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適切に書かれた、明確な職場の手順は、一貫して高品質の製品を達成し、あなたのチームを安全に保つのに役立ちます。
あなたの指示が不明確であるか、複数の解釈に開放されている場合、物事は間違ってしまいます。 これはあなたの製品品質に害を及ぼし、あなたの労働者の安全を危険にさらす可能性があります—どちらも最終的にお金がかかります。
以下の5つの簡単な手順を実行して、チームとビジネスの結果が悪いリスクを軽減します。
あなたの聴衆を知っている
あなたの聴衆を念頭に置いて書いてください。 読者が話しているものを知っていると仮定してはいけない。 彼らは最も可能性の高い年齢、経験、多様な文化や言語、新しいことを学ぶためのさまざまな能力の広い範囲を持っています。
プロセスに慎重にアプローチして、指示を”馬鹿に”しようとしているのではありません。 あなたはすでにこの人に特定の能力と経験に基づいて仕事を与えました。 それを念頭に置いて職場の手順を書いてください。
忘れてはいけない、何年もそれをやっている人は、しばしば書かれた手順を無視する可能性が最も高いものです。
彼らが最初にそれらを学んだので、プロセスと方法はよく変わったかもしれません。 製品の品質と職場の安全性の一貫性を確保するためには、手順の継続的な強化が重要です。
Break it down
大規模または複雑なプロセスやプロジェクトは、常に小さなステップに分割することができます。 誰も”大きなハドロン衝突型加速器を建設しよう”と言ったことはなく、翌日に建設を開始しました。 複雑なプロジェクトや手順は、常に作業して理解できる個別の部品に縮小され、プロセスも変わりません。
手順の次のステップをリストアップするたびに、なぜ、”私たちはいつもそのようにやってきたので、”完全に間違った答えであることを覚えて、自問してく プロセスを十分に小さなステップに分解すると、人々を訓練し、訓練している人がいつ”それを持っている”かを認識する方がはるかに簡単です。
写真を使う
誰かに手順を読むように頼むことは始まりであり、それを行う方法を伝えることはメッセージを伝え、写真を与えるのに役立ちます。 人々が情報を読んだり聞いたりすると、3日後には最大10％しか覚えていない可能性があります。 それらに同じ情報と一緒に写真を表示し、彼らは三日後にそれの65％まで保持されます。
常に写真を手続きの不可欠な部分として使用してください。
それらが明確であることを確認し、実際にあなたが何を伝えようとしているのかを説明してください。
:
- 特定の機器の特定
- プロセスステップの特定
- 機器の設定を説明するために
- 手順の特定の重要な詳細を強調表示
- 潜在的な危険性を強調表示
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- 機器やプロセスを識別するのに十分明確である
- コンテキストや詳細を失うことなく白黒でコピーできる
- 背景の混乱を含まない
- 矢印とテキ4440>
専門家に聞く
プロセスの知識は重要です。 これらの仕事を頻繁にしているそれらに話し、それらがいかにそれらをするか、そして考えるかどうか改良できることを見つけなさい。
どのステップを具体的に強調表示する必要があるかについて、プロセスを裏返しに知っている人に尋ねます。 これらは、間違って行われた場合、タスクを実行している人や作業中の製品に最も害を及ぼすステップです。
実際に仕事をしている人たちからバイインを得ることは重要です。 彼らと相談し、手順が使用中にそこにあると、彼らは所有権を取るでしょう。
それをテスト
それを試してみてください。 タスクを実行する人に新しい手順を与え、それが機能し、理にかなっているかどうかについてのフィードバックを得る。 それに応じて変更します。 それが正しいまで繰り返します。
各手続きにおける労働者の能力を記録し、定期的に監査します。 これらは、日常的に使用するためのライブ文書です。
なぜこのすべてが重要なのか
一貫した高品質の製品を生産したいと考えています。 あなたがそれを達成する方法を書き留めたとき、あなたはあなたが雇用する誰にもその情報を渡すことができ、あなたが望む結果を得るでしょう。
すべての工程のすべての工程が記録され、何かがうまくいかない場合、間違いがどこで、なぜ行われたのかを簡単に特定することができます。
基準や法律に準拠するためには、この情報を記録する必要があります。
あなたの職場の手順は、一貫した品質、安全性、コンプライアンスを一組の文書で達成することを保証します。
これがすべて多くの仕事のように聞こえるなら、それはそうだからですが、報酬は巨大です。
必要だが時間がない場合は、お電話ください。 私たちは喜んであなたのためにそれを行うか、社内でプロセスを容易にするための方法を議論します。
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