om een aantal financiële en juridische redenen is het belangrijk om property records bij te houden. Of het nu gaat om fiscale documenten, toekomstige leningaanvragen of juridische documenten, je moet ervoor zorgen dat je toegang hebt tot een fysieke kopie van de relevante informatie. Maar er is geen definitief beleid voor hoe lang u eigendom records te houden: er zijn veel verschillende soorten documenten, en sommige die u alleen hoeft te bewaren voor een bepaalde hoeveelheid tijd.
welke soorten records moet u bijhouden?
er zijn twee hoofdcategorieën eigendomsrecords die moeten worden bewaard: permanente en tijdelijke records.
permanente gegevens
permanente gegevens zijn die welke moeten worden bewaard voor de duur van uw verblijf in het onroerend goed. Dit soort documenten omvatten:
- Stamp duty land tax
- Land transaction tax (only available in Wales)
- het koopcontract
- Solicitor ‘ s letters and documents
- hypotheekdocumenten
- verkoopcontract
tijdelijke records
tijdelijke records hebben betrekking op het beheer van het onroerend goed en de rekeningen, ontvangsten en facturen op het onroerend goed. Deze omvatten:
- advocatenkosten
- veiligheidscontroles op Gas en elektriciteit
- hypotheekrente
- belasting-en energierekeningen
- verzekeringsdocumenten
- algemene reparatie en onderhoud
Als u een gebouw gebruikt voor niet-huishoudelijke doeleinden (bijvoorbeeld als winkel, kantoor of magazijn), zult u waarschijnlijk bedrijfstarieven moeten betalen. Dit zijn belastinggegevens die ook de moeite waard zijn om vast te houden voor de duur van het gebruik van de woning.
dus, hoe lang moet u eigendomsrecords bijhouden?
tijdelijke gegevens moeten gedurende drie tot zeven jaar worden bewaard, omdat dit u zal helpen uw hypotheek (Als u er een hebt) en uw eigendom meer in het algemeen te beheren.
het kan verleidelijk zijn om al uw records digitaal op te slaan, maar het is belangrijk om originelen op papier te bewaren. Als je naar de rechtbank moet voor iets wat met het pand te maken heeft, heb je papieren van al deze dossiers nodig.
het is ook heel belangrijk om alle papieren kopieën op een veilige locatie op te slaan, die inbraakalarm, branddetectie en CCTV omvat. Als dat niet een faciliteit onmiddellijk beschikbaar voor u, kunt u solicitors om uw documenten in veilige opslag te zetten, of u kunt uitbesteden aan een records management service. Zij moeten ook in chronologische volgorde worden bewaard om het opzoeken te vergemakkelijken.
het beheren van uw eigenschappenrecords
de gewoonte van goed documentbeheer kan enige tijd in beslag nemen. Je moet opslagruimte creëren voor je administratie en een schema voor retentie en uiteindelijke vernietiging. Neem aan het begin van elke maand de tijd om nieuwe records te sorteren en te archiveren, rekening houdend met of ze permanent of Tijdelijk zijn, en of ze voor onbepaalde tijd kunnen worden opgeslagen of dat ze regelmatig moeten worden opgehaald.
Als u uw gegevens lange tijd gaat opslaan, is het de moeite waard om te investeren in gespecialiseerde archiefdozen om uw documenten te beschermen. Als je alleen elektronische kopieën gaat maken, zorg er dan op zijn minst voor dat je meerdere back-ups van je bestanden maakt. Het is echter te herhalen dat u waar mogelijk fysieke kopieën van originele documenten moet bewaren.
als u meer informatie wilt over het beheer van uw eigendomsdossiers, neem dan vandaag nog contact op met onze experts op het gebied van archiefbeheer en documentscanning bij Access Records Management. Wij kunnen u helpen bij het beheren en opslaan van al uw dossiers, van onroerend goed tot zakelijk tot persoonlijk.
oktober 24, 2019
oktober 21, 2019
oktober 14, 2019
September 27, 2019