuo lavoro. Il rimborso del carburante è una delle cose che potresti avere diritto a richiedere come dipendente. Alcuni esempi di viaggi legati al lavoro includono:

• la partecipazione a riunioni o conferenze di distanza dal tuo solito posto di lavoro
• la Raccolta di materiali di consumo o l’erogazione di elementi
• Viaggi direttamente tra due luoghi di lavoro (ad esempio, se si dispone di un secondo lavoro)
• in Viaggio dal tuo solito posto di lavoro o a casa per un’alternativa di lavoro (per esempio, un client di office o di cantiere)
• Se il vostro lavoro può essere classificato come “itinerante lavoro” – per esempio, se il vostro lavoro regolarmente richiede di lavorare a più di una posizione ogni giorno prima di andare a casa

in generale, il viaggio da casa al lavoro non è rivendicabile, ma ci sono alcune eccezioni limitate. Per un elenco più dettagliato, controlla la nostra guida per richiedere una detrazione fiscale per le spese di auto.

Quindi, ho diritto al rimborso del chilometraggio. E ora?

Questo dipenderà se il veicolo appartiene a voi o qualcun altro.

Possiedo o noleggio il veicolo

Se possiedi o noleggi il veicolo che guidi per lavoro, hai due opzioni comuni (a seconda di quale il tuo datore di lavoro preferisce):

Il tuo datore di lavoro può utilizzare una tariffa chilometrica (ad esempio, la tariffa cent per chilometro dell’ATO) per i viaggi d’affari invece di registrare tutte le tue spese. In questo modo, le uniche spese extra che potrebbe essere necessario registrare sono cose come i costi di parcheggio e pedaggi stradali, piuttosto che ogni costo associato al possesso di un’auto.

Potrebbero anche fornire un’indennità auto per le spese relative al lavoro, coprendo cose come carburante, costo del contratto di locazione, assistenza, ecc. Questa indennità sarebbe pagato a voi come stipendio, con l’imposta trattenuta di conseguenza. In Australia, in genere non è necessario tenere un registro di ciò che si fa con la vostra indennità, tuttavia, le spese di auto rimangono ammissibili per una detrazione fiscale, quindi la tenuta dei registri è essenziale per la dichiarazione dei redditi.

Il tuo datore di lavoro dovrebbe dirti quali record hanno bisogno in entrambi i casi. Se usano un tasso di chilometraggio di centesimi per km, dovrebbero farti sapere qual è il tasso specifico. Si prega di notare, se ti rimborsano ad un tasso superiore al tasso di ufficio delle imposte, è necessario dichiarare l’eccesso come reddito al momento del deposito della dichiarazione dei redditi alla fine dell’esercizio.

Ad esempio, il tasso dal 1 luglio 2020 è di $0,72 per km. Se il tuo datore di lavoro ti rimborsa $1,00 per km, l’eccesso di excess 0,28 per km deve essere dichiarato come reddito.

Infine, a meno che il tuo datore di lavoro non lo consenta, non c’è nulla da dire che non puoi usare più veicoli.

Il veicolo è fornito dal mio datore di lavoro

Se guidi un veicolo di proprietà del tuo datore di lavoro, potresti comunque essere in grado di essere rimborsato per le spese di guida e gestione dell’auto, ad esempio le spese per il gas, il parcheggio e i pedaggi stradali. È comune che i dipendenti vengano rimborsati in base ai tassi standard di indennità per auto dei dipendenti (la tariffa standard stabilita dall’ATO).

In genere non sarà in grado di utilizzare una tariffa di centesimi per km, in quanto questi rappresentano il costo di possedere un veicolo. Assicurati di tenere un registro di tutte le spese relative al lavoro, poiché quasi tutti i datori di lavoro richiederanno ricevute o fatture

Sono anche lavoratori autonomi

Poiché sei entrambi lavoratori autonomi e anche un dipendente, devi tenere registri separati per ciascuno. Abbiamo coperto con la nostra guida per i lavoratori autonomi che abbiamo collegato a sopra, e si dovrebbe anche leggere il resto di questa panoramica per i dipendenti. Tenete a mente che, come un individuo autonomo, è possibile richiedere detrazioni per eventuali spese auto maturati mentre si fa affari. Se si dispone di un veicolo che si utilizza solo per il vostro business, non solo è possibile detrarre il chilometraggio, ma tutte le spese di funzionamento per l’auto.

Rimborso spese di viaggio ATO-quanto posso richiedere?

Tieni presente che non puoi richiedere l’intera indennità come detrazione fiscale. Solo il totale delle spese effettive può essere richiesto. Ad esempio, se hai ricevuto allowances 1700 in indennità di viaggio dal tuo datore di lavoro durante l’anno ma hai speso solo $1.000 in viaggio, puoi richiedere solo deductions 1.000 in detrazioni di viaggio sulla tua dichiarazione dei redditi.

Richiedi solo le spese di viaggio per le quali hai una prova, poiché l’ATO potrebbe richiedere una prova per qualsiasi tua spesa.

Spese legate al lavoro – quali record devo tenere?

Se stai richiedendo il rimborso del chilometraggio dal tuo datore di lavoro, ti consiglieranno le loro esigenze, ma in generale, le cose che vorresti tenere un registro sono il tuo chilometraggio, i costi di parcheggio, i pedaggi e altre spese sostenute durante il tuo viaggio di lavoro.

Se si utilizza l’auto per scopi sia privati che aziendali, è necessario tenere un registro del chilometraggio che si guida per ciascuno, perché sarà solo in grado di rivendicare le spese sostenute per la guida legata al lavoro.

