私たちは皆電子メールを使用しますが、どのように多くの実際によく電子メールに対処する方法を知っていますか？ 倫理と電子メールに対処する正しい方法を知ることは、誤って受信者に対処することがあなたを失格にしたり、無能に見えるようにする可能性があ
電子メールで未知の受信者に正しく対処する方法を掘り下げる前に、まず電子メール通信に関わる倫理を見ていきます。 電子メールのエチケットの基本原則を持っていることは十分に右の演説のフォーマットを認めるのを助ける。
目次
専門的なメールで考慮すべき倫理
専門的なメールに関しては、通常のメールを書くよりもはるかに正式でなければなりません。 あなたが送り出す電子メールのタイプを調整する規則は電子メールのエチケットと呼出される。 それはあなたが無関係で無関係な有益な電子メールを送信しないようにするのに役立ちます。 言い換えれば、それは適切に通信する方法を教えています。
以下の単純なルールを使用すると、プロの電子メールでDosといけないことを知っているでしょう。
1. 専門の電子メールアドレスを使用しなさい。
雇用活動に個人のメールアドレスを使用している場合は、電子メールにあなたのフルネームが記載されていることを確認してください。[email protected]
それは専門の使用のためにより適切です。 ニックネーム、ハンドル、あいまいな参照またはイニシャルの使用とは異なり、次のような[email protected] または[email protected].
会社で働く場合は、会社のメールアドレスを使用する必要があります。 個人的な使用とビジネスや仕事の目的のための他の二つの別々の電子メールアドレスを持っていることをお勧めします。 それはあなたがビジネスの対応から無関係で個人的な電子メールメッセージを維持することができます。
プロの使用のために、彼らは最も人気があるので、あなたの電子メールアカウントがGmail、YahooやHotmailに署名されていることを確認してください。
2. 適切な電子メールの挨拶を選んで下さい
電子メールの古い友人と特に追いついているように挨拶の口語的な様式を避けて下さい。 この非公式拝などのこんにちは”どのsap’または’Yo’プロフェッショナルメール設定あり。 彼らはあまりにもリラックスして不適切です。 また、あなたの受信者はあなたについて悪い印象を持っています。
だったのですが少し軽か’こんにちは’または’こんにちは合組ん。 りメールに挨拶だけではなこんにちははこんにちはいます。 あなたが記事をさらに読むと、私たちはあなたが使用すべき電子メールの挨拶に対処します。
3. 専門的なトーンを保つ
電子メールに関しては、あなたがどのように認識されているかを知ることは困難です。 あなたは器量することができますが、まだプロのまま。 あなたの言葉が誤解されたり、特にあなたの電子メールで、文化の違いのために誤解される可能性がある状況を避ける必要があります。
また、あなたのメッセージを真剣に受け止めたい場合は、ユーモアを避けてください。 あなたのメッセージは右の調子か表情なしで失われることができる。 多くの場合、話され、面白いと認識される言葉は、書かれたときに異なります。 また、彼らはあなたがイライラ、心配や不安に見えるようにするので、特にそうでなければ意図したときに否定的なフレーズや極端な言葉を使用しな
4. 明確に定義された短い件名を使用してください
明確に説明的な件名を持つことをお勧めします。 それは他からのあなたの電子メールを区別する。 そしてそれはまた彼らがあなたのメッセージを読む前にあなたの電子メールが約あるもののあなたの受け手情報を与える。
それは最大6つの単語を持つべきであり、非常に短くなければなりません。 あなたの従がうラインは精密と書かれ、ユーモアから自由でなければならない。
件名は大胆に記述する必要があります。 これは、受信者が受信トレイにあふれた電子メールの多くを持っている場合は特に簡単に識別に役立ちます。 件名を持っていない場合、または持っているが、受信者にメールの内容のアイデアを与えていない場合は、メールが読まれない可能性が高くなります。
5. 段落の長さを確認します。
