we gebruiken allemaal e-mail, maar hoeveel weten eigenlijk hoe een e-mail goed te adresseren? Het kennen van de ethiek en de juiste manier van het aanpakken van e-mails is cruciaal als het gaat om officiële zaken waar het verkeerd aanpakken van een ontvanger u kan diskwalificeren of maak je incompetent lijken.
we zullen eerst kijken naar de ethiek die betrokken is bij e-mailcommunicatie voordat we gaan onderzoeken hoe we een onbekende ontvanger correct kunnen aanspreken in een e-mail. Het hebben van de basisprincipes van e-mail etiquette zal u helpen volledig waarderen de juiste adressering formaat.
inhoudsopgave:
ethiek om te overwegen in een professionele e-mail
als het gaat om professionele e-mail, moet je veel formeler zijn dan bij het schrijven van normale e-mails. De regel die het type e-mails regelt die u verstuurt, heet e-mailetiquette. Het helpt u om te voorkomen dat het verzenden van vreemde en irrelevante informatieve e-mails. Met andere woorden, het leert je hoe je op de juiste manier te communiceren.
met deze eenvoudige regels hieronder, zou u de Do ’s en Don’ ts kennen in een professionele e-mail.
1. Gebruik Een Professioneel E-Mailadres.
als u uw eigen persoonlijke e-mailadres gebruikt voor arbeidsactiviteiten, zorg er dan voor dat de e-mail uw volledige naam bevat; een voorbeeld is [email protected]
het is meer geschikt voor professioneel gebruik. In tegenstelling tot het gebruik van bijnamen, handgrepen, obscure referenties of initialen zoals [email protected] of [email protected].
als u in een bedrijf werkt, moet u het e-mailadres van het bedrijf gebruiken. Het is goed om twee aparte e-mailadressen te hebben, een voor persoonlijk gebruik en de andere voor zakelijke of werkdoeleinden. Het zal u toelaten om ongerelateerde en persoonlijke e-mailberichten van zakelijke correspondentie te houden.
zorg ervoor dat uw e-mailaccount is ondertekend bij Gmail, Yahoo of Hotmail omdat ze het populairst zijn.
2. Kies de juiste e-mail begroetingen
vermijd uitdrukkingsstijlen van begroetingen, alsof u een oude vriend inhaalt, vooral in e-mails. Dit omvat informele begroetingen zoals ‘ Hey ”wat sap’ of ‘ Yo ‘ in een professionele e-mail instelling. Ze zijn te ontspannen en ongepast. Ook zou uw ontvanger een slechte indruk van u hebben.
als u een beetje luchtig wilt doen, kunt u ‘hallo’ of ‘Hallo’ gebruiken wanneer u uw ontvanger aanspreekt. Er is meer te e-mail begroeting dan alleen hallo of Hallo en ga zo maar door. Als je verder leest in het artikel, we zouden adres welke e-mail begroetingen die u moet gebruiken.
3. Houd een professionele toon
als het gaat om e-mails, is het moeilijk om te weten hoe u wordt waargenomen. Je kunt knap zijn, maar toch professioneel blijven. U moet situaties vermijden waarin uw woorden verkeerd kunnen worden geïnterpreteerd of miscommunicatie als gevolg van culturele verschillen, vooral in uw e-mails.
vermijd ook humor als u wilt dat uw bericht serieus wordt genomen. Uw boodschap kan verloren gaan zonder de juiste toon of gezichtsuitdrukkingen. Vaak zijn woorden die gesproken en als grappig gezien worden anders wanneer ze geschreven worden. Vermijd ook het gebruik van negatieve zinnen of extreme woorden vooral wanneer anders bedoeld, omdat ze je geïrriteerd, bezorgd of angstig lijken.
4. Gebruik goed gedefinieerde en korte onderwerpregels
het is raadzaam om een duidelijke beschrijvende onderwerpregel te hebben. Het zal uw e-mail onderscheiden van de anderen. En het geeft ook uw ontvanger informatie over wat uw e-mail is over voordat ze uw bericht te lezen.
het moet maximaal zes woorden bevatten en moet zeer kort zijn. Uw onderwerp moet nauwkeurig en zonder humor worden geschreven.
onderwerpregels moeten vetgedrukt worden geschreven. Dit helpt bij eenvoudige identificatie, vooral als de ontvanger heeft veel e-mails overstroming van de inbox. Als je geen onderwerp hebt of je hebt, maar het geeft je ontvanger geen idee van de inhoud van je e-mail, is er een grote kans dat je e-mail niet wordt gelezen.
