een zekere manier om de efficiëntie van uw bestuur te verbeteren is door betere notulen te nemen. Wat maakt minuten goed? We horen van regisseurs dat goede minuten kort zijn, gemakkelijk te scannen en terug te verwijzen naar.
het maken van duidelijke en beknopte vergadernota’ s is van cruciaal belang voor compliancedoeleinden en ook voor de toekomstige referentie van uw bestuursleden. De notulen van de bestuursvergadering vatten immers niet alleen vergaderingen samen – ze zijn een geschreven verslag dat bezoekers ook inzicht geeft in de acties die als gevolg daarvan moeten worden ondernomen.
maar als u nieuw bent in uw rol als notulen nemer of als u de effectiviteit van uw notulen wilt verbeteren, kan het moeilijk zijn om te weten waar u moet beginnen. Leer hoe u duidelijke, beknopte en waardevolle vergaderminuten kunt produceren met onze complete gids die inclusief:
- 10 eenvoudige stappen voor het nemen van notulen tijdens de bestuursvergadering
- Bestuursnotulen vergadering sjabloon
- steekproef notulen van de bestuursvergadering
- 6 Praktische tips voor effectievere bestuursvergaderingen
10 eenvoudige stappen voor het nemen van notulen tijdens een bestuursvergadering
begrijp uw rol & het beleid van uw bestuur
voordat u begint, moet u een duidelijk inzicht hebben in de verwachtingen van uw rol als vergadering-minuut-nemer. Bekijk Robert ‘ S regels van orde en het specifieke beleid van uw bestuur en verduidelijk alles waarover u onzeker bent met uw bestuursvoorzitter of manager.
maak uw minutensjabloon van tevoren klaar
een sjabloon van tevoren voorbereiden kan u helpen om georganiseerd te blijven terwijl u minuten neemt tijdens een bestuursvergadering. Het kan vergadering notities veel gemakkelijker te maken en zal u helpen tijd te besparen door te weten welke secties en informatie moet worden voltooid. Het gebruik van een consistent formaat maakt het ook mogelijk dat een stand-in om dezelfde effectieve sjabloon te volgen voor vertrouwde minuten elke vergadering.
om uw sjabloon voor te bereiden, moet u, indien mogelijk, de agenda van de bestuursvergadering opvragen. Dan, beginnen met het opbouwen van de volgende secties met de informatie die u hebt:
- soort vergadering, zoals reguliere of speciale
- datum, tijd en locatie van de vergadering
- naam van de voorzitter en secretaris
- namen van verwachte deelnemers, inclusief sprekers en gasten
- overzicht van de notulen en resultaten van de vorige bestuursvergadering
- alle agendapunten
- gepland uur onderbreking
- geplande uitvoerende/camerasessies
indien aanvullende informatie, zoals rapporten of hand-outs, op de agenda staat, noteer deze dan in de desbetreffende hoofdstukken.
een sjabloon nodig om te starten? Download hier het sjabloon voor de bestuursvergadering van Aprio.
breng het materiaal dat u nodig hebt mee naar de bestuursvergadering
sommige bestuurssecretarissen gebruiken liever een laptop om de notulen van de vergadering mee te nemen, terwijl anderen de voorkeur geven aan ouderwets pen en papier. Wat uw voorkeur ook is, zorg ervoor dat u de benodigdheden die u nodig hebt, inclusief notebook, netsnoer, pen, enz. U kunt er ook voor zorgen dat u een back-upmethode hebt voor het nemen van minuten in het geval dat uw eerste optie mislukt.
Notulen opnemen tijdens de bestuursvergadering
aanwezigheid van de bestuursvergadering
afhankelijk van de voorkeur van uw bestuur, moet u aanwezig zijn vlak voor het begin van de bestuursvergadering of helemaal aan het begin. Enkele veel voorkomende methoden voor het nemen van de aanwezigheid zijn het doorstrepen van namen op uw board meeting minutes sjabloon of het circuleren van een sign-in sheet.
let op eventuele bestuurders die te laat komen. Het is belangrijk om een nauwkeurige telling te hebben van wie wel en niet aanwezig was voor elke beweging.
