KPA de recente door HRCI goedgekeurde “Investigations Without Hesitation” webinar werd in de geschiedenisboeken gepubliceerd als onze meest populaire webinar ooit! Het werd ook gehost door FordHarrison, kPa ‘ s partner advocatenkantoor.
uiteraard hadden werkgevers die het webinar bezochten veel vragen. Hieronder vindt u de meest voorkomende vragen die onze experts werden gesteld en hun best practice antwoorden.
Q: Wat is HR ’s verantwoordelijkheid als een werknemer een klacht indient over een andere werknemer die hem/haar lastig valt, maar dan zegt de klager dat hij/zij gewoon aan het ontluchten is en geen’ officiële ‘ klacht wil indienen?
A: telkens wanneer een klacht of bezorgdheid onder de aandacht van HR of management wordt gebracht, hebt u de plicht de zaak volledig te onderzoeken. Zelfs als werknemers aangeven dat ze ” gewoon ventileren.”Als er ongepast gedrag gebeurt, wil je er zeker van zijn en het zo snel mogelijk aanpakken om toekomstige problemen of claims te voorkomen.
Q: Als we de verdachte niet de directe vraag stellen, “heb je Nancy lastiggevallen?”, wat zou dan onze vraag moeten zijn?
A: U moet beginnen met het stellen van meer algemene vragen, zoals: “Vertel me over uw werkrelatie met Nancy?”of” vertel me over je dagelijkse interacties met Nancy.”U kunt dan overgaan tot een meer gerichte vraag over de situatie: “vertel me over een incident dat gebeurde op XYZ datum tussen u en Nancy.”
probeer de verdachte niet in de verdediging te zetten door direct te vragen: “heb je Nancy seksueel lastiggevallen?”
Q: Is de werkgever verplicht seksuele intimidatie aan de politie te melden?
A: Nee, de werkgever is niet verplicht seksuele intimidatie bij de politie te melden. Echter, als het resulteert in aanranding, moet u dit melden bij de politie en het slachtoffer aan te moedigen om een politierapport in te dienen. Als werkgever wil je er zeker van zijn dat je je hele werkplek beschermt.
Q: Is het gerechtvaardigd de beklaagde te vragen of hij bereid is zich aan een polygraaf te onderwerpen, ook al is de werkgever niet van plan dat ook daadwerkelijk te doen?
A: Nee, als de werkgever niet van plan is om een leugendetectortest uit te voeren, zou ik niet aanraden om de vraag te stellen. Als de werknemer ja zegt, en de werkgever niet door te zetten, het toont een gebrek aan geloofwaardigheid van de werkgever.
Q: op basis van het NLRB mogen we het slachtoffer Verzoeken de zaken vertrouwelijk te houden?
A: Er was in 2017 een uitspraak van de rechtbank over onderzoeken en vertrouwelijkheid, waarin de National Labor Relations Board (NLRB) een nieuwe regel aankondigde die werkgevers verbiedt om een algemeen beleid te gebruiken, waarbij werknemersdiscussies over lopende onderzoeken worden uitgesloten.
het NLRB verklaarde dat een werkgever discussies over lopende onderzoeken alleen mag verbieden als hij per geval aantoont dat hij een legitieme en substantiële zakelijke rechtvaardiging heeft die zwaarder weegt dan de rechten van een werknemer op grond van artikel 7.
in de loop van een onderzoek moet de werkgever vaststellen of getuigen bescherming nodig hebben, of dat het bewijs vernietigd dreigt te worden, of dat een getuigenis vervalst moet worden of dat het nodig was een doofpotaffaire te voorkomen.
voor aanvullende informatie over dit onderwerp kunt u verwijzen naar:
NLRB beperkingen op verzoeken van werkgevers om vertrouwelijke behandeling bij werkplekonderzoeken blijven bestaan na de beslissing over het D. C. Circuit
Q: moeten onze onderzoeksvragen en Antwoorden letterlijk worden geschreven/opgenomen of kunnen we de antwoorden samenvatten?
A: Uw vragen moeten volledig worden geschreven en gedocumenteerd. De antwoorden kunnen worden samengevat. Echter, als er een zin of citaat dat is een belangrijk onderdeel van het onderzoek, moet u volledig document dat met citaten, noteren dat het een direct citaat.
Q: Is het goed om werknemers te vragen een eerste schriftelijke klachtenformulier in te vullen als ze naar mijn kantoor komen om te praten over een situatie die zich op het werk heeft voorgedaan?
A: Ja, het zou een goede praktijk zijn om de werknemer een schriftelijke klacht bij de werkgever te laten indienen. De werknemer moet de schriftelijke verklaring ondertekenen en dateren.
u kunt hen coachen om zo veel mogelijk details over de situatie te geven en mogelijke getuigen te benoemen.
Q: Wat zijn uw aanbevelingen met betrekking tot getuigen die verklaringen schrijven als onderdeel van het interviewproces?