5. Controleer Uw Alinea Lengte.
een e-maillengte kan zeer uitdagend zijn, vooral wanneer er geen tekentelling is. Vermijd lange paragrafen, als zodanig zes tot tien paragrafen. Een maximum van vijf alinea ‘ s moet uw e-mailbericht. Met vier zinnen in elke paragraaf.
en zorg ervoor dat de e-mail duidelijk het doel van uw bericht aangeeft. Aangezien uw onderwerpregel uw lezer een hint geeft, zou de doeltekst van de e-mail alleen een gedefinieerde en nauwkeurige uitleg geven.
merk op dat, als je veel te zeggen hebt, communiceer het via andere kanalen. Een e-mailbericht is geen telefoonchat waar je uren over kunt praten totdat je telefoon dood gaat.
wanneer het te lang is, wordt de ontvanger afgeschrikt. Wees informatief en vermijd emotioneel te zijn.
6. Kies Uw Interpuncties Zorgvuldig.
let op de leestekens die u in uw e-mail gebruikt. Elke zin moet de juiste terminale leestekens hebben; zij het een vraagteken (?), full stop (.), Komma (,), een uitroepteken (!), of puntkomma (;).
gebruik uitroeptekens net zo spaarzaam als u vraagtekens gebruikt. Uitroeptekens worden als onprofessioneel beschouwd. Dus het is het beste om te voorkomen dat u ze gebruikt.
gebruik puntkomma ’s (;) waar u twee zinnen wilt verbinden en komma’ s (,) als een voegwoord om onafhankelijke clausules te verbinden.
vraagtekens (?) worden gebruikt aan het einde van twijfelachtige uitspraken en een volledige stop aan het einde van elke zin.
een voorbeeld: hebt u gesproken met de HR-afdeling? Als ze bereid zijn om te onderhandelen over de voorwaarden, zou er een verhoging van hun vergoedingen.
7. Proeflees Uw Bericht Voordat U De E-Mail Verzendt.
controleer voordat u op de knop Verzenden drukt op spelfouten, overeenkomst tussen onderwerp en werkwoord en andere grammaticale fouten.
Controleer uw zin. Gebruik de standaard lettergrootte van 12 en het lettertype van Calibri, Times New Roman of Arial. Vermijd maffe of veelkleurige lettertypen met kleuren die je ogen zouden kwetsen die een bril nodig hebben voordat ze het bericht konden lezen.
Gebruik altijd de standaardkleur die zwart is, gebruik niet vaak vet of cursief. Vermijd fouten die uw lezer zeker zal vangen op. Gebruik geen emoji ‘s, Afkortingen of voeg’ verzonden vanaf mijn telefoon ‘ waarschuwing in uw e-mail. Het is zeer onprofessioneel en geeft een slechte perceptie van je.
controleer ten slotte of er een handtekeningblok is als u de naam en het e-mailadres van de juiste ontvanger hebt ingevoerd voordat u op de knop ‘Verzenden’ klikt.
hoe een e-mail te sturen naar een onbekende persoon
of u de naam of het geslacht van de ontvanger al dan niet kent, is het belangrijk om te weten welke begroeting geschikt is. Het zal bepalen of de ontvanger houdt het lezen van uw e-mail of niet. In dit gedeelte van het artikel, we zouden de beste manieren om te gaan over dergelijke situaties te identificeren en te voorkomen dat het geval van het verzenden van wat je niet van plan was, naar de onbekende persoon.
hier zijn enkele tips om te overwegen bij het verzenden van een e-mail naar een onbekende persoon;
1. Adresseer de ontvanger met de naam
de beste begroeting om te gebruiken bij het schrijven van een professionele e-mail is om de ontvanger met zijn of haar naam te adresseren. Als u het geslacht van de persoon niet kent, kunt u proberen de gegevens van de persoon waarnaar u uw e-mail verzendt van het bedrijf te achterhalen.
u kunt bijvoorbeeld ‘Dear’ of ‘Dear’ gebruiken, maar niet na meerdere e-mailuitwisselingen. Ook is het een beetje ouderwets en minder formeel. Daarom moet een beleefde en gemoderniseerde manier om uw ontvanger aan te pakken, ‘Lieve voornaam’ of ‘Lieve achternaam.”
met andere woorden, “Dear Mrs Catherine” of ” Dear Mr Jones. Op deze manier klinkt u formeler dan de ouderwetse toon.
voor een e-mailuitwisseling kunt u reageren door hem of haar aan te spreken met de naam die zij in hun vorige e-mail aan u hebben gebruikt.
