従業員ファイルとは何ですか？
雇用主は、従業員ファイルを利用して、すべての人事、給与、福利厚生、コンプライアンス文書を一つの場所にキャプチャし、維持する必要があります。 人事技術の進化に伴い、雇用者は、人事システム内の各従業員のためのすべての重要な人事文書を格納する必要があります。 文書を適切に維持し、作成しないと、コンプライアンス違反や罰金の可能性があります。
医療/保険記録、参照/素性調査など、プライバシー法によって保護されている文書は、従業員の基本的な従業員ファイルに含めるべきではありません。
基本的な従業員ファイルに含めることができる項目のスナップショットは次のとおりです:
-
ジョブの説明
-
求人応募および/または履歴書
-
求人情報
-
IRSフォームW-4
-
従業員ハンドブックの領収書または署名された承認
-
パフォーマンス評価
-
従業員の福利厚生に関する書式
-
緊急連絡先を提供するフォーム
-
顧客および/または同僚の苦情
-
優れたパフォーマンスのための賞または引用
-
の出席または完了の記録 研修プログラム
-
警告および/またはその他の懲戒処分
-
出席または遅刻に関する注意事項
-
従業員と雇用者との間の契約、書面による合意、受領、または承認
-
労働者の会社からの出発に関する書類
PaycorのHRソリューションは、統一された従業員の記録管理とはるかを提供しています。 当社のHR製品ページでは、紙のファイルを排除し、お客様の情報を安全に保つ方法について説明します。 新しい従業員のオンボーディングとW2なしで税金を提出する方法の詳細をご覧ください。