Ricorda, l’ATO richiede di conservare le ricevute e qualsiasi altra cosa utilizzata per calcolare una detrazione fiscale per 5 anni. Mentre un datore di lavoro non può richiedere lo stesso livello di tenuta dei registri, si consiglia di seguire la guida dell’ATO, in particolare se si pensa che sarà rivendicare eventuali spese di auto come una detrazione al momento delle imposte.

Esiste una differenza tra un rimborso chilometraggio o un accordo di indennità auto?

Ci sono molti modi diversi per assicurarsi che i dipendenti siano compensati per le loro spese di trasporto. Ci sono anche diversi modi di strutturare i pagamenti. Diamo un’occhiata ai due accordi più comuni:

Indennità auto

Un’indennità auto viene pagata in anticipo, in genere ogni mese, e l’importo viene impostato dal datore di lavoro.

A volte, il tuo datore di lavoro darà un’indennità per parti delle tue spese, come i pagamenti di locazione sull’auto, e quindi rimborserà altre spese dopo il fatto. Va benissimo.

Se si ottiene un’indennità auto dal datore di lavoro, deve essere indicato sul riepilogo dei pagamenti, in quanto le indennità sono considerate reddito imponibile.

Ricevere un’indennità auto non significa necessariamente che non sarai in grado di richiedere le spese rilevanti dall’ATO. Se il tuo viaggio di lavoro soddisfa i criteri dell’ATO per i viaggi di lavoro ammissibili, potresti comunque essere in grado di utilizzare il metodo cents per km o il metodo logbook per detrarre le spese ammissibili.

L’onere amministrativo del pagamento di un’indennità e della contabilizzazione di tutte le spese in seguito può essere gravoso per un’azienda. Invece, molti usano un centesimo per chilometro o un tasso di chilometraggio standard. Nell’ambito di un accordo di rimborso centesimi per chilometro, si sono rimborsati ad una tariffa specifica per ogni chilometro si guida per affari.

Chilometraggio rimborso – un centesimi per chilometro chilometraggio tasso

Il più semplice accordo di rimborso chilometraggio è quello di utilizzare una tariffa forfettaria per chilometro guidato. Si suppone per coprire tutte le spese di guida la vostra auto personale per le imprese. Questo è ciò che il tasso di ATO fa; esso è destinato a coprire sia i costi di possedere (costi fissi) e di guida (costi variabili) il vostro veicolo.

C’è molto da dire per l’utilizzo di una tariffa standard, primo fra tutti che è semplice ed evita un onere amministrativo abbastanza grande.

Tieni presente che il tuo datore di lavoro può impostare qualsiasi tariffa a loro piace – non devono utilizzare la tariffa dell’ATO. Per le tariffe superiori al tasso di chilometraggio standard dell’ATO, l’eccesso è tassato.

Inoltre, ricorda che con il metodo cents per km dell’ATO puoi richiedere un massimo di 5.000 km all’anno. Verificare con il datore di lavoro se hanno impostato eventuali limitazioni sui loro schemi di rimborso chilometraggio per i dipendenti, come si può altrimenti essere meglio rivendicare il chilometraggio indietro come una detrazione fiscale.

Il mio rimborso chilometraggio è tassato?

Questo dipende da come il datore di lavoro elabora il reclamo.

1. Se il datore di lavoro fornisce un’indennità per le spese di auto, questo sarebbe tassato come sarebbe indicato sul riepilogo dei pagamenti e deve essere dichiarato come reddito sulla dichiarazione dei redditi.
2. Se il tuo datore di lavoro rimborsa le tue spese specifiche per l’auto e queste sono tassate sul riepilogo del pagamento, puoi richiederle come detrazione nella dichiarazione dei redditi.
3. Se il tuo datore di lavoro rimborsa le tue spese specifiche per l’auto e queste non sono tassate, non puoi rivendicarle come detrazione poiché non hai pagato alcuna tassa su tali spese.

Come posso tracciare facilmente il mio chilometraggio per il rimborso?

Non ci sono requisiti esatti per come tenere traccia del chilometraggio. Il datore di lavoro potrebbe richiedere di utilizzare un determinato metodo o fornire determinati record, e hanno bisogno di informarvi di esso. Molte persone devono scegliere da sole.

La maggior parte delle persone utilizzano un app sia per monitorare i loro viaggi e generare rapporti chilometraggio per loro. A seconda dell’app, può anche togliere il dolore di dimenticare di registrare un viaggio. Driversnote è una di queste app, ma ci sono diversi prodotti simili in Australia e ti consigliamo di cercarne uno adatto al tuo scopo.

Altre alternative sono fogli di calcolo, come fogli Excel o Google, che è possibile condividere con il vostro manager e/o commercialisti, ma poi potrebbe essere necessario prendere giù letture del contachilometri ogni viaggio per capire il vostro chilometraggio con precisione.

Che cosa è un assegno auto fiera in Australia?

Per un’indennità auto equa in Australia, è possibile utilizzare le tariffe ATO standard per l’anno in corso. Vedi le tariffe ATO correnti qui.

Questo è tutto per la nostra guida sulle basi del rimborso chilometraggio per i dipendenti in Australia. Speriamo di essere stati d’aiuto 🙂

Felice di inseguimento!

Questo materiale è stato preparato solo a scopo informativo generale e non deve essere preso come consulenza professionale da Driversnote. Dovresti prendere in considerazione la ricerca di consulenza legale, fiscale o finanziaria indipendente da un professionista per verificare in che modo queste informazioni si riferiscono alle tue circostanze. Anche le leggi pertinenti cambiano di volta in volta.