Vul uw sjabloon in naarmate de vergadering vordert
Vul uw sjabloon in naarmate de vergadering vordert. U kunt ervoor kiezen om uw notities te organiseren door het nummer van het agendapunt op te schrijven dat elke minuut overeenkomt met. Dit zal het voor u gemakkelijker maken om uw definitieve document van de notulen van de vergadering na de vergadering voor te bereiden.
voor elk agendapunt waarvoor een besluit moet worden genomen, dient u dit te noteren.:
- de genomen maatregelen en op welk tijdstip
- de exacte formulering van de ingediende moties, het resultaat en de persoon die de motie heeft ingediend
- de directeuren die voor, tegen of Van stemming over elk van de moties hebben gestemd
- eventuele belangenconflicten en de behandeling ervan
noteer ook of de notulen van de voorgaande vergaderingen zijn goedgekeurd, de moties van orde en beroep, eventuele nieuwe zaken en eventuele vergaderingen van het bestuur. Noteer dat notulen van vergaderingen niet worden opgenomen tijdens executive sessies, maar het is belangrijk om een verslag van hun optreden te hebben.
laat uw sjabloon uw minuten begeleiden, en probeer tijdens het schrijven te focussen op de kritieke punten terwijl u zo objectief en duidelijk mogelijk bent. Het is handig om te focussen op thema ‘ s en resultaten in plaats van te proberen om discussies letterlijk op te nemen. Weet dat het perfect acceptabel is om te schrijven ” een discussie over de opties volgde.”Als je opheldering nodig hebt over iets, moet u vragen.
Noteer het tijdstip waarop de vergadering werd onderbroken
na afloop van de vergadering moet u het uur van de onderbreking vastleggen. Indien de datum en het tijdstip van de volgende vergadering zijn vastgesteld, dient u daar ook nota van te nemen.
verkrijg kopieën van alle rapporten
als er tijdens de vergadering nieuwe rapporten zijn gepresenteerd of als u geen rapporten mist, praat dan met de persoon die ze heeft ingediend om ervoor te zorgen dat u een kopie ontvangt voordat de vergadering eindigt.
meer informatie over Aprio Board Portal-Software
na de bestuursvergadering
notulen van de bestuursvergadering overschrijven
probeer de “goede” kopie van de notulen van uw bestuursvergadering zo snel mogelijk na afloop van de vergadering te schrijven, wanneer de details nog vers in je geheugen liggen. Neem de tijd om de notulen die u hebt opgenomen zorgvuldig door te nemen, en voeg indien nodig aanvullende opmerkingen toe voor duidelijkheid. Zorg ervoor dat elke actie van het bestuur een korte uitleg en motivering voor de beslissing bevat, en als je ergens niet zeker van bent, vraag het dan aan de voorzitter van het bestuur.
het is belangrijk om de verantwoordelijkheid van de organisatie en de directeur te helpen afdwingen. Maak onderaan de notulen van de vergadering nota van de toezeggingen aan acties van het leiderschapsteam en de bestuurders, zodat de voorzitter hen ter verantwoording kan roepen.
ten slotte moet u alle aanvullende documenten of verslagen met de notulen als bijlage bijvoegen of ten minste uitleggen waar deze te vinden zijn.
verdeel notulen van vergaderingen
sommige raden kiezen ervoor hun definitieve notulen van vergaderingen via e-mail of op papier te verspreiden. Het is echter het veiligst om board portal-software te gebruiken. Met forumportalen kun je ook veilig linken naar aanvullende documenten vanuit je notulen en bestuursleden kunnen direct hun opmerkingen toevoegen voor discussie indien nodig.
notulen opslaan voor toekomstig gebruik
notulen van bestuursvergaderingen moeten altijd ergens veilig en toegankelijk worden opgeslagen voor toekomstig gebruik. Veel forums kiezen ervoor om hun notulen online op te slaan, maar zorg ervoor dat de methode die u kiest veilig is, beveiligd met een wachtwoord en alleen beschikbaar is voor bestuursleden. Veel board portal software opties staan je toe om dat te doen.
zorg er bovendien voor dat u alle aanvullende documenten met uw definitieve notulen opslaat voor de toekomstige referentie van uw bestuur en voor bestuursleden die de vergadering niet kunnen bijwonen.