電子メールの長さは、特に文字数がない場合には非常に困難な場合があります。 このような六から十段落のように、長い段落を避けてください。 最大5つのパラグラフはあなたの電子メールメッセージであるべきである。 各パラグラフの4つの文を使って。
そして、電子メールがあなたのメッセージの目的を明確に述べていることを確認してください。 あなたの従がうラインがあなたの読者にヒントを与えるので、電子メールの目的ボディは定義され、正確な説明しか与えない。
あなたが言うことがたくさんある場合は、他のチャネルを介してそれを通信することに注意してください。 電子メールメッセージは、お使いの携帯電話が死んで行くまで、あなたが時間のために話すことができる電話チャットではありません。
長すぎると受信者をオフにします。 有益であり、感情的であることを避けてください。
6. 句読点を慎重に選択します。
メールで使用する句読点に注意してください。 すべての文には、適切な終端句読点が必要です。）、フルストップ（)、カンマ(,)、感嘆符(!)、またはセミコロン(;)。
感嘆符は疑問符と同じくらい慎重に使用してください。 感嘆符は専門外とみなされます。 だからそれはあなたがそれらを使用しないことをお勧めします。
セミコロン(;)を使用して、関連する二つの文を接続し、カンマ(,)を接続詞として使用して、独立した句を接続します。
疑問符(?）は、疑わしい文の終わりに使用され、すべての文の終わりに完全な停止されます。
例：人事部に話したことはありますか？ 彼らは条件の条件に交渉して喜んでいる場合は、彼らの手当の増加があるでしょう。
7. メールを送信する前に、メッセージを校正します。
送信ボタンを押す前に、スペルミス、主語と動詞の一致、その他の文法上の誤りを確認してください。
あなたの文のケースを確認してください。 12の標準フォントサイズとCalibri、Times New RomanまたはArialのフォントタイプを使用します。 彼らはメッセージを読むことができる前に眼鏡を必要とする自分の目を傷つけるだろう色で奇抜なまたは多色のフォントを避けてくださ
常に黒の標準色を使用し、太字や斜体を頻繁に使用しないでください。 あなたの読者が完全につかまえる間違いを避けなさい。 絵文字、略語を使用したり、あなたの電子メールに”自分の携帯電話から送信”の警告を追加しないでください。 それは非常に専門外であり、あなたの悪い認識を与えます。
最後に、”送信”ボタンを押す前に、正しい受信者の名前とメールアドレスを入力した場合、署名ブロックがあるかどうかを確認してください。
未知の人にメールを送る方法
受信者の名前や性別を知っているかどうかにかかわらず、どの挨拶が適切であるかを知ることが重要です。 受信者があなたの電子メールを読み続けるかどうかを決定します。 この記事のこのセクションでは、このような状況に対処し、意図していないものを未知の人に送信する場合を避けるための最良の方法を特定します。
未知の人にメールを送信するときに考慮すべきヒントをいくつか紹介します。
1. 名前
で受信者にアドレスを指定するプロの電子メールを書くときに使用するのに最適な挨拶は、受信者の名前でアドレスを指定することです。 その人の性別がわからない場合は、会社からメールを送信している人の詳細を試してみることができます。
たとえば、’Dear’または’Dear’を使用できますが、複数の電子メール交換の後では使用できません。 また、それは少し昔ながらとあまり正式ではありません。 したがって、あなたの受信者に対処するための丁寧で近代化された方法は、’親愛なる最初の名前’または’親愛なる姓でなければなりません。’
言い換えれば、’親愛なるキャサリン夫人’または’親愛なるジョーンズ氏。 こうすれば、旧式の調子より形式的に鳴る。
電子メール交換の場合、以前の電子メールで使用した名前で彼または彼女にアドレスを指定することで応答できます。
2. 性別不明へ
これは正式なメールを書くときに最も難しい部分です。 あなたの受信者の名前を得ることができない場合は、それがあまり個人的で丁寧であるので、あなたは”親愛なる/マダム”を使用することができます。 これは、アフリカの文脈で頻繁に使用されています。 中立なので、受取人の性別がわからなくても利用できます。
