KPAの最近のHRCIは、「躊躇せずに調査」ウェビナーを承認しました。 また、Kpaの提携法律事務所であるFordHarrisonが共催しました。
当然のことながら、ウェビナーに参加している雇用主は多くの質問をしていました。 以下は、私たちの専門家が尋ねられた最も一般的な質問と彼らのベストプラクティスの答えです。
: 従業員が彼/彼女に嫌がらせをしている別の従業員について苦情を言ったが、苦情者が彼/彼女がちょうど通気していて、”公式”苦情を提出したくないと言
A:苦情や懸念がHRまたは経営陣の注意を喚起されるたびに、あなたは問題を完全に調査する義務があります。 従業員が”ちょうどガス抜きしていることを示しても。”不適切な行動が起こっている場合は、将来の問題や主張を防ぐために、できるだけ早く確実に対処したいと考えています。
: 私たちが被告人に直接の質問をしなければ、”あなたはナンシーに嫌がらせをしましたか？”、その後、私たちの質問は何であるべきですか？
A:まず、より一般的な質問、例えば「ナンシーとの仕事関係について教えてください。”または”ナンシーとのあなたの日々の相互作用について教えてください。”その後、状況についてのより尖った質問に移動することができます：”あなたとナンシーの間のXYZ日に起こった事件について教えてください。”
直接尋ねることによって被告人を守備に置くことを避けるようにしてください、”あなたはナンシーに性的嫌がらせをしましたか？”
Q: 雇用主にはセクハラを警察に報告する義務がありますか？
A:いいえ、雇用主には警察にセクハラを報告する義務はありません。 ただし、性的暴行が発生した場合は、警察に報告し、被害者に警察の報告書を提出するよう奨励する必要があります。 雇用者として、あなたはあなたの職場全体を保護していることを確認したいと思っています。
Q:雇用主が実際にそうすることを計画していなくても、被告人がポリグラフに提出する意思があるかどうかを尋ねることは有効ですか？
: いいえ、雇用者がポリグラフテストを管理するつもりがない場合、私は質問をすることはお勧めしません。 従業員がイエスと言い、雇用者がフォロースルーしない場合、それは雇用者の部分に信頼性の欠如を示しています。
Q:NLRBに基づいて、被害者に機密を保持するよう要求することは許されていますか？
: 2017年には、調査と機密性に関する裁判所の判決があり、全国労働関係委員会（NLRB）は、継続的な調査に関する従業員の議論を禁止する包括的な政策を使用することを雇用者が禁止する新しい規則を発表しました。
Nlrbは、雇用者が従業員の第7条の権利を上回る正当かつ実質的なビジネス上の正当性を持っていることをケースバイケースで実証した場合にのみ、進行中の調査に関する議論を禁止することができると述べた。
任意の調査の過程で、雇用主は、目撃者が保護を必要とするか、証拠が破壊される危険性があるか、証言が捏造される危険性があるか、隠蔽を防ぐ必要があるかどうかを判断しなければならない。
このトピックに関する追加情報については、
職場調査における雇用者の機密性の要求に関するNLRB制限は、D.C.Circuit Decision
Q:調査の質問と回答を逐語的に記
A:あなたの質問は完全に書かれ、文書化されるべきです。 答えは要約することができます。 しかし、調査の重要な部分であるフレーズや引用がある場合は、それが直接引用であることを指摘して、引用符で完全に文書化する必要があります。
Q:職場で起こった状況について話をするために私のオフィスに来た場合、従業員に最初の苦情書を記入するように依頼しても大丈夫ですか？
A:はい、従業員に雇用主に書面による苦情を提出させることがベストプラクティスとみなされます。 従業員は、書面による声明に署名し、日付を記入する必要があります。
状況についてできるだけ多くの詳細を提供し、潜在的な目撃者に名前を付けるように指導することができます。
Q:インタビュープロセスの一環として証人が声明を書いていることについて、あなたの推奨事項は何ですか？
A:私たちは、告発者、告発者、および目撃者から書面による声明を収集することを強く奨励します。 これらの声明はあなたのインタビューのノートをバックアップするのを助ける。
: ノートが正しいことを確認するためにインタビューの後で議論のノートで面接者をサインオフさせることの心配があるか。
A:面接者に書面による声明にサインオフするように頼んでも問題はありません。 実際には、面接者が署名し、書かれた声明の日付を持っていることをベストプラクティスと考えられています。
Q:ドキュメントの保持に関する推奨事項は何ですか?