bestuursvergadering minute template
zorg ervoor dat deze essentials zijn opgenomen in uw vergadering minute template:
- Datum, Tijd, locatie
- soort bestuursvergadering — regelmatig, speciaal of jaarlijks
- aanwezigheid van bestuursvoorzitter, bestuursleden, secretaris en andere gasten
- indien aan de quorumvereisten is voldaan
- goedkeuring van de notulen van vorige vergaderingen
- verslagen en presentaties inclusief namen en titels van presentator
- vereiste actiestappen
- bijlagen van verspreide presentaties of documenten
- slotoverzicht met een tijdstempel voor de onderbreking, de datum en het tijdstip van de volgende vergadering en de ondertekening van de goedkeuring van president
heeft u een sjabloon nodig om te beginnen? Download hier het sjabloon voor de bestuursvergadering van Aprio.
notulen van de vergaderingen van de Steekproefraad
Raynor Inc.
notulen van de bestuursvergadering: juni 2021
13: 00 PST, door Zoom, Vancouver, BC
bestuursleden:
aanwezig: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Regrets: Cara Johnson
gasten: Exec. Directeur Sheila Swanson, Charles Stallworth, Consulting Accountant
Quorum aanwezig? Ja
Call to order
- 1:00 p. m. door de voorzitter, Carol Devoe
Orders of Business
REPORTS
rapport van de directeur, Sheila Swanson
- Swanson presenteerde aan de Raad van bestuur een samenvatting van de verschillende doelstellingen van de onderneming, waaronder updates over marketinginitiatieven, verkoop, nieuwe medewerkers en productontwikkelingen. Directeuren stelden verschillende vragen, die tot hun tevredenheid werden beantwoord,en discussie volgde.
Financieel Comité verslag van de voorzitter, Carol Devoe
- Devoe introduceerde Charles Stallworth, die de boekhoudprocedures van de organisatie onderzocht en bevredigend vond, ter voorbereiding op de komende jaarlijkse financiële audit. Stallworth adviseert ons bedrijf ervoor te zorgen dat de auditor een management letter samen met de audit financiële verslag verstrekt.
- het volgende driemaandelijkse financiële verslag zal beschikbaar zijn voor de vergadering van de Raad van bestuur van volgende maand.
onafgedane zaken
- notulen van 14 mei 2021 werden gewijzigd en goedgekeurd
nieuwe zaken
- Devoe kondigde aan dat ze onlangs een nieuwe secretaris had aangenomen, Karla Porter.Lewis bevestigde dat Diann Wilson om persoonlijke redenen ontslag neemt uit de Raad van bestuur, waardoor een gat in de financiële Commissie ontstaat. Daarnaast adviseerde Lewis het bestuur dat de Search Committee wekelijkse updates kreeg van de Search Consultant en dat vragen van het bestuur welkom waren.
toekomstige actiestappen
Devoe verantwoordelijk voor de voorbereiding van de volgende driemaandelijkse financiële middelen tegen 15 juli 2021 voorafgaand aan de volgende vergadering.
sluiting
- vergadering onderbroken om 14.30 uur
- volgende vergadering datum: 26 juli 2021 om 14.00 uur
Notulen ingediend door: Tammy Burke
________________
handtekening van de President
Nu u de basis hebt en voorbeelden hebt gezien van notulen van bestuursvergaderingen, zijn hier 6 extra tips om het nemen van aantekeningen effectiever te maken.
meer informatie over Aprio Board Portal Software
6 Praktische tips voor effectievere notulen van de bestuursvergadering
voorbereiding is alles.
bereid je voor op de specifieke bestuursvergadering waar je aantekeningen voor maakt. Dit zal u begeleiden om te weten wat relevant zal zijn om samen te vatten en de taak veel gemakkelijker te maken. Geef jezelf ruim de tijd om de vorige notulen van de bestuursvergadering en de komende agenda door te nemen. Zorg ervoor dat u het doel van de komende vergadering Weet-is het een regelmatige of speciale vergadering, wie er verwacht wordt bij te wonen, wat er zal worden besproken en alle documenten die zullen worden beoordeeld of verspreid.
streven naar beknopt en nauwkeurig.
goede notulen zijn een samenvatting van wat er is gebeurd en waarover overeenstemming is bereikt, niet een verslag van alles wat is gezegd. Dus, sla de lange beschrijving en houd minuten een korte en beknopte samenvatting van feiten en acties. Bijvoorbeeld, “we benoemd, om, voor, op”.