A: We moedigen het verzamelen van schriftelijke verklaringen van de aanklager, beklaagde en eventuele getuigen ten zeerste aan. Deze verklaringen zullen helpen uw interview notities te ondersteunen.
Q: Zijn er zorgen over het hebben van geïnterviewden ondertekenen op de nota ’s van de discussie na het interview om te controleren of de nota’ s correct zijn?
A: Er is geen probleem met het vragen van geïnterviewden om hun schriftelijke verklaringen af te tekenen. In feite, het wordt beschouwd als een best practice te hebben geïnterviewden ondertekenen en datum van de schriftelijke verklaring.
Q: Wat is uw aanbeveling om documenten te bewaren?
A: U dient onderzoeksdocumentatie te bewaren zolang de werknemer een actieve werknemer is en ten minste 3 jaar na de beëindigingsdatum.
Q: Heeft u ideeën over het opnemen van interviews?
A: we raden niet aan interviews op te nemen.
Q: Hoe lang moet een onderzoek duren? Als een klager erg van streek is en er nu voor wil zorgen, hoe ga ik daar dan mee om?
A: een onderzoek moet onmiddellijk beginnen nadat u van een situatie op de hoogte bent. Afhankelijk van hoeveel getuigen erbij betrokken zijn en hoeveel mensen geïnterviewd moeten worden, duurt een onderzoek 24-72 uur.
Q: Op welk moment na het ontvangen van een schriftelijke of per e-mail ontvangen klacht van een lastiggevallen werknemer, laat je de beschuldigde partij weten dat er een intimidatie claim tegen hen is? Wacht je tot het onderzoek plaatsvindt?
A: U bent niet verplicht de bijzonderheden van de vordering te vermelden, noch de persoon die de vordering heeft ingediend. Wij raden u aan deze informatie niet bekend te maken om te beschermen tegen vergelding en mogelijke tegenslag.
tijdens uw interviews, raden wij u aan zich te concentreren op het stellen van vragen rond de situatie(en) die worden gerapporteerd.
Q: Als getuigen een interview/onderzoek bespreken met teamgenoten, kunnen we ze dan straffen?
A: u wilt er zeker van zijn dat u tijdens uw onderzoeksinterview de juiste informatie hebt verstrekt. Benadruk dat alle informatie die tijdens het onderzoek wordt gedeeld, vertrouwelijk moet blijven en met niemand buiten het interview mag worden besproken.
als de werknemer dit beleid schendt, kunnen zij worden gestraft.
Q: Kunt u een getuige dwingen deel te nemen aan een onderzoek als hij/zij door de getroffenen als getuige is aangewezen? Wat doe je als potentiële getuigen weigeren betrokken te zijn?
A: indien werknemers weigeren deel te nemen aan een werkplekonderzoek, kunnen zij om redenen worden beëindigd.
er was een rechtszaak in 2016, Gilman V. Marsh & McLennan Cos., Nr. 15-0603-cv (L), waarin het Amerikaanse Hof van Beroep oordeelde dat een werknemer kan worden beëindigd voor een reden als ze weigeren om deel te nemen aan een onderzoek.De rechtbank van het tweede circuit verklaarde dat doorslaggevend was of de bevelen tot medewerking aan de ondervragingen redelijk waren. Als dat het geval is, kunnen de werknemers naar behoren worden ontslagen op grond van de weigering om “een directe, ondubbelzinnige, redelijke opdracht van de werkgever te gehoorzamen.”
V: Wat doe je als het gedrag is gemeld en het management het gedrag niet aanpakt en het doorgaat?
A: indien de persoon die de vordering heeft ingediend niets doet om de vordering te onderzoeken, kan de werknemer de vordering naar een ander lid van het management brengen, of rechtstreeks naar het toepasselijke overheidsorgaan of de EEOC. Als u lid bent van het management en op de hoogte bent van een claim, hebt u de verantwoordelijkheid om het naar een hoger niveau van het management of een eigenaar te brengen.
Q: Ik ben op de website van de EEOC geweest en kon de soorten vragen die zij in een onderzoek gebruiken niet vinden. Of had ik op de link moeten klikken om een rapport in te dienen?
A: de link voor toegang tot de interviewvragen op de EEOC-site is: eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. de vragen bevinden zich ongeveer halverwege de pagina.
Q: Wat als niemand een klacht mag indienen bij HR? In onze organisatie krijgen medewerkers te horen dat ze voor niets contact kunnen opnemen met HR en dat ze alleen naar hun supervisor kunnen gaan, zelfs als ze een probleem hebben met hun supervisor.
