interne klantenservice omvat alles wat een organisatie kan doen om hun werknemers te helpen hun taken te vervullen, hun doelen te bereiken en van hun werk te genieten. Het behandelt hoe verschillende afdelingen met elkaar communiceren en hoe individuen omgaan met hun collega ‘ s, ondergeschikten en superieuren. Het is een essentieel aspect van het moderne bedrijfsleven, omdat het de omgeving creëert waarbinnen een bedrijf het meest kans van slagen heeft.
hier is een complete gids voor alles wat u moet weten over de interne klantenservice.
Waarom is Interne klantenservice belangrijk?
het belang van interne klantenservice kan niet worden overschat, met name voor een afdeling zoals personeelszaken waar interne interacties een essentieel onderdeel zijn van hun dagelijkse taken. Er zijn meerdere voordelen aan het cultiveren van een goede interne klantenservice als een van uw zakelijke doelen, dus het is gemakkelijk om waarom het zo ‘ n gewaardeerd aspect van de moderne business.
de voordelen omvatten:
- verhoging van de productiviteit van het personeel.
- verhoging van de tevredenheid van werknemers met hun werkervaring.
- duidelijke communicatiekanalen creëren.
- bevordering van de loyaliteit van het personeel.
- problemen sneller oplossen.
- verbetering van de externe klantenservice.
18 Tips voor interne klantenservice
er zijn veel tips en best practices voor klantenservice die binnen een bedrijf kunnen worden geïmplementeerd om een uitstekende interne klantenservice te ontwikkelen. Het creëren van een programma dat bestaat uit alle of de meeste van deze elementen kan een enorme impact hebben op de productiviteit en het moreel van het personeel.
hier zijn 18 van de meest betrouwbare manieren om ervoor te zorgen dat uw interne klantenservice is er met de beste.
Label werknemers als interne klanten
elke werknemer moet worden beschouwd als een interne klant omdat het de communicatie-en opleidingsprotocollen zal verbeteren. Dit is vooral belangrijk voor HR, omdat het hun taak is om andere afdelingen te bedienen, hetzij via werving, communicatie of disciplinering. Zij verlenen ook diensten zoals bemiddeling en andere personeelsrelaties, alsmede opleiding en personeelsvoordelen.
zorg ervoor dat u Respect toont
Respect inspireert respect en het openlijk tonen van dit aspect in de hele organisatie zal de kwaliteit van de communicatie en het teamwerk van een bedrijf sterk verhogen. Met een programma van het respecteren van de behoeften van elk individu, evenals elke afdeling, een bedrijf kan gedijen dankzij de samenhang en ondersteuning van het personeel biedt elkaar.
Kies een communicatieschema dat geschikt is voor beide partijen
het moreel van het personeel kan dramatisch afnemen als ze het gevoel hebben dat er niet naar hen wordt geluisterd. Problemen die moeten worden opgelost voor individuen en afdelingen moeten niet worden genegeerd alleen maar omdat ze niet de hoogste prioriteit als het gaat om de bottom line. Goede klantenservice omvat het creëren van een communicatieschema waar iedereen de kans krijgt om gehoord te worden.
heb meerdere communicatiekanalen om Contact op te nemen met uw interne klantenservice
omdat communicatie de sleutel is tot een goede interne klantenservice, is het ook belangrijk om meerdere communicatiekanalen te programmeren die werknemers kunnen gebruiken om belangrijke kwesties te bespreken. Dit betekent een openheid voor face-to-face contact, evenals e-mails, telefoonnummers en zelfs een keuze van superieuren om problemen te bespreken met.
ken de organisatiestructuur en visualiseer deze met een grafiek
een organisatiestructuur stelt werknemers in staat om precies te weten met wie ze over een bepaald onderwerp moeten praten, ongeacht de teams waaraan ze in de organisatie zijn toegewezen. Bijvoorbeeld, een Postkamer Medewerker moet weten met wie ze kunnen praten over een probleem met het sorteren van post, terwijl hetzelfde bedrijf marketing team of sales afdeling zal een ander communicatiekanaal nodig hebben voor hun specifieke problemen. De CEO mag dan wel de meest gezaghebbende rol zijn, maar ze hoeven niet betrokken te zijn bij elke interne kwestie, omdat er managers lager op de ladder zijn die tevreden zijn met de werkproblemen die door hun ondergeschikten worden gecommuniceerd.
zorg ervoor dat iedereen zijn rollen en verantwoordelijkheden volledig begrijpt
een minder voor de hand liggend onderdeel van de interne klantenservice is het ontwikkelen van een programma voor preventieve probleemoplossing. Dit betekent dat elke werknemer zich bewust is van de volledige inhoud van zijn rol en verantwoordelijkheden. Dit voorkomt verwarring en botsingen over wie wordt verondersteld om welke taak te doen.
het is niet alleen de ondergeschikten die transparant moeten zijn met hun handelingen op het werk, het is ook goed voor de managers en bestuurders om hun waarde ook aan het bedrijf te tonen. Medewerkers die de unieke inhoud van de rol van hun meerdere niet begrijpen, kunnen bewust of onbewust het respect voor de autoriteit van die rol verliezen.