しかし、受信者の性別を知っていれば、それが彼か彼女かに応じて’DearMadamまたはDearSir’のいずれかを使用することができます。 また、それはプロの電子メールと正式な手紙の両方に来るときに使用するための最良のオプションの一つです。
3. 役職名の使用
これは、受信者の役職名がわかっている場合に適用されます。 あなたは、受信者の位置と一致する役職を利用する必要があります。 たとえば、”親愛なる人事マネージャー”または”人事マネージャーに”。 これは、あなたが彼らが保持する位置をよく知っているし、それが仕事のアプリケーションのためだときに余分な信用を与える受信者に伝えます。
受信者のタイトルがわからない場合は、会社の名前を使用することもできます。 明確な例は、”親愛なるIncorpの会社である。”これは、電子メールが会社のために意図されていることを示しています。 これはあなたが受信者の会社について知っているメッセージを描いており、これはまた、特にそれが仕事の申請のためのものであればあなたにスコ
4. 一般的な電子メールアドレス
一般的な電子メールアドレスに電子メールを送信する場合は、”それが関係する可能性がある人に”を使用することができます。 それは受動的で少し攻撃的に聞こえます。 いくつかのケースでは、受信者は、それがそれらに関係しないと信じて、読書を中止するかもしれません。
それは非常に人間味のないので、ジョブアプリケーションのカバーレターを書くときにそれを使用するのは大丈夫です。 しかしそれがオフィスの電子メールのために意図されていれば調子を柔らかくするために文の’Thankyouforyourtime’を加えたいと思うかもしれない。
5. あまり正式な挨拶の使用
いかなる状況下でも、’Hi’、’Greetings to’、’Hi There’または’Hello There’を使用する場合、特に正式なままにしようとしているときに、未知の人にメールを送ろうとする最良の選択肢ではありません。こんにちは、こんにちは、このような方法を使用していません。 あなたが受信者を知っている場合、それは非公式のコンテンツのためである場合は、それらを使用することができます。
行いたい場合は以下の正式な厳しいものだとこんにちは名、こんにちはの名前です。”他の言葉では、”HelloMrJames”または”HiMrsLaura。’これらはあなたの電子メールメッセージを始める簡単で、軽い方法である。 あなたの受信者が女性であり、彼女が使用するタイトルを知るために結婚しているかどうかわからない場合は、それは最高のあなたが”Msを使用し、こ
結論
プロの挨拶を使用することは、受信者があなたの電子メールで最初に見るものであるため、非常に重要です。 これは、あなたが美しくあなたの電子メールを開始し、あなたの受信者の口の中に酸味を残して、恐ろしくそれを終了すべきであるという意味ではあ それがあなたの受け手が読む最後の事であるので右の電子メールの閉鎖ラインおよびsign-offsを使用して右の印象を残す。
あなたは、あなたのクロージングラインとして、”ありがとう”、”あなたの時間をありがとう”、”あなたと働くことを楽しみにして”、”素晴らしい一日を持っている”、または”私たちの次の会話を楽しみにして”で終わることができます。 そして’誠意をこめて’のようなよいsign-offsと、’点または親切な点と’、’あなたの忠実に’、’丁重に’または’真心こめて、そしてあなたの署名のブロックおよびあなたのフルネーム。
これらの終了行とサインオフのいずれかを使用すると、あなたの挨拶と電子メールメッセージを補完します。 そして、それは迅速かつ肯定的な反応に影響を与える可能性があります。
電子メールのエチケットのあなたの先端は何であり、未知の聴衆に電子メールにいかに演説するか。
;
- あなたの従がうラインを思慮深く選びなさい。 それは短く簡潔でなければなりません。
- プロの挨拶、閉会行、サインオフを使用します。
- 友好的で、形式的にとどまり、あなたのメッセージ中の皮肉を避けなさい。
- あなたの文法、句読点とスペルを確認してください。
- 頻繁にチェックし、速やかにあなたの電子メールに返信します。