取締役会の効率を向上させる確実な方法の1つは、より良い議事録を取ることです。 何が分を良いものにしますか？ 私たちは、良い分が短く、スキャンして参照するのが簡単であることを取締役から聞いています。
明確で簡潔な会議メモを取ることは、コンプライアンスの目的と、取締役会メンバーの将来の参照のために重要です。 結局のところ、取締役会の議事録は会議を要約するだけではなく、出席者に結果として取られるべき行動の理解を提供する書面による記録です。
しかし、議事録担当者としての役割を初めて経験した場合、または議事録の有効性を向上させたい場合は、どこから始めるべきかを知るのは難しい 以下を含む完全なガイドで、明確で簡潔で貴重な会議議事録を作成する方法を学びます:
- 10 ボード会議で議事録を取る方法に関する簡単な手順
- ボード会議議事録テンプレート
- サンプルボード会議議事録
- より効果的なボード会議議事録
10 取締役会で議事録を取る方法に関する簡単な手順
自分の役割を理解する&取締役会の方針
始める前に、議事録を取る人としての役割の期待を明確 Robertの注文規則と取締役会の特定のポリシーを確認し、取締役会の議長またはマネージャーに不明な点を明確にします。
事前に議事録テンプレートを準備する
事前にテンプレートを準備すると、取締役会の会議中に議事録を取りながら整理するのに役立ちます。 これは、会議のメモをはるかに簡単にすることができ、あなたが完了する必要がありますどのようなセクションや情報を知ることによ 一貫したフォーマットを使用してまた立場がよく知られた分のための同じ有効な型板にあらゆる会合続くことを可能にする。
テンプレートを準備するには、可能であれば理事会の議題を入手してください。 次に、あなたが持っている情報を使用して、次のセクションを構築するために開始します:
- 通常または特別などの会議の種類
- 会議の日付、時刻、場所
- 理事長および幹事の名前
- スピーカーおよびゲストを含む予定出席者の名前
- 前の理事会の議事録と成果の概要
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- すべての議題項目
- 予定延期時間
- 予定されているエグゼクティブ/インカメラセッション
議題に含まれているレポートや配布資料などの補足資料がある場合は、適切なセ
開始するにはテンプレートが必要ですか？ アプリオ取締役会議事録テンプレートはこちらからダウンロードできます。
必要な資料を理事会に持参
理事会の秘書の中にはノートパソコンを使って議事録を取ることを好む人もいれば、昔ながらのペンと紙を好む人もいます。 あなたの好みが、あなたが必要とする必要を、ノート、電源コード、ペン、等を含んで詰め、準備することを保障しなさいものは何でも。 また、最初のオプションが失敗した場合に備えて、数分かかるバックアップ方法があることを確認することもできます。
取締役会での議事録の取り方–取締役会中
注取締役会出席
取締役会の好みに応じて、取締役会の開始直前ま 出席を取るためのいくつかの一般的な方法は、あなたの取締役会の議事録テンプレート上の名前をオフに交差またはサインインシートを循環さ
遅く到着した取締役に注意してください。 各運動のために存在していた人と存在しなかった人の正確なカウントを持つことが重要です。
理事会の進行に合わせてテンプレートを記入
理事会の進行に合わせて、理事会の議事録テンプレートを記入してください。 あなたは、各分がに対応する議題項目の番号を書き留めて、あなたのノートを整理することを選択することができます。 これにより、会議後に確定した会議議事録文書を簡単に準備できます。
決定を必要とする各議題項目については、必ず注意してください:
- 取られた行動といつ
- 取られた行動の正確な文言、結果、および動きをした人
- それぞれの動きに投票、反対、または棄権した取締役
- 利益相反また、以前の会議の議事録が承認されたかどうか、注文と控訴のポイント、新しいビジネス、および任意のエグゼクティブセッションを記録します。 会議の議事録は、エグゼクティブセッション中に撮影されていないことに注意してくださいが、それは彼らの発生の記録を持っていることが重要
テンプレートに議事録を案内させ、書くときはできるだけ客観的かつ明確にしながら重要なポイントに焦点を当てるようにしてください。 議論を逐語的に記録しようとするのではなく、テーマや成果に焦点を当てると便利です。 “オプションの議論が続いた”と書くことは完全に受け入れられることを知ってください。”あなたが何かを明確にする必要がある場合は、必ず尋ねてください。
