bijhouden papierwerk kan zo ‘ n hoofdpijn zijn. Het is echter ook een integraal onderdeel van het runnen van uw eigen tandartspraktijk.
u hebt te maken met de normale papierwerk taken van het runnen van een bedrijf. En je behandelt de medische dossiers van je patiënt. Dit kan lastig worden bij het overwegen van staatsvoorschriften en privacywetten.
hoe ziet compliance eruit? Hoe lang moet een tandartspraktijk patiëntendossiers bijhouden? Waar kun je ze bewaren? Als je ze kwijt kunt, hoe doe je dat dan?
om deze vragen te beantwoorden, laten we een kijkje nemen.
Waarom Zijn Gebitsgegevens Belangrijk?
een volledige en nauwkeurige tandheelkundige registratie is zeer gunstig voor de patiënt. Met de informatie in het dossier kunnen tandartsen de best mogelijke zorg bieden–zelfs als ze de patiënt nog nooit eerder hebben gezien.
Gebitsgegevens zijn ook belangrijk voor u als tandarts. Als je ooit aan de verkeerde kant van een wanpraktijkzaak zit, kun je de gegevens presenteren als bewijs om jezelf te verdedigen.
Als u ooit een misdaaddrama op TV hebt gezien, kent u deze. Ieders tanden zijn uniek voor hen. Zo kunnen autoriteiten gebitsgegevens gebruiken om lichamen en vermiste personen te identificeren.
Hoe lang moet een tandartspraktijk patiëntendossiers bijhouden?
het zou leuk zijn als er een snel en eenvoudig antwoord op deze vraag zou zijn. Helaas is die er niet.
de wetten verschillen niet alleen per staat, maar ook per patiënt. Om uit te vinden van de specifieke informatie voor uw staat, moet u contact opnemen met de Raad van tandheelkunde voor uw staat.
als algemene vuistregel vereisen de meeste staten dat u records gedurende 5 tot 7 jaar bewaart. Echter,de werkelijke behoefte kan zo weinig als 2 jaar tot 10.
bedenk dat Medicare / Medicaid 5 jaar bewaring vereist voor factureringsdoeleinden. Dus, zelfs als uw staat eis is minder, moet u records voor patiënten die gebruik maken van deze diensten ten minste 5 jaar bij te houden.
andere bijzondere omstandigheden zijn::
- minderjarigen: u moet gegevens bijhouden gedurende een bepaalde periode na de meerderjarigheid
- een incompetente patiënt: meestal tot na het overlijden van de patiënt
- Dienstgeschil: Vernietig de record niet voordat het geschil is opgelost, zelfs als de bewaartermijn is verstreken
zodra u de bewaarinformatie voor uw staat hebt, moet u ervoor zorgen dat uw gehele personeel het juiste protocol voor elk type record begrijpt en volgt. Je wilt niet in de problemen komen voor het laten vallen van een record tussen de scheuren.
Hoe Moeten Gebitsgegevens Worden Opgeslagen?
vanwege privacyproblemen moet u geen gebitsgegevens opslaan waar andere mensen toegang tot hebben. Alleen geautoriseerd personeel, zoals uw kantoorpersoneel, heeft toegang tot deze gegevens.
de meeste tandartspraktijken zijn klein genoeg om het opslaan van documenten op papier ter plaatse eenvoudig en praktisch te maken. Ze moeten echter op een veilige locatie worden opgeslagen.
privacywetten schrijven niet voor dat de records in afsluitbare kasten moeten worden opgeslagen. Maar houd er rekening mee dat het uw verantwoordelijkheid is om ervoor te zorgen dat onbevoegde mensen geen toegang hebben tot de gegevens.
zo kunnen grote instellingen vaststellen dat het veiliger is om records in vergrendelde kasten op te slaan. De meerderheid van de tandheelkundige praktijken, echter, zijn klein en weinig mensen hebben toegang tot de records kamers. U kunt uw eigen risicobeoordeling uitvoeren en bepalen welke opslagmethode geschikt is voor uw praktijk.
Wat Als Ik Geen Ruimte Meer Heb?
nadat u een paar jaar in het bedrijfsleven bent geweest (of als uw praktijk een geweldig succes is!) u kunt beginnen te lopen uit opslagruimte. In dat geval heb je een paar mogelijkheden om extra ruimte te maken.
de eerste, en makkelijkste, is het eenvoudig huren van een offsite opslageenheid. Zorg ervoor dat de faciliteit die u kiest veilig en dicht genoeg is voor gemakkelijke toegang. U kunt daar inactieve patiëntendossiers opslaan om ruimte vrij te maken voor de actieve in uw opslag op locatie. Klik voor meer informatie.
een andere manier om ruimte te besparen is door records om te zetten in microfilm. Microfilm (of microfiche) neemt veel minder ruimte in beslag dan papieren records.
u kunt ook kiezen voor een opslagdienst voor records. Deze methode kost je een eerlijke beetje geld door de jaren heen. Plus, moet u ervoor zorgen dat de juiste formulieren en overeenkomsten worden ingevuld om te voldoen aan de privacywetgeving.
elektronische opslag is een andere goede optie. U zult ervoor moeten zorgen dat u uw opslagdienst zorgvuldig kiest. Laat het dossier van je patiënt nooit kwetsbaar achter voor een aanval van een hacker. Denk eraan, je bent verantwoordelijk voor hun vertrouwelijkheid en integriteit.
How To Get Rid of Dental Records
vanwege privacyproblemen kunt u tandheelkundige gegevens niet zomaar in de prullenbak gooien en het goed noemen. U moet een bepaald protocol volgen en ervoor zorgen dat de informatie van uw patiënt vertrouwelijk blijft. Dit is waar, zelfs als de patiënt wiens gegevens je wegdoet, overleden is.
de meest voorkomende manier om ervoor te zorgen dat records veilig volledig worden vernietigd, is door ze te versnipperen. Sommige praktijken kiezen ervoor om dit zelf te doen, terwijl anderen het werk uitbesteden aan een professioneel shredderbedrijf. Houd er rekening mee dat u net als bij het opslagbedrijf een privacyovereenkomst nodig heeft.
voor het geval u denkt dat een vreugdevuur in de achtertuin een goede vernietigingsmethode is, laten we u weten dat dat niet zo is. De röntgenfoto ‘ s in gebitsgegevens geven metalen vrij wanneer ze worden verbrand en dit is niet gezond voor u of het milieu.
verdien in plaats daarvan wat extra geld door het zilvergehalte van die oude röntgenfoto ‘ s terug te halen en te verkopen.
inpakken
hoe lang moet een tandartspraktijk patiëntendossiers bijhouden? We hopen dat we geholpen hebben om het mysterie eruit te halen.
ontdek de specifieke tijdlijnen van uw staat en volg onze praktische tips voor bewaring en opslag. Het juiste protocol zorgt ervoor dat u uw tandartspraktijk niet openstelt voor problemen met privacy.
vergeet niet om de rest van onze blog te bekijken voor meer geweldige tips en trucs voor het uitvoeren van de best mogelijke Tandartspraktijk!