Anche se il mondo può essere in movimento sempre di più verso gli uffici senza carta, la realtà è la maggior parte delle imprese operano ancora con un sacco di lavoro di ufficio. Mentre un sacco di documenti devono essere conservati, sai che ci sono un sacco che possono essere scartati. Alcuni documenti a basso rischio possono potenzialmente essere buttati fuori o riciclati, ma molti documenti ad alto rischio contengono informazioni sensibili che potrebbero mettere voi e il vostro business a rischio se ottenuti da qualcuno per intenti malevoli.
Quali documenti dovrei distruggere?
Tenere traccia dei periodi di triturazione e conservazione dei diversi documenti può sentirsi come un lavoro a tempo pieno tutto da solo. Quindi quali documenti dovresti distruggere e quando dovresti distruggerli?
Mentre il vostro business può variare, ci sono alcuni documenti che devono essere triturati per la propria sicurezza. Per ora, ci accingiamo a attenersi a cinque tipi di documenti che dovrebbero essere in cima alla vostra lista.
- Carta di credito e bollette
- Estratti conto bancari
- Moduli I-9
- Moduli W-2 e W-4
- Record fiscali
Estratti conto della carta di credito e bollette sono documenti che dovrebbero essere in cima alla lista di chiunque per la triturazione. Fatture di tale natura tendono ad avere informazioni molto sensibili. Quindi, una volta confermato il pagamento e non è più necessario fare riferimento a tale fattura, assicurarsi che il documento venga distrutto.
Come allettante come può essere quello di tenere su questi tipi di fatture anche dopo aver confermato il pagamento e la risoluzione, il modo migliore per prevenire il furto di identità da quei documenti li sta distruggendo. Detto questo, se queste fatture sono rilevanti per le dichiarazioni dei redditi, quindi le linee guida di triturazione di seguito per che si applica.
Si consiglia di aggrapparsi agli estratti conto bancari per un anno e poi distruggerli. Lo stesso vale per le buste paga. Ancora una volta, questi sono documenti che hanno il tipo di informazioni finanziarie importanti che identificano i ladri stanno cercando.
Se stai cercando di ricevere i tuoi estratti conto bancari online – o fatture per quella materia – si vuole fare in modo che il vostro business sta andando senza carta in modo sicuro.
I moduli fiscali I-9 affermano l’identità di un dipendente e devono essere conservati per tre anni o per 1 anno dopo la cessazione di un dipendente, a seconda di quale sia il periodo di tempo più lungo, quindi in genere saranno tre anni. Questi documenti contengono tutte le informazioni di cui qualcuno avrebbe bisogno per rubare l’identità di qualcuno e devono essere distrutti in modo sicuro.
Dovresti distruggere in modo sicuro i documenti W-2 e W-4 dopo averli trattenuti per quattro anni. Ancora una volta, si tratta di documenti del personale che contengono informazioni altamente sensibili come numeri di previdenza sociale e codici di identificazione fiscale.
Un’azienda dovrebbe tenere su record fiscali per tre anni, come è possibile modificare una dichiarazione dei redditi in quel lasso di tempo. Sette anni è il numero convenzionale perché se l’IRS dovesse controllare voi, avrebbero bisogno che le informazioni prima di poter distruggere in modo sicuro questi documenti.
Devo distruggere le dichiarazioni da conti chiusi?
Sì. Una volta che hai la conferma che l’account è chiuso e il denaro è stato trasferito (o rimosso), dovresti distruggere le dichiarazioni e altre informazioni sensibili relative all’account. Lo stesso vale per le carte di credito scadute e altra documentazione simile. Tuttavia, se uno qualsiasi di questi record potrebbe essere richiesto per un audit, allora si applicano le regole di registrazione fiscale e dovrebbero essere distrutti dopo tale periodo di tempo è trascorso.
Come smaltire i documenti aziendali?
Mentre alcune persone si sentono al sicuro utilizzando un trituratore home-office per prendersi cura delle loro esigenze di distruzione dei documenti, non sono attrezzati per il grande volume di documenti che molte aziende hanno. Triturazione personale può anche richiedere molto tempo e non sono così sicuro come l’utilizzo di un servizio professionale. La corretta distruzione dei documenti non è solo qualcosa da fare per la gentilezza del tuo cuore either è la legge.
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