bijgewerkt September 2020
HR vraag:
we hebben onlangs veel CV ‘ s ontvangen – sommige waren voor posities die we gepost hebben, en sommige zijn ongevraagd. Moeten we al deze cv ’s behouden, en zo ja, hoe lang hebben we nodig om de cv’ s en applicaties te behouden?
HR antwoord:
laten we eerst ingaan op wat te doen met ongevraagde cv ‘ s. U bent niet verplicht om ongevraagde cv ‘ s op te slaan; het is echter belangrijk om consistent te zijn met uw aanpak. Als er ongevraagde cv ’s zijn die u voor verdere overweging hebt bewaard, is uw beste aanpak om alle ongevraagde cv’ s te bewaren voor dezelfde duur van de tijd dat u uw gevraagde CV ‘ s behoudt.
voor cv ‘ s en sollicitaties die u hebt ontvangen in verband met een vacature, zijn er een paar federale wetten die werkgevers verplichten om sollicitaties en bijbehorende documenten te bewaren voor een periode van één tot twee jaar vanaf de datum van het aanwervingsbesluit (de datum waarop de functie werd ingevuld, niet geplaatst). Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het volgen van de federale wetten waaronder ze vallen, evenals eventuele contractuele vereisten die ze kunnen hebben (dat wil zeggen, uniecontracten) die extra tijd nodig kunnen hebben om records bij te houden.
een ander belangrijk punt om op te merken met betrekking tot sollicitant recordkeeping is dat u niet alleen sollicitaties voor een functie moet bijhouden, maar het gehele wervingsrecord. Het inhuren van records kunnen onder meer dingen als toepassingen, CV ‘ s, screening tools en beoordelingen, achtergrondcontroles, en referentiecontroles. Alles wat u gebruikt om u te helpen met een besluit over een dienstverband wordt beschouwd als onderdeel van uw wervingsgegevens.
belangrijke federale wetten die betrekking hebben op het bewaren van arbeidsregisters omvatten:
- titel VII van de Civil Rights Act van 1964 – verplicht werkgevers om verschillende arbeidsregisters, met inbegrip van sollicitaties, te houden gedurende een jaar vanaf de datum waarop de aanvraag werd ontvangen.
- Age Discrimination in Employment Act-vereist werkgevers om sollicitaties voor een jaar te behouden. Er is echter een taal die aangeeft dat als u zich ervan bewust bent dat de aanvrager ouder is dan 40 jaar, u deze gedurende twee jaar moet bewaren.
- Amerikanen met een handicap Act – vereist werkgevers om sollicitaties en documenten te behouden voor een jaar. Er is enige variatie op basis van de vraag of de aanvragen al dan niet worden gevraagd of ongevraagd, maar de maximale retentie is twee jaar.
- Executive Order 11246-Als u een overheidscontractant bent en minder dan 150 werknemers of een contract van ten minste $150.000 hebt, moet u deze gegevens één jaar bewaren. Als u ten minste 150 werknemers of meer en een contract van $150.000, bent u verplicht om de administratie te houden voor twee jaar. Als u een cv bij de hand van een vorige zoekopdracht en besluiten om het te overwegen voor een nieuwe positie maanden op de weg, moet u dat cv of de toepassing te houden voor de tijd die nodig is op basis van de laatste weergave van het document (d.w.z., 1-2 jaar na de vuldatum van de tweede positie).
een woord van voorzichtigheid-als er een aanklacht tegen discriminatie of een onwettige arbeidspraktijk tegen de werkgever wordt ingediend, moeten sollicitaties worden gehandhaafd totdat de zaak tot een oplossing is gekomen. Dit kan lastig worden als iemand beweert discriminatie omdat ze geen promotie te krijgen; de werkgever is dan verplicht om alle ontvangen aanvragen voor die promotie te houden totdat de claim is opgelost. Met een lange rechtszaak en rechtszaken, kan dit een langere hoeveelheid tijd.
in het algemeen is het een goede praktijk CV ‘ s en sollicitaties van niet-gehuurde personen te bewaren gedurende twee jaar na de datum waarop het aanwervingsproces voor een functie is voltooid (d.w.z. vanaf het moment dat de nieuwe werknemer begint te werken). Vergeet niet om de staat wetten te raadplegen in aanvulling op de federale regelgeving bij het bepalen hoe lang om de werknemer administratie te houden.
Recordkeeping kan een ontmoedigende taak zijn, vooral wanneer u probeert oude records op te ruimen en de relevante records te onderhouden om compliant te blijven. strategisch HR inc. begrijpt uw frustratie en heeft veel beproefde en vertrouwde tips over het bijhouden-met inbegrip van een handige Recordkeeping Desktop verwijzing om u te helpen beslissen wat te houden en wat te gooien. Bezoek onze Legal Compliance & Recordkeeping Services voor meer informatie over manieren waarop we u kunnen helpen om uw arbeidsregisters op orde te krijgen.