door het non-profit Risk Management Center
in het geval u een claim moet indienen, kunt u dan snel alle verzekeringspolissen in handen nemen die een incident kunnen dekken, inclusief verlopen claims?
verzekeringspolissen dekken gebeurtenissen die worden aangepakt door claims die op enig moment in de toekomst aan de Vervoerder worden voorgelegd. Tegen de tijd dat de gebeurtenis die aanleiding geeft tot een claim plaatsvindt, kan de oorspronkelijke verzekeringspolis voor die gebeurtenis zijn verlopen en kan de nieuwe polis verschillende bepalingen bevatten. De vragen die u zich moet stellen zijn: “welk beleid is van toepassing—het oude of het nieuwe beleid? En wat levert het toepasselijke beleid precies op?”
soms wordt een aansprakelijkheidsclaim die plaatsvindt tijdens de polisperiode pas ontdekt nadat de polis afloopt, misschien jaren later. Een goed voorbeeld van een dergelijke Long-tail claim is verlies door fraude die wordt gedekt door een misdaad verzekering. De fraude kan over een periode van jaren plaatsvinden en pas lang na het verstrijken van de polis worden ontdekt.
ontbrekend beleid
wat als u uw verlopen beleid niet kon vinden? Kunt u erop rekenen dat uw makelaar of agent een kopie bij de hand heeft? In een verrassend aantal gevallen kunnen zelfs verzekeringsmaatschappijen geen kopie van verlopen polissen vinden. Bedrijven die niets anders doen dan Archeologie om het papieren spoor te vinden om dergelijke claims te ondersteunen doen het heel goed. Maar waarom besteden het geld na het feit als je een eenvoudig systeem op zijn plaats dat uw beleid georganiseerd en beschikbaar te houden kan zetten?
Indieningsbeleid
gezonde risicobeheerpraktijken mandaat het hebben van een systeem voor het indienen van verlopen beleid, maar hoe lang moeten verlopen beleid worden bewaard in de archiefkast?
staatswetten
staatswetten variëren, maar vereisen over het algemeen dat verzekeringsagenten gedurende 6-7 jaar kopieën van de polissen van hun klanten bewaren. Aangezien een non-profitorganisatie niet altijd kan rekenen op toegang tot de bestanden van de verzekeringsagent wanneer dat nodig is, moet elke non-profitorganisatie ook kopieën van verlopen polissen bijhouden.
NRMC-aanbevelingen
het non-profit Risk Management Center beveelt aan dat het documentbewaring-beleid van een non-profit vereist dat alle, behalve claims gemaakte, polissen permanent worden gehandhaafd. Nu dat beleid elektronisch beschikbaar zijn (u kunt ofwel scannen uw beleid in uw computersysteem of verzoek dat de verzekeringsmaatschappij het beleid in elektronisch formaat), opslag neemt veel minder fysieke ruimte. In plaats van overvolle archiefkasten of boekenkasten gevuld met 3-ring binders, kunt u beleid opslaan op uw server. Natuurlijk heb je een sound backup systeem op zijn plaats, zal harde kopieën van het beleid offsite archiveren en belangrijke kantoormedewerkers of belangrijke vrijwilligers te informeren waar de back-ups en harde kopieën worden onderhouden. U zult ook willen testen van de back-up media uit te voeren om ervoor te zorgen dat ze in staat zijn om te worden hersteld in een noodsituatie.