A:従業員が現役の従業員であり、解雇日から少なくとも3年間は調査文書を保持する必要があります。
Q:インタビューを録音することについて何か考えはありますか？
A:インタビューを録音することはお勧めしません。
Q:調査にはどのくらいの時間がかかりますか？ 申立人が非常に動揺し、それが今の世話をすることを望んでいるとき、私はそれをどのように処理しますか？
A:状況を認識した直後に調査を開始する必要があります。 どのように多くの証人が関与しているとどのように多くの人々がインタビューする必要があるかに応じて、調査は24-72時間かかるはずです。
: 嫌がらせを受けた従業員から書面または電子メールで苦情を受け取った後、どの時点で、被告人に嫌がらせの請求があることを知らせますか？ 調査が行われるまで待っていますか？
A:あなたは、請求の詳細や請求を前方に持ってきた人を開示する義務はありません。 報復や潜在的な反発から保護するために、この情報を開示しないことをお勧めします。
インタビューの際は、報告されている状況について質問することに集中することをお勧めします。
: 目撃者がチームメイトとのインタビュー/調査を議論した場合、私たちはそうするためにそれらを訓練することができますか？
A:調査面接の際に適切な開示をしていることを確認したいと考えています。 調査プロセス中に共有される情報は機密のままであり、インタビューの外で誰とも議論すべきではないことを強調する。
従業員がこの方針に違反した場合、懲戒処分を受けることができます。
Q:嫌がらせを受けた人に証人として指名された場合、証人に調査に参加させることはできますか？ 潜在的な目撃者が関与することを拒否したとき、あなたは何をしますか？
A:従業員が職場調査への参加を拒否した場合、原因のために解雇される可能性があります。
2016年、ギルマン対マーシュ&McLennan Cosの裁判がありました。、No.15-0603-cv(L)、米国控訴裁判所は、彼らが調査に参加することを拒否した場合、従業員が原因で終了することができます判決を下しました。
第二巡回裁判所は、決定要因は、インタビューに協力する命令が合理的であるかどうかであったと述べた。 もしそうなら、従業員は、「雇用者の直接的で明確で合理的な命令に従うことを拒否するために、適切に解雇される可能性があります。”
Q:行動が報告され、経営陣が行動に対処せず、それが継続するときはどうしますか？
A:請求が行われた人が請求を調査するために何もしなかった場合、従業員はその請求を経営陣の別のメンバーに取ることができます。 あなたが経営陣のメンバーであり、主張を認識している場合は、より高いレベルの経営陣または所有者にそれを取る責任があります。
Q:私はEEOCのウェブサイトに行きましたが、彼らが調査で使用する質問の種類を見つけることができませんでした。 または、レポートを提出するためのリンクをクリックする必要がありますか？
A:EEOCサイトのインタビューの質問にアクセスするためのリンクは次のとおりですeeoc.gov/policy/docs/harassment.html。質問はページの途中にあります。
Q:誰もHRに苦情を申し立てることが許可されていない場合はどうなりますか？ 私たちの組織では、従業員は何のためにHRに連絡することはできませんと言われ、彼らは彼らの上司に問題がある場合でも、彼らは彼らの上司に行く
A:人事の主な役割の一つは、従業員をサポートし、州および連邦雇用法に準拠して会社を維持するのを助けることです。 人事は、雇用関連の問題に対する潜在的な責任への企業の露出を軽減する上で重要な役割を果たします。
私たちは、あなたの現在のポリシーを再訪し、オープンドアのポリシーを実装することを強くお勧めします。 効果的なハラスメント防止方針の重要な部分は、従業員の直接マネージャーだけでなく、人事、経営陣、外部機関など、複数の請求方法を報告することです。
従業員が上司に問題を報告することのみを許可することは、特に問題が上司に関連する場合、非常に制限されています。 従業員には、問題や懸念を報告するための複数のオプションを提供する必要があります。
: 監督者が従業員の苦情について知るとすぐに、彼らは人々を別々にスケジュールし、異なった扱い、より困難な仕事などを与えると、報復がないことを従業員に約束するにはどうすればよいでしょうか。?
