世界はペーパーレスオフィスに向かってますます移動する可能性がありますが、現実にはほとんどの企業はまだ多くの事務処理で動作しています。 たくさんの文書を保管する必要がありますが、捨てることができるものがたくさんあることを知っています。 一部のリスクの低い文書は、潜在的に投げ出されたり、リサイクルされる可能性がありますが、多くのリスクの高い文書には、悪意のある意図のために誰かによって取得された場合、あなたとあなたのビジネスを危険にさらす可能性のある機密情報が含まれています。
どの文書を細断すべきですか？
さまざまな文書の細断と保持期間を追跡することは、すべて単独でフルタイムの仕事のように感じることができます。 だから、どの文書を細断処理する必要があり、いつそれらを細断処理する必要がありますか？
あなたのビジネスは異なるかもしれませんが、あなた自身のセキュリティのために細断する必要がある特定の文書があります。 今のところ、私たちはあなたのリストに高いはずの5種類の文書に固執しようとしています。
- クレジットカードと光熱費
- 銀行取引明細書
- I-9フォーム
- W-2とW-4のフォーム
- 税務記録
クレジットカードの明細書と光熱費は、シュレッダーのための誰のリストにも高くなければならない文書です。 その性質の法案は非常に機密情報を持っている傾向があります。 したがって、支払いが確認され、その請求書を参照する必要がなくなったら、文書が破棄されていることを確認してください。
支払いと解決の確認をした後でさえ、そのような種類の請求書を保持するのが魅力的なので、それらの文書からの個人情報の盗難を防ぐ最善の方法は、それらを破壊することです。 それは、これらの法案は、あなたの納税申告書に関連している場合は、そのために、以下の細断ガイドラインが適用されます、と述べました。
銀行取引明細書に一年掛けてから細断することをお勧めします。 同じことが有料スタブのために行きます。 繰り返しますが、これらは、泥棒が探していることを識別する重要な財務情報の種類を持っている文書です。
銀行取引明細書や請求書をオンラインで受け取ることを検討している場合は、ビジネスがペーパーレスで安全に行われていることを確認したいと思
I-9税フォームは、従業員の身元を確認し、従業員の終了後1年間、またはいずれか長い時間のいずれかの期間保持する必要があるため、一般的には三年になるだろう。 これらの文書には、誰かが誰かの身元を盗むために必要なすべての情報が含まれており、安全かつ確実に破壊されなければなりません。
w-2とW-4の文書を四年間保持した後、安全に破壊する必要があります。 繰り返しますが、これらは、社会保障番号や納税者番号コードなどの機密性の高い情報を含む人事文書です。
ビジネスは、その時間枠内で納税申告書を修正することができるので、税務記録を3年間保持する必要があります。 IRSはあなたを監査した場合、あなたが安全にこれらの文書を破壊することができます前に、彼らはその情報が必要になるので、七年は、従来の数です。
閉鎖された口座から明細書を細断する必要がありますか？
はい。 アカウントが閉鎖され、お金が転送（または削除）されたことを確認したら、アカウントに関連する声明やその他の機密情報を破棄する必要があります。 同じことは、期限切れのクレジットカードや他の同様のドキュメントのために行く。 ただし、これらのレコードのいずれかが監査に必要な場合は、税務レコードルールが適用され、その期間が経過した後に破棄する必要があります。
ビジネス文書はどのように処分しますか？
何人かの人々は彼らの文書の破壊の必要性を大事にするのに家オフィスのシュレッダーを使用して安全に感じる間、多くのビジネスが持っている文書の大容量のために装備されていない。 個人的な寸断はまた時間のかかる場合もあり、専門職業的業務を使用するほど安全ではない。 文書の適切な破壊は、あなたの心の優しさから何かをするだけではありません…それは法律です。
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