会議が延期された時間を記録する
会議が終了したら、延期の時間を記録するようにしてください。 次回の会議の日時が決まっている場合は、それも注意してください。
すべてのレポートのコピーを取得する
会議中に新しいレポートが提示された場合、またはレポートが不足している場合は、会議が終了する前にコピーを受
Aprio Board Portalソフトウェアについての詳細
取締役会の後
取締役会の議事録を転写
会議が終了した後、詳細がまだ心に新鮮なときにできるだけ早く、取締役会の議事録の”良い”コピーを書くようにしてください。….. 時間をかけて録音した分を慎重に確認し、必要に応じてわかりやすくするために追加のメモを追加します。 理事会によって取られた各アクションは、決定のための簡単な説明と理論的根拠が含まれていることを確認し、あなたが何かがわからない場合は、理事会の議長に依頼してください。
組織と監督の説明責任を強化するのを助けることが重要です。 議事録の下部には、取締役会議長が責任を負うことができるように、リーダーシップチームと取締役が行った行動へのコミットメントをメモしてください。
最後に、議事録を付録として追加の文書や報告書を添付するか、少なくともそれらがどこにあるかを説明してください。
議事録の配布
一部の理事会は、電子メールまたはハードコピーを介して最終的な理事会議事録を配布することを選択します。 ただし、board portalソフトウェアを使用するのが最も安全です。 また、ボードポータルでは、議事録内から補足文書に安全にリンクすることができ、必要に応じてボードメンバーが議論のためにコメントを直接追加するこ
将来の参考のために議事録を保存する
理事会の議事録は、将来の参考のために安全でアクセス可能な場所に常に保存する必要があります。 多くの理事会は、会議の議事録をオンラインで保存することを選択しますが、選択した方法が安全で、パスワードで保護され、理事会メンバーのみが利用で 多くのboard portalソフトウェアオプションを使用すると、それを行うことができます。
さらに、今後の理事会の参考となるため、および会議に出席できない理事のために、確定した議事録を含む追加の文書を保管してください。
取締役会議事録テンプレート
これらの要素が会議議事録テンプレートに含まれていることを:
- 日付、時間、場所
- 取締役会の種類—通常、特別または年次
- 取締役会議長、取締役会メンバー、秘書およびその他のゲストの出席
- 定足数要件を満たしている場合
- 前の会議分の承認
- プレゼンターネームおよびタイトルを含む報告およびプレゼンテーション
- 必要なアクションステップ
- 回覧されたプレゼンテーションまたは文書の添付ファイル
- 休会のタイムスタンプ、次の会議の日時、および承認署名を含 社長
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サンプル取締役会議事録
株式会社レイナー
理事会議事録:2021年6月
1:00P.m.PST,By Zoom,Vancouver,BC理事会出席者:
現在:Carol Devoe,Ryan Santos,Nicholas Paulino,Keith Lewis,Diann Wilson,Matthew Lowell,Dean Stephens,Tammy Burke
後悔:Cara Johnson
シーラ-スワンソン監督、チャールズ-ストールワース、コンサルティング-会計士
クォーラム-プレゼンツ？ はい
注文への呼び出し
- 1:00 午後、議長のCarol Devoe
Orders of Business
REPORTS
Ceoの報告書Sheila Swanson
- Swansonは、マーケティングイニシアチブ、販売、新規雇用、製品開発に関する最新情報を含む、同社のさまざ 取締役はいくつかの質問をし、満足のいく回答が得られ、議論が続いた。
Carol Devoe
- Devoe議長が提供する財務委員会報告書は、今後の年次財務監査に備えて、組織の簿記手続きを見直し、満足できるものであることを発見したCharles Stallworth Stallworthは、監査人が監査財務報告書と一緒に管理書を提供することを当社に推奨しています。
- 次の四半期財務報告書は、来月の取締役会に向けて共有する準備ができている。
未完成のビジネス
- 2021年5月14日の議事録が修正され、承認された
新しいビジネス
- Devoeは、彼女が最近新しい秘書、Karla Porterを雇ったと発表した。