A: een van de belangrijkste taken van human resources is het ondersteunen van werknemers en het helpen houden van de onderneming in overeenstemming met de staats-en federale arbeidswetgeving. Human resources speelt een belangrijke rol bij het verminderen van de blootstelling van een bedrijf aan potentiële aansprakelijkheid voor arbeidsgerelateerde kwesties.
wij moedigen u aan om uw huidige beleid opnieuw te bekijken en u sterk aan te moedigen een opendeurbeleid te implementeren. Een belangrijk onderdeel van een effectief anti-intimidatie beleid is om meerdere methoden voor het rapporteren van claims, waaronder, niet alleen de directe manager van de werknemer, maar ook human resources, een lid van het management, en externe agentschappen.
alleen het toestaan van werknemers om problemen aan hun manager te rapporteren is zeer beperkend, vooral als het probleem betrekking heeft op hun manager. Werknemers moeten meer dan één mogelijkheid krijgen om problemen en zorgen te melden.
Q: Hoe kun je werknemers beloven dat er geen vergelding zal zijn als zodra de toezichthouders te weten komen over klachten van werknemers, ze mensen anders plannen, anders behandelen, hen moeilijker taken geven, enz.?
A: als een manager een negatieve actie onderneemt tegen een werknemer op basis van het feit dat de werknemer een klacht of bezorgdheid heeft ingediend met betrekking tot die manager of een andere persoon, moet de manager gedisciplineerd worden en herinnerd worden aan het anti-vergeldingsbeleid van de onderneming. Vergeldingsmaatregelen tegen een werknemer voor een beschermde activiteit is illegaal en kan resulteren in een zeer dure rechtszaak voor het bedrijf.
Hieronder is een link naar de EEOC met aanvullende informatie over vergelding.
vergelding:overwegingen voor Managers van federale agentschappen
Q: Wat als het geen kwestie van verbale seksuele intimidatie is, maar een visuele overtreding? Ook, wat als werknemers seksuele intimidatie als “gewoon dollen?”
A: ongeacht of de overtreding verbaal of visueel is, zult u de zaak willen onderzoeken.
tijdens het uitvoeren van een onderzoek kunt u vaker dan niet vaststellen dat een klacht over intimidatie ongepast gedrag op de werkplek vertegenwoordigt. De werknemer het weergeven van het ongepaste gedrag moet worden geadviseerd en mogelijk gedisciplineerd.
dit is ook een gelegenheid om aan alle werknemers de verwachting voor het gedrag op de werkplek te communiceren.
Q: als een persoon een klacht tegen iemand indient, heeft de beklaagde dan niet het recht te weten wie de aanklager is en de specifieke klacht? Ik weet dat je adviseerde om geen leidende vragen te stellen en niet gewoon openlijk te vragen ” heb je xyz gedaan…?”, maar op een gegeven moment, moeten ze weten wat de exacte klacht is en wie klaagde, omdat er geen verwachting van vertrouwelijkheid mag zijn tijdens een onderzoek.
A: een onderzoek moet altijd vertrouwelijk worden gehouden en alleen degenen die het onderzoek uitvoeren moeten over alle details beschikken.
een werkgever is niet verplicht of verplicht bekend te maken wie een klacht heeft ingediend en de bijzonderheden van de klacht. Je wilt er zo veel mogelijk vertrouwelijk voor zorgen. Vergelding en terugslag zorgen worden des te belangrijker als de aanklager en de specifieke claim werd bekendgemaakt aan de verdachte.
als zodanig hoeft u de aanklager niet te vertellen over de specifieke resultaten van het onderzoek, noch over de specifieke actie die is ondernomen, alleen dat er een onderzoek is uitgevoerd en dat de juiste actie is ondernomen.
Q: indien iemand die een klacht indient, getuige is, wordt beschuldigd, enz. tijdens een onderzoek Gaat wel terug naar hun werkgebied of zelfs buiten het werk en bespreekt de zaak, vragen gesteld, hun antwoorden met andere potentiële getuigen… kan de werkgever hen disciplineren of moeten we hen op zijn minst bewust maken dat hun activiteit is gemeld en hen een mondelinge waarschuwing geven. Ik heb het gevoel dat ze tegen die tijd al andere getuigen hebben besmet en zelfs verdere verstoring van de operaties hebben veroorzaakt.
A: U wilt ervoor zorgen dat u uw onderzoeksinterviews opent met de verklaring over vertrouwelijkheid en de gevolgen als vertrouwelijkheid wordt geschonden.
als u zich zorgen maakt over vertrouwelijkheid, kunt u de betrokkenen op betaald administratief verlof plaatsen totdat uw onderzoek is afgerond. Als een medewerker met administratief verlof wordt geplaatst, wil je er zeker van zijn dat je tijdens het verlof de verwachting van vertrouwelijkheid en communicatie met collega ‘ s communiceert.
als een werknemer met collega ‘ s of andere getuigen spreekt, moet u er zeker van zijn dat u onmiddellijk disciplinaire maatregelen neemt, waaronder ontslag. KPa ‘ s Vera HR biedt online en on-call toegang tot een team van gecertificeerde HR-experts met kennis van zowel staats-als federale wetten.
dit is slechts een voorproefje van de nuttige informatie die wordt gedeeld op KPA ‘ s webinars. Schrijf je vandaag nog in voor een komende sessie.
- Delen +
- Afdrukken