let op het ontbreken van bijvoeglijke naamwoorden, bijwoorden, emoties of kleurrijke taal. Vermijd acroniemen en jargon – alle bestuurders zijn mogelijk niet bekend met uw branchevoorwaarden, juridisch en insider spreken. Het vergt oefening en ijverig bewerken voor degenen die nieuw zijn om nota te nemen. Zorg ervoor dat u dubbel-check voor:
- gebruik van eenvoudige taal die gemakkelijk te interpreteren is
- juiste grammatica en interpunctie
- correcte spelling
gebruik een objectieve stem.
notulen van vergaderingen moeten kort, op feiten gebaseerd en onbevooroordeeld zijn. Volg deze richtlijnen om ervoor te zorgen dat uw notulen objectief zijn:
- houd u strikt aan de rapportage van feiten en beslissingen, maar blijf neutraal van toon.
- houd kritiek,persoonlijke argumenten of meningsverschillen en politiek onofficieel.
- laat idle chat, grappen, actuele gebeurtenissen samenvattingen, of persoonlijke anekdotes uit uw minuten. Hoewel chats kunnen helpen om de betrokkenheid van het bestuur te verbeteren, documenteren ze niet als ze geen waarde hebben in het bestuur.
- Alles verwijderen dat tot ongerechtvaardigde aansprakelijkheid zou leiden.
houdt bestuursleden ter verantwoording.
notulen van de bestuursvergadering dienen als een record voor acties en besluiten. Een van de belangrijkste taken voor het nemen van minuten is om duidelijk te maken welke opdrachten, delegaties en deadlines uit de vergadering zijn gekomen om bestuursleden ter verantwoording te roepen.
het kan nuttig zijn om resoluties speciaal te formatteren of acties te volgen in een tabel met bolding of underlining. Elke resolutie moet gemakkelijk te begrijpen zijn zonder uitleg of context uit de rest van de notulen. Ga een stap verder en vat de vergaderresoluties aan het einde van het document samen om het later gemakkelijk terug te roepen.
wees niet bang om opheldering te vragen.
vergaderingen gaan snel en beslaan veel terrein. Als u iets mist of dingen onduidelijk voor u zijn, onmiddellijk opheldering zoeken zodat u nauwkeurig kunt vastleggen wat werd besloten of wat de volgende stap is. Soms juridische of industrie taal kan onbekend zijn, dus zorg ervoor om te stoppen en vragen als je niet zeker bent.
Timing is de sleutel.
het schrijven en bewerken van de notulen zo snel mogelijk, terwijl de onderwerpen nog vers in je geheugen liggen, zal het noteren gemakkelijker maken. Het zorgt er ook voor dat de notulen van de vergadering tijdig ter goedkeuring worden verspreid onder bestuursleden wanneer hun herinneringen ook vers zijn en opdrachten en deadlines het meest relevant zijn.
Verbeter de minutenefficiëntie van de bestuursvergadering met Aprio
nu u weet hoe u notulen moet opnemen op een bestuursvergadering, Verbeter uw minutenefficiëntie met de tools die beschikbaar zijn in bestuursmanagementsoftware zoals Aprio.
wist u dat Aprio een minute builder-tool bevat? Met deze functie beschikt u over een sjabloon voor de notulen van de bestuursvergaderingen voor starters, waarmee items zoals de lijst met deelnemers, de datum en locatie van de vergadering en de items in uw agenda voor bestuursvergaderingen vooraf worden ingevuld. Er is ook de mogelijkheid om handige hyperlinks op te nemen voor een snelle verwijzing naar afzonderlijke agendapunten, waardoor elk document binnen uw pakket gemakkelijk toegankelijk en deelbaar is vanuit uw beveiligde board portal.
met Aprio worden notulen van vergaderingen opgeslagen in een centrale bibliotheek die gemakkelijk doorzoekbaar is, waardoor de taak om goedkeuringen te verkrijgen veilig en gemakkelijk is. En met een handige kloonfunctie kunnen beheerders eenvoudig vergadermappen en documenten dupliceren om tijd te besparen en consistentie met board packs te garanderen.
laat ons u laten zien hoe Aprio u kan helpen om nog sneller minuten te nemen op een bestuursvergadering. Krijg een gepersonaliseerde demo.