- 29shares
goed geschreven, duidelijke werkplekprocedures zullen u helpen een consistent product van hoge kwaliteit te bereiken en uw team veilig te houden.
als uw instructies onduidelijk zijn of open staan voor meerdere interpretaties, gaat het mis. Dit zal de kwaliteit van uw product schaden en kan de veiligheid van uw werknemers in gevaar brengen—beide zullen u uiteindelijk geld kosten.
volg deze vijf eenvoudige stappen om het risico op slechte resultaten voor uw team en uw bedrijf te verminderen.
Ken uw publiek
Schrijf met uw publiek in gedachten. Neem niet aan dat de lezer weet waar je het over hebt. Ze zullen waarschijnlijk een breed scala van leeftijden, ervaringen, diverse culturen en talen, en verschillende vaardigheden om nieuwe dingen te leren.
benader het proces zorgvuldig; je probeert de instructies die je geeft niet te’ dommen’. Je hebt deze persoon al een baan gegeven op basis van een bepaalde vaardigheid en ervaring. Schrijf uw werkplekprocedures met dat in gedachten.
vergeet niet dat degenen die het al jaren doen vaak het meest geneigd zijn om de geschreven procedures te negeren, omdat ze ‘weten hoe het gedaan wordt’.
het proces en de methoden kunnen heel goed veranderd zijn sinds ze ze oorspronkelijk geleerd hebben. Voortdurende versterking van de procedures is belangrijk om de consistentie van de productkwaliteit en de veiligheid op de werkplek te waarborgen.
opsplitsen
elk groot of complex proces of project kan altijd worden opgesplitst in steeds kleinere stappen. Niemand zei ooit, ‘laten we een grote Hadron Collider bouwen,’ en begon de volgende dag met de bouw. Complexe projecten en procedures worden altijd gereduceerd tot afzonderlijke onderdelen die kunnen worden bewerkt en begrepen, en uw processen zijn niet anders.
elke keer als u een lijst van de volgende stap in de procedure vraag jezelf af waarom, onthouden dat, ‘omdat we altijd hebben gedaan op die manier,’ is volledig het verkeerde antwoord! Als je het proces hebt opgesplitst in kleine stappen is het veel gemakkelijker om mensen te trainen en te herkennen wanneer de persoon die je traint het heeft.
gebruik foto ‘s
iemand vragen om een procedure te lezen is een begin, hen vertellen hoe het moet helpen de boodschap over te brengen, geef ze foto’ s en je bent er het grootste deel van de weg. Wanneer mensen informatie lezen of horen is het waarschijnlijk dat ze slechts tot 10% van het onthouden drie dagen later. Toon ze een foto naast dezelfde informatie en ze zullen tot 65% ervan drie dagen later behouden.
Gebruik altijd foto ‘ s als integraal onderdeel van uw procedures.
zorg ervoor dat ze duidelijk zijn en illustreren wat u probeert over te brengen.
foto ‘ s gebruiken om:
- Identificeer specifieke apparatuur
- Identificeer processtappen
- om de installatie van de apparatuur te verklaren
- Markeer specifieke belangrijke details van de procedure
- Markeer potentiële gevaren
:
- duidelijk genoeg zijn om de apparatuur of het proces te identificeren
- fotokopiëren in zwart-wit zonder achtergrond of detail te verliezen
- geen achtergrond rommel
- Markeer belangrijke punten met behulp van pijlen en tekst
- tekst spaarzaam gebruiken, maar met voldoende detail om het item of processtap te identificeren
vraag de deskundigen
kennis van het proces is kritiek. Praat vaak met degenen die deze taken uitvoeren en ontdek hoe ze ze doen en of ze denken dat ze kunnen worden verbeterd.
Vraag degenen die het proces door en door kennen welke stappen specifiek moeten worden gemarkeerd. Dit zijn de stappen die, indien verkeerd gedaan, de meeste schade zullen veroorzaken – aan de persoon die de taak uitvoert of aan het product waaraan wordt gewerkt.
buy-in krijgen van degenen die het werk daadwerkelijk zullen doen is belangrijk. Overleg met hen en ze zullen eigenaar worden zodra de procedures in gebruik zijn.
Test het
probeer het uit. Geef de nieuwe procedure aan de persoon die de taak zal uitvoeren en krijg hun feedback over de vraag of het werkt en zinvol is. Dienovereenkomstig wijzigen. Herhaal tot het goed is.
Registreer de bekwaamheid van uw werknemers in elke procedure en controleer regelmatig. Dit zijn levende documenten voor dagelijks gebruik; niet geschreven, afgetekend en op een plank achtergelaten.
waarom dit allemaal belangrijk is
u wilt een product van constante hoge kwaliteit produceren. Wanneer u hebt opgeschreven hoe u dit kunt bereiken, kunt u die informatie doorgeven aan iedereen die u in dienst en u krijgt de resultaten die u wilt.
wanneer elke stap van elk proces wordt vastgelegd en er iets fout gaat, kunt u eenvoudig vaststellen waar fouten zijn gemaakt en waarom.
u moet deze informatie registreren om aan normen en wetgeving te voldoen.
uw werkplekprocedures zorgen ervoor dat u een consistente kwaliteit, veiligheid en naleving van één set documenten bereikt.
als dit allemaal klinkt als veel werk, dan is dat omdat het zo is, maar de beloningen zijn enorm.
als u weet dat u het moet doen, maar geen tijd hebt, bel ons dan. We doen het graag voor u of bespreken manieren om het proces in eigen huis gemakkelijker te maken.
- 29haar