aanbesteding is misschien het meest gebruikelijk in de publieke sector, met universiteiten, raden, ziekenhuizen en overheidsdiensten die er regelmatig gebruik van maken om goederen en diensten aan te schaffen – of het nu gaat om catering en beveiliging, of IT-apparatuur en digitale marketing.
er zijn ook tal van interessante mogelijkheden om met grote bedrijven uit de particuliere sector samen te werken, met name in de bouwsector, die voor de uitvoering van projecten sterk afhankelijk is van aannemers en onderaannemers.
als u geen ervaring hebt met aanbestedingsprocedures, kan het nemen van uw eerste stappen ontmoedigend zijn. De reden waarom er zoveel bid-schrijven bedrijven die er zijn is omdat het tijd en vaardigheid kost om het goed te krijgen. Maar veel kleine bedrijven hebben gezien hun fortuin getransformeerd wanneer ze veilig nieuwe en herhaal business als een erkende leverancier, dus uw inspanningen kunnen zeker vruchten afwerpen.
of u nu besluit om iemand in dienst te nemen om uw offerte te schrijven, of van plan bent om het zelf te doen, deze gids zal u laten zien hoe u kunt inschrijven voor werk.
Wat is de aanbesteding?
aanbesteding is een formeel proces waarbij bedrijven worden uitgenodigd om doorlopend in te schrijven op opdrachten van openbare of particuliere organisaties die specifieke vaardigheden nodig hebben voor een project, of goederen en diensten.
weinig organisaties hebben de capaciteiten om alles in eigen beheer te doen, dus is het logisch dat zij het uitbesteden aan degenen die de middelen en expertise hebben om het namens hen te leveren. Bedrijven zijn altijd op zoek naar specialisten die hen kunnen helpen op alles van het bouwen van een website aan een weg.
de aanbestedingsprocedure moet eerlijk en transparant zijn. Wanneer projecten door de overheid worden gefinancierd of er simpelweg grote bedragen op het spel staan, moeten organisaties de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgen voor belastingbetalers of stakeholders en aantonen dat ze geen contracten op oneerlijke wijze hebben gegund.
aanbestedingen zijn ook niet beperkt tot grote ondernemingen – KMO ‘ s zijn goed voor meer dan 99,9% van de bedrijvenpopulatie en de regering heeft toegezegd om tegen 2022 een derde van haar aanbestedingsbudget met hen uit te geven.
het aanbestedingsproces uitgelegd
een goed ding over aanbesteding is dat je geen veel zakelijke contacten nodig hebt om werk te winnen – een online zoekopdracht geeft je een goed idee van de beschikbare opties.
de regering van het Verenigd Koninkrijk beheert een Contracts Finder-dienst voor elke lopende of toekomstige overheidsopdracht ter waarde van meer dan £10.000. U kunt zoeken naar de nieuwste mogelijkheden op basis van uw branche, locatie, waarde en zelfs of het geschikt is voor kmo ‘ s.
naast de contract Finder worden op de overheidswebsite andere routes voorgesteld, waaronder Tenders Electronic Daily (TED) voor werk in de EU, de digitale marktplaats voor aanbieders van digitale diensten en het Small Business Research Initiative (SBRI). Het is ook een goed idee om contact op te nemen met uw lokale raad om erachter te komen hoe u een erkende leverancier wordt, en op zoek naar kennisgevingen in relevante industrie publicaties.
overheidsopdrachten voor Schotland, Wales en Noord-Ierland staan op afzonderlijke websites, Public Contracts Scotland, Sell 2 Wales en eSourcing NI en eTenders NI.
in tegenstelling tot de publieke sector is er geen one-stop-shop voor samenwerking met de particuliere sector. U kunt informatie vinden over mogelijkheden op evenementen, op bedrijfswebsites, in handelspublicaties of door rechtstreeks contact op te nemen met bedrijven. Het is belangrijk om proactief te zijn, dus neem de tijd om te netwerken, Bouw uw bedrijfsprofiel in relevante publicaties en zorg ervoor dat uw website en social media kanalen weerspiegelen uw mogelijkheden.
net als bij alles wat ishet loont om strategisch te zijn, omdat een scattergun-aanpak alleen uw middelen zal opeten zonder resultaten te leveren. Zoek naar contracten die overeenkomen met je vaardigheden en ervaring om jezelf de beste kans te geven om op zijn minst op de shortlist te staan.
het is net zo belangrijk om vast te stellen welke waarde het contract zal brengen voor uw bedrijf – immers, het heeft geen zin om een project veilig te stellen als u slechts uw kosten dekt.
bedenk welke middelen u nodig hebt om het werk op een hoog niveau te leveren en of u moet investeren in extra personeel, waaronder uitzendkrachten, en nieuwe apparatuur.