A:マネージャーが、そのマネージャーまたは他の人に関する苦情または懸念を提起した従業員に基づいて、従業員に対して否定的な行動を取る場合、マネージャーは懲戒され、会社の反報復方針を思い出させる必要があります。 保護された活動のための従業員に対する報復は違法であり、会社のための非常に高価な訴訟で起因できる。
以下は報復に関する追加情報を含むEEOCへのリンクである。
報復:連邦政府機関の管理者に対する考慮事項
Q:それが口頭でのセクハラ問題ではなく、視覚的な犯罪だった場合はどうなりますか？ また、従業員がセクハラを”ちょうど周りにhorsing”と間違えた場合はどうなりますか？”
a:犯罪が口頭であるか視覚的であるかにかかわらず、あなたは問題を調査したいと思うでしょう。
調査中に、ハラスメントの苦情が不適切な職場行動を表していると判断することができます。 不適切な行動を示している従業員は、助言され、潜在的に規律されるべきである。
これはまた、職場行動への期待をすべての従業員に伝える機会でもあります。
Q:人が誰かに対して苦情を申し立てている場合、被告人は告発者が誰であるか、具体的な苦情を知る権利を持っていませんか？ 私はあなたが主要な質問をしないように助言し、ただ公然と”あなたはxyzをしましたか…？”しかし、ある時点で、彼らは調査中に機密性の期待があってはならないので、正確な苦情が何であるか、誰が苦情を言ったかを知るべきです。
A:調査は常に秘密にしておくべきであり、調査を行っている人だけが完全な詳細を持つべきです。
雇用主は、誰が懸念を提出したのか、および懸念/苦情の詳細を開示する必要も義務もありません。 あなたはおそらくできる限り内密に確保したいと思います。 告発者と特定の主張が被告人に開示された場合、報復と反発の懸念はより重要になります。
そのため、あなたは調査の具体的な結果や取られた具体的な行動について告発者に伝える必要はなく、調査が行われ、適切な行動が取られたこと
Q:苦情を申し立てた人が証人であり、被告人であるなどの場合。 調査の間に作業域にまた更に仕事の外に行き、場合、尋ねられる質問、他の潜在的な目撃者との応答を論議する…雇用者はそれらを訓練できるか、または私達は少なくともそれらに活動が報告されたことわかっているようにし、それらに言葉による警告を与えるべきである。 私はその時までに、彼らはすでに他の証人を汚染し、さらには操作にさらなる混乱を引き起こした可能性があると感じています。
: あなたは、機密性に関する声明と機密性が侵害された場合の結果との調査インタビューを開いていることを確認したいと考えています。
機密性が懸念される場合は、調査が完了するまで関係者を有給休暇にしておくことをお勧めします。 従業員が管理休暇に置かれている場合は、休暇中に機密性と同僚とのコミュニケーションの期待を確実に伝えたいと考えています。
従業員が同僚や他の目撃者と話した場合は、解雇を含む可能性のある迅速かつ即時の懲戒処分を確実に取ることを望んでいます。 KPAのVera HRは、州法と連邦法の両方の知識を持つ認定されたHR専門家のチームへのオンラインおよびオンコールアクセスを提供しています。
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