2. Voor een onbekend geslacht
is dit het moeilijkste deel bij het schrijven van een formele e-mail. Als u de naam van uw ontvanger niet kunt krijgen, kunt u ‘Geachte heer/mevrouw’ gebruiken omdat het minder persoonlijk en beleefd is. Het is vaak gebruikt in een Afrikaanse context. Het is neutraal, dus het kan worden gebruikt, zelfs als je het geslacht van de ontvanger niet kent.
maar als u het geslacht van de ontvanger kent, kunt u ‘DearMadam or DearSir’ gebruiken, afhankelijk van of het hem of haar is. Het is ook een van de beste opties om te gebruiken als het gaat om zowel professionele e-mails en formele brieven.
3. Gebruik functietitels
dit is van toepassing wanneer u de functietitel van de ontvanger kent. U moet gebruik maken van functietitels die overeenkomen met de positie van de ontvanger. Bijvoorbeeld ‘beste Human Resource Manager’ of ‘aan de HR Manager’. Dit vertelt de ontvanger dat je goed op de hoogte bent van de functie die ze hebben en geeft je extra punten wanneer het voor sollicitaties.
u kunt ook de naam van het bedrijf gebruiken als u de titel van de ontvanger niet kent. Een duidelijk voorbeeld is: ‘beste Incorp Company.’Hieruit blijkt dat de e-mail bedoeld is voor het bedrijf. Dit portretteert de boodschap die je weet over het bedrijf van de ontvanger en dit geeft je ook scores, vooral als het voor een sollicitatie.
4. Een algemeen e-mailadres
in het geval u e-mailt naar een algemeen e-mailadres, kunt u ‘aan wie het betrekking kan hebben’gebruiken. Het klinkt passief en een beetje agressief; afhankelijk van de context is het gebruikt. In sommige gevallen kan de ontvanger geloven dat het hen niet aangaat en stoppen met lezen.
het is prima om het te gebruiken bij het schrijven van sollicitatiebrieven voor jobtoepassingen omdat het erg onpersoonlijk is. Maar als het is bedoeld voor office e-mails die u misschien wilt toevoegen ‘Thanky Foryourtime’ in de zin om de toon te verzachten.
5. Minder formele begroetingen
als u ‘Hallo’, ‘Groeten aan’ of ‘Hallo daar’ of ‘Hallo daar’ gebruikt, dan zijn dit niet de beste opties om e-mails aan een onbekende persoon te sturen, vooral wanneer u probeert formeel te blijven. Je zou ze kunnen gebruiken als je de ontvanger kent en als het voor een informele inhoud is.
als u minder formeel of strikt wilt blijven, moet u ‘Hallo naam’ of ‘Hi naam’ gebruiken.’Met andere woorden, ‘HelloMrJames’ of ‘ HiMrsLaura.’Dit zijn eenvoudige en lichte manieren om uw e-mailberichten te beginnen. Als uw ontvanger is een vrouw en je bent niet zeker of ze getrouwd is om te weten welke titel te gebruiken, het beste je ‘Ms gebruiken, dit geldt zowel gehuwde als ongehuwde vrouwen.
conclusie
het gebruik van professionele begroetingen is erg belangrijk omdat het het eerste is wat de ontvanger in uw e-mail ziet. Dit betekent niet dat je je e-mail prachtig moet beginnen en het verschrikkelijk moet beëindigen, waardoor een zure smaak in de mond van de ontvanger achterblijft. Met behulp van de juiste e-mail sluitlijn en sign-offs laat de juiste indrukken, omdat het het laatste wat uw ontvanger leest.
u zou kunnen eindigen met’ dank u’,’ Dank u voor uw tijd’,’ Ik kijk uit naar het werken met u’,’ heb een prachtige dag ‘of’ ik kijk uit naar ons volgende gesprek’, als uw afsluitende zin. En met goede sign-offs zoals ‘oprecht’, ‘met vriendelijke groeten’, ‘Hoogachtend’, ‘respectvol’ of ‘Hartelijk’, dan uw handtekening blok en uw volledige naam.
het gebruik van een van deze afsluitende regels en aftekeningen zou uw begroeting en e-mailbericht aanvullen. En het zal waarschijnlijk een snelle en positieve reactie beïnvloeden.
wat zijn uw tips over e-mail etiquette en hoe u e-mails adresseert aan een onbekend publiek?
vijf belangrijke afhaalmaaltijden;
- kies je onderwerp verstandig. Het moet kort en bondig zijn.
- professionele begroeting, sluitlijnen en aftekeningen gebruiken.
- blijf vriendelijk, formeel en vermijd sarcasme in uw bericht.
- Controleer uw grammatica, interpunctie en spelling.
- controleer uw e-mails regelmatig en beantwoord ze snel.