Creëer een lonende bedrijfscultuur van dienstverlening
mensen moeten zich gewaardeerd voelen omdat het een inherent onderdeel is van onze natuurlijke neiging om gemeenschappen en teams op te bouwen. Dit instinct wordt aanzienlijk versterkt op de werkplek, dus een bedrijfscultuur waar het cultiveren van klantloyaliteit een prioriteit is, betekent dat je een programma hebt om inspanning en goed werk te belonen. Dit Cultuurprogramma van het stimuleren van het moreel van werknemers zorgt voor een gelukkiger werkervaring voor productieve werknemers die hun best doen om het bedrijf vooruit te drijven in harmonie met hun collega ‘ s.
heb altijd een positieve houding
positiviteit gaat niet alleen over glimlachen en bemoedigende woorden, maar ook over het creëren van een programma om tijdig oplossingen te bieden voor problemen en ervoor te zorgen dat elk team en individuele werknemer alles heeft wat ze nodig hebben om het beste werk te doen dat ze kunnen. Wanneer zich onvermijdelijke problemen voordoen, is een goede service proactief in het vinden van een oplossing om de werkervaring te verbeteren.
Feedback krijgen van interne klanten – en ernaar handelen
met de reeds bestaande communicatiekanalen is het belangrijk om te luisteren naar de feedback en informatie van de teams van werknemers en hun ervaring op de werkplek. Zij zijn de interne klanten en het publiek met de meest waardevolle input, dus eventuele aanpassingen aan de procedures en processen die zij voorstellen vanwege hun ervaring moeten serieus worden genomen door degenen die verantwoordelijk zijn. Dergelijke feedback reactie is een essentieel onderdeel van een gelukkige en productieve werkplek.
een duidelijke set verwachtingen en servicenormen
u moet elke mogelijkheid uitsluiten dat een interne klant kan beweren dat hij niet begreep wat er van hem werd verwacht, vooral als het gaat om klantinteracties. Alle soorten normen moeten een duidelijke definitie hebben en alle werknemers moeten zich volledig bewust zijn van hun verantwoordelijkheid om deze normen te handhaven.
herhaal verwachtingen vaak
na het duidelijk maken van verwachtingen en bedrijfsnormen voor werknemers in de eerste plaats, is de regelmatige herhaling van de relevante normen. Sommige fundamentele gemeenschappelijke normen hoeft niet per se regelmatig herinneringen, maar er zullen een aantal die doen, zoals een sales team houding en houding bij het spreken met klanten. Het kan ook zoiets zijn als de eerder genoemde positiviteit en proactieve probleemoplossing die in de voorhoede van de geest van elke interne klant moet worden gehouden.
laat teamleden weten dat u e-mails
hebt ontvangen als een van de communicatiekanalen tussen teams van werknemers via hun e-mailadres is, dan kan dit problemen veroorzaken als antwoorden op interne vragen van klanten niet beschikbaar zijn. Daarom moet elke e-mail die vanaf het e-mailadres van een bedrijf wordt verzonden zo snel mogelijk worden beantwoord, zelfs als de vraag nog niet kan worden beantwoord. Gewoon laten de afzender van de e-mail weten dat hun bericht is ontvangen en wordt verzorgd zal de interne klanttevredenheid te verbeteren.
problemen snel en efficiënt oplossen
een van de beste praktijken van goede interne klantenservice voor alle bedrijven is snelle probleemoplossing. Wanneer teams of één interne klant een klacht heeft, moet deze worden gehoord en moet de informatie zo snel mogelijk worden opgevolgd. Door dergelijke problemen die door werknemers worden benadrukt onopgelost te laten, creëert het een slechte sfeer en verlaagt het het moreel van het personeel.
informeer klanten altijd over de voortgang van het Project
de voortgang van bedrijfsprojecten moet niet alleen iets zijn voor CEO ‘ s en andere hogere bedrijven om te ervaren. Iedereen in het bedrijf speelt een rol, direct of indirect, ongeacht hun relatie met de producten of diensten die het bedrijf levert, en het is lonend en moreel-stimuleren voor elk lid van het team om nieuws van de vooruitgang te ontvangen. Dergelijk nieuws en informatie met betrekking tot de algemene zakelijke doelen en het succes van de producten, diensten en merken is goed productmanagement en bevordert een uitstekende teamgeest en saamhorigheid, en laat iedereen in het team weten dat hun inspanningen worden gewaardeerd.
