wat bedoelen we met voorraadbeheer?
voorraadbeheer is het proces van het bestellen, behandelen, opslaan en gebruiken van de niet-gekapitaliseerde activa van een bedrijf – ook wel de inventaris genoemd. Voor sommige bedrijven, dit gaat om grondstoffen en componenten, terwijl anderen kunnen alleen omgaan met afgewerkte voorraad items klaar voor verkoop.
hoe dan ook, voorraadbeheer komt neer op evenwicht – het hebben van de juiste hoeveelheid voorraad, op de juiste plaats, op het juiste moment. En deze gids zal u helpen precies dat te bereiken.
Download PDF
retail voorraadbeheer
Retail is de algemene term die wordt gebruikt om bedrijven te beschrijven die fysieke producten aan consumenten verkopen. Hoewel niet exclusief voor de detailhandel, voorraadbeheer heeft de neiging om meer een rol te spelen in deze industrie dan enige andere.
daarom zullen we ons in deze gids voornamelijk richten op Voorraadbeheer vanuit een retail perspectief.
detailhandel kan in verschillende gebieden worden opgesplitst:
- Offline. Waar een bedrijf verkoopt via een fysieke winkel of locatie.
- Online. Waar een bedrijf verkoopt via het internet via een e-commerce website of Marktplaats.
- meerkanaals. Waar een bedrijf verkoopt op meerdere verschillende plaatsen, meestal een combinatie van online websites en marktplaatsen.
- Omnichannel. Waar een bedrijf biedt een uniforme, geïntegreerde ervaring voor klanten in alle verschillende online en offline kanalen het verkoopt op.
bedrijven kunnen er ook voor kiezen om via wholesalekanalen te handelen. Dit houdt in de verkoop van inventaris (meestal in bulk) direct business-to-business (B2B) of deelnemen aan B2B e-commerce.
de inventaris van een onderneming moet daarom worden beheerd volgens welke van deze detailhandelsmodellen zij opereert.
voorraadbeheer in actie
we hebben de brede definitie van voorraadbeheer behandeld. Maar wat is er eigenlijk betrokken als het gaat om het maken van een goede voorraadbeheer gebeuren?
Bottom line:
u wilt de voorraadniveaus te allen tijde in evenwicht houden zonder ooit te veel of te weinig van elk product op voorraad te hebben.
dit klinkt eenvoudig, maar is zelden zo. In werkelijkheid, goed voorraadbeheer komt allemaal neer op begrip:
- soorten inventaris. Dus je weet wat voor soort inventaris is waar en kan volledig zicht hebben over het.
- voorraadprognoses. Dus je weet hoeveel voorraad nodig is om te voldoen aan de vraag over een komende periode.
- Aankoopinventaris. Zo weet u wanneer en hoe u inkooporders te creëren om nieuwe voorraad opnieuw te bestellen.
- Voorraadopslag. Dus je weet hoeveel van elke inventaris item geschikt kan worden gehuisvest, en waar het te sturen.
- Inventarisanalyse. Zo kunt u metrics gebruiken om meer weloverwogen beslissingen te nemen over uw voorraad als de tijd vordert.
- verwerkingstechnieken. Zo kunt u snel en efficiënt boeken, wegzetten, pick-in, pack en schip inventaris als en wanneer nodig op uw verschillende locaties.
- multichannel tracking. Zo heeft u inzicht in waar uw voorraad precies is, evenals toevoegingen (aankopen) en aftrekken (verkoop & krimp), om zo dicht mogelijk bij een levend voorraadcijfer te geven.
- Inventarisadministratie. Zo kunt u uw inventaris goed vastleggen op financiële documenten.
- voorraadbeheersystemen. Zo kunt u zoveel mogelijk van het voorraadbeheerproces automatiseren.Het kiezen van een voorraadbeheersysteem
dit zijn de basisingrediënten van kwaliteitsinventarisbeheer. En je moet een systematische aanpak te nemen om uw bedrijf het beste uit te rusten voor de lange termijn groei.
gelukkig gaan we in de verschillende hoofdstukken van deze gids dieper in op elk van deze punten.
ontdek hoe Veeqo voorraadbeheer voor uw retailbedrijf kan transformeren
begin vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard.
het belang van voorraadbeheer
goed voorraadbeheer is een essentieel onderdeel van het runnen van een kleinhandelsbedrijf. Zonder inventaris is het bedrijf waardeloos omdat het geen voorraad meer heeft om inkomsten uit te genereren.
goed voorraadbeheer helpt bij het bieden van een naadloze klantervaring, het verbeteren van de cashflow en het maximaliseren van de winst, het vermijden van krimp en afval, en het optimaliseren van het verwerkingsproces. Dit alles maakt het een dwingende taak voor serieuze retailers.
een kleinhandelsbedrijf is nutteloos zonder zijn inventaris. En dus hoewel het misschien niet de meest opwindende onderwerp, voorraadbeheer is van vitaal belang voor de levensduur van uw bedrijf.
goed voorraadbeheer helpt bij