Controle U wordt niet automatisch uitgesloten omdat u niet over de juiste vaardigheden, kwalificaties of professionele accreditaties beschikt en, indien van toepassing, rekening houdt met de kosten om naar de locatie van de klant te reizen. Sommige organisaties, zoals raden, vragen u om online te registreren voordat u een bod uitbrengt, dus identificeer uw belangrijkste prospects en maak een account om tijd te besparen en te weten te komen over de nieuwste projecten die worden aangeboden in een vroeg stadium.
in het kader van het biedproces voor contracten zullen organisaties uit de publieke en private sector waarschijnlijk uw bedrijfscore controleren om te zien hoe financieel stabiel het bedrijf is. Een slechte credit rating is een waarschuwing dat u misschien niet in staat zijn om te voldoen aan uw Beloften, omdat u niet kunt betalen uw eigen leveranciers.
soms kan een ogenschijnlijk kleine fout, zoals het niet bijwerken van uw gegevens bij Companies House, uw score verlagen en u in het nadeel brengen. Voer een financiële health check op uw bedrijf met behulp van Experian ‘ s Mijn Business Profiel dienst vooruit bieden en je zult onmiddellijk zien welke factoren zijn van invloed op uw score en beginnen om het te verbeteren.
ten slotte, maar niet in de laatste plaats, beslis of u uw bod in eigen beheer schrijft of een professional opdracht geeft om het voor u te doen. Hoewel het lijkt misschien meer kosteneffectief om het zelf te doen, vergeet niet dat je zou kunnen worden omleiden van middelen uit de buurt van factureerbare werk en kan niet de ervaring om effectief tender. Het gebruik van een professional kan uw kansen te verbeteren, maar het is ook een extra kosten die alleen levert rendement als u het contract te beveiligen.
Hoe verloopt de aanbestedingsprocedure?
in het algemeen zijn er twee soorten aanbestedingen: openbare en niet – openbare aanbestedingen.
wat zijn openbare tenders?
een openbare aanbesteding houdt in dat wordt gereageerd op een geadverteerde gelegenheid, waarna het aanbestedingsteam een uitnodiging tot inschrijving (ITT) of een RFP (Request for Proposal) uitzendt.
wat zijn niet-openbare aanbestedingen?
een niet-openbare aanbesteding is meestal een proces in twee fasen, waarbij belanghebbenden op de shortlist worden gezet met behulp van een pre-Qualification Questionnaire (PQQ). Dit komt meestal omdat de organisatie grote aantallen aanvragen ontvangt en snel moet identificeren wie aan hun eisen voldoet. Meestal wordt u gevraagd om zakelijke en financiële informatie in te dienen, evenals gegevens over uw ervaring, bekwaamheid, capaciteit en kwaliteitsnormen. Hoewel het invullen van een PQQ zou kunnen voelen als een andere hoop om door te springen, het kan u bespaart u tijd op het bieden voor werk uw bedrijf niet in aanmerking zou komen voor.
schrijven van uw aanbestedingsdocument
of u nu geslaagd bent voor de PQQ, of rechtstreeks bent uitgenodigd om in te schrijven, uw aanbestedingsdocument is een kans om uw capaciteiten in meer detail onder de aandacht te brengen en de concurrentie te overtreffen. Wees duidelijk over welke waarde u kunt toevoegen en zorg ervoor dat uw verklaring beknopt is, zonder beknibbelen op detail.
het spreekt vanzelf dat u elke vraag moet beantwoorden en essentiële informatie moet bevatten, zoals uw kosten, tijdschema, ervaring en hoe u het project zou uitvoeren. U moet ook ondersteunende informatie verstrekken, zoals een ISO-certificering. Hoewel u niet per se verliezen als u niet beschikt over deze certificering, kunt u verliezen als andere bieders doen.
als het grootste deel van het harde werk is gedaan, moet u oppassen dat u niet bij de laatste horde neervalt. Geef jezelf voldoende tijd en vraag ten minste één andere persoon die u vertrouwt om uw aanbestedingsdocumentatie voor leesbaarheid en spelling en grammatica fouten te bewijzen. Onderbouw uw claims altijd met bewijs en vergeet niet dat u werkt aan een strikte deadline, dus zorg ervoor dat uw aanvraag op tijd aankomt of het zal worden verworpen.
Wat gebeurt er nu?
als uw bod is ingediend, kunt u alleen maar afwachten of u al dan niet hebt gewonnen. In de ITT (uitnodiging tot inschrijving) wordt het scoresysteem beschreven dat zal worden gebruikt om aanvragen te beoordelen en is over het algemeen een verdeling tussen prijs en kwaliteit – bijvoorbeeld een gewicht van 60% op de prijs en 40% op de kwaliteit. Een algemeen gebruikt scoresysteem staat bekend als meest economisch voordelige inschrijving (vlees).
zodra het inkoopteam een besluit heeft genomen, wordt contact opgenomen met het winnende bedrijf en zal volgens het overeengekomen tijdschema aan het project beginnen te werken.
echter, probeer niet ontmoedigd te zijn als je het contract niet hebt gewonnen, vooral bij je eerste poging. De concurrentie is hevig en het schrijven van biedingen, zoals we hebben gezien, is een vaardigheid die jaren kan duren om te perfectioneren. Denk in plaats daarvan na over wat je in de toekomst beter zou kunnen doen en vraag altijd om feedback – iets dat publieke organisaties binnen 15 dagen moeten leveren.
constructieve feedback geeft u de impuls om verbeteringen in uw bedrijf aan te brengen en uw aanbestedingsactiviteiten te informeren, waardoor u op koers bent voor toekomstige winsten.
Klik hier om erachter te komen hoe de Service mijn bedrijfsprofiel van Experian u kan helpen uw credit score te verbeteren voordat u begint met het aanbestedingsproces.