Maak kennis met uw interne klanten
door uw interne klanten op een persoonlijker niveau te kennen, kan een klantenserviceteam een betere werkrelatie opbouwen door de behoeften van elk individu te begrijpen. Interne klanten met jonge gezinnen, bijvoorbeeld, hebben minder kans om in het Weekend te werken dan een werknemer die single is.
andere interne klanten kunnen ook ambitieuzer zijn dan anderen en streven naar een programma met opleidingsmogelijkheden om hun verantwoordelijkheden te vergroten. Andere kleine details zoals het hebben van het telefoonnummer van elke werknemer en hoeveel privacy elk verkiest tijdens hun dagelijkse routine kan gunstig zijn voor de algehele werknemer ervaring.
regelmatige Klantenservicetraining geven
net als het opstellen van een programma van bedrijfsnormen en-verwachtingen, is het ook belangrijk dat het personeel de beste klantenservicetechnieken kent en regelmatig klantenservicetraining krijgt, zodat het zijn ervaring kan ontwikkelen. Ontwikkel een filosofie van klantenservice die elke interne klant begrijpt en weet hoe te implementeren.
werknemers opleiden over andere banen binnen het bedrijf
werknemers opleiden in vaardigheden die verder gaan dan wat ze nodig hebben voor hun gebruikelijke dagelijkse taken, kan hen in staat stellen. Het helpt natuurlijk ook het bedrijf door ervoor te zorgen dat werknemers verschillende afdelingen in een bedrijf voor elkaar kunnen dekken als er afwezigheden zijn, maar het maakt ook elke werknemer het gevoel gewaardeerd.
Wat is interne klantenservice?
de interne klantenservice omvat meerdere afdelingen binnen een bedrijf die samenwerken om de doelstellingen van het bedrijf te bereiken.
het wervingsproces is bijvoorbeeld niet alleen een baan voor één medewerker of zelfs één afdeling. Iemand zal verantwoordelijk zijn voor het adverteren van de baan, een ander voor het screenen en interviewen van kandidaten bij een servicedesk. HR zal dan aan boord van de succesvolle kandidaat gaan en Oriënteren. De afdeling rekeningen zal ze vervolgens in het systeem in te voeren, zodat ze kunnen worden betaald. U kunt ook de IT-afdeling of andere experts uit de industrie die moet ervoor zorgen dat de nieuwe werknemer heeft de apparatuur die ze nodig hebben alle set-up en klaar om te gaan op hun eerste dag.
dit vereist veel teamoverschrijdende communicatie en interdepartementaal teamwerk, dat allemaal onder de paraplu van de interne klantenservice valt.
wat zijn voorbeelden van interne klanten?
interne klanten zijn iedereen die een relatie heeft met of een rol heeft binnen een bedrijf.
voorbeelden van interne klanten zijn::
- werknemers
- leveranciers
- Partners
- Stakeholders
- aandeelhouders
wat zijn voorbeelden van externe klanten?
externe klanten zijn iedereen die betaalt voor de producten of diensten die een bedrijf levert, maar die anderszins geen deel uitmaakt van het bedrijf.
dergelijke externe klanten omvatten die:
- een product kopen
- gebruikmakend van een dienst
- klanten die een product huren of huren
- klanten die betalen voor een geleverde dienst
Wat is het verschil tussen interne en externe klanten?Sinds het begin van het bedrijf zijn externe klanten de drijvende kracht achter het ondernemen geweest, terwijl het concept van interne klanten vrij nieuw is en uiteindelijk een methode is om een positieve en productieve werkomgeving te creëren.
externe klanten zijn degenen die bedrijven proberen aan te trekken om te betalen voor hun producten of diensten, terwijl interne klantenservice gaat over het creëren van een positieve en productieve werkomgeving voor de mensen die het product aan externe klanten leveren.
Hoe bouw je relaties op met interne klanten?
er zijn een aantal beproefde en vertrouwde manieren om betere relaties met interne klanten op te bouwen.
deze methoden omvatten::
- toon respect en je krijgt respect terug.
- Bouw vertrouwen op in karakter en vermogen.
- open duidelijke communicatielijnen.
- reageer op feedback.
welk effect heeft een slechte interne klantenservice?
een slechte interne klantenservice toestaan om in uw bedrijf te bevorderen, betekent dat u het risico loopt uw beste talent te verliezen als ze ontevreden zijn over hun werkervaring.
vaak blijven de beste werknemers achter bij slecht opgeleide werknemers die niet over de vaardigheden of kennis beschikken om hun taken correct uit te voeren. Dit verlaagt het moreel, vermindert de motivatie en remt uiteindelijk de productiviteit.
afbeelding: