belastingseizoen komt eraan en veel werknemers vragen zich af hoe lang hun huidige of vorige werkgevers hun W-2-formulieren bewaard hebben. Record retentie varieert afhankelijk van de documentatie die in kwestie, maar er zijn specifieke regels met betrekking tot W-2 retentie. De Internal Revenue Service (IRS) kan eigenlijk controleren kleine bedrijven voor maximaal drie jaar voorafgaand aan het lopende belastingjaar. Dit is de reden waarom het noodzakelijk is om werkgever retentie regelgeving te leren of je nu een werkgever of een werknemer.
als u op zoek bent naar uw W-2-formulieren van een paar jaar geleden, hebt u geluk. De IRS beveelt ondernemers om deze documenten te bewaren voor maximaal vier jaar. Veel werkgevers ervoor kiezen om ze langer te houden voor het geval dat, maar de federale eis als het gaat om kopie D (employer copy) W-2 formulieren, de algemene regel is een minimum van vier jaar. Als u op zoek bent naar kopieën van uw W-2-formulieren binnen deze periode, moet uw werkgever in staat zijn om ze te sturen naar u binnen 30 dagen na uw verzoek.
Als u nooit een W-2 hebt ontvangen wanneer u dat zou moeten doen, moet uw werkgever tot zes jaar daarvoor nog steeds een kopie van uw W-2 hebben. Sommige W-2 ’s komen terug als “niet leverbaar”, en de IRS vereist dat deze W-2 ‘ s worden gehouden voor een minimum van zes jaar. De zes jaar moeten beginnen na de eerste leveringsdatum. Als u uw adres hebt gewijzigd, of het formulier is verloren gegaan in de e-mail, hebt u nog steeds toegang tot de formulieren in kwestie zolang het binnen die zesjarige periode is.
het indienen van belastingen is voor velen een hectisch proces, dus het is niet ongewoon dat belastingformulieren op de een of andere manier misplaatst zijn. Gelukkig, het maakt niet uit hoe klein het bedrijf waarvoor u werkt is, ze zijn nog steeds verplicht om W-2 formulieren te behouden voor de vier jaar tijdsbestek. Door contact op te nemen met uw werkgever en een kopie van hun kopie D-formulier aan te vragen, bent u klaar voor eventuele toekomstige transacties met betrekking tot die specifieke W-2 ‘ s.