- Lewis氏は、Diann Wilson氏が個人的な理由で取締役会を辞任し、財務委員会にギャップを残していることを確認した。 さらに、ルイスは、調査委員会が調査コンサルタントから毎週の更新を受けており、理事会からの質問は歓迎されていることを理事会に助言した。
将来の行動ステップ
Devoeは、次の会議に先立ってJuly15、2021までに次の四半期財務の準備を担当しています。
閉会
- 会議は午後2時30分に延期
- 次回会議日：2021年7月26日午後2時00分
議事録提出者：Tammy Burke
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社長の署名今、あなたは基本を持っており、取締役会の議事録の例を見てきましたので、ここでは、より効果的なメモを取るための6つの追加のヒン
Aprioボードポータルソフトウェアの詳細
より効果的な取締役会議事録のための6つの実用的なヒント
準備がすべてです。
メモを取る特定の理事会のために準備してください。 これは、要約し、タスクをはるかに簡単にするために適切であるかを知るためにあなたを案内します。 以前の取締役会の議事録だけでなく、今後の議題を確認するのに十分な時間を与えてください。 今後の会議の目的を知っているようにしてください–それは定期的または特別な会議です,誰が出席することが期待されています,議論されるものと
簡潔かつ正確を目指しています。
良い議事録は、起こったことと合意されたことの要約であり、言われたことのすべての記録ではありません。 そう、長い記述をとばし、分に事実および行為の短く、簡潔な要約を保ちなさい。 たとえば、”私たちは、に、のために、上に任命しました”。
形容詞、副詞、感情やカラフルな言語の欠如に注意してください。 頭字語および専門用語を避けなさい–すべての取締役はあなたの企業の言葉、legaleseおよび部内者の話すことをよく知られていないかもしれない。 これは、ノート取りに新しいもののための練習と勤勉な編集がかかります。 を再確認することを確認してください:
- 解釈しやすいシンプルな言語の使用
- 適切な文法と句読点
- 正しいスペル
客観的な声を使用します。
議事録は、簡潔で、事実に基づいて、公平である必要があります。 あなたの議事録が客観的であることを確認するには、次のガイドラインに従ってください:
- は、中立的な口調を保ちながら、事実と決定を報告することに厳密に固執します。
- 批判、個人的な議論や意見の相違、政治を記録から外しておく。
- アイドルチャット、ジョーク、現在の出来事の要約、または個人的な逸話をあなたの議事録の外に残してください。 チャットは取締役会の関与を改善するのに役立ちますが、ガバナンスに価値がない場合は文書化しないでください。
- 過度の責任を引き起こす可能性のあるものはすべて削除してください。
取締役会メンバーの責任を維持します。
取締役会の議事録は、行動と決議の記録として機能します。 分を取るための最も重要なタスクの一つは、それが明確にどのような割り当て、代表団、および期限が理事会のメンバーが責任を保持するために会議から出てきたようにすることです。
太字または下線付きのテーブルで、特別に解像度の書式を設定したり、アクションをフォローアップしたりすると便利です。 各決議は、残りの分からの説明や文脈なしに容易に理解されるべきである。 それを更に一歩取り、容易なリコールのための文書の端に会合の決断を後で要約しなさい。
明確化を求めることを恐れないでください。
会議は速く移動し、多くの地面をカバーします。 あなたが何かを逃したり、物事があなたに不明である場合は、すぐに明確化を求めて、あなたが決定されたか、次のステップが何であるかを正確に記録 時には、法律や業界の言語が不慣れな場合がありますので、停止し、あなたがわからないかどうかを尋ねるようにしてくださ
タイミングが鍵です。
トピックがまだあなたの心の中で新鮮である間、できるだけ早く議事録を書いて編集することは、メモを取ることを容易にします。 それはまた彼らの記憶がまた新しく、割り当ておよび締切が最も関連しているとき会議の議事録が承認のための取締役会メンバーに時機を得た方
Aprioで取締役会の分の効率を向上させる
今、あなたは取締役会で分を取る方法を知っていることを、Aprioのような取締役会管理ソフトウェアで提供されているツールを使用して分を取る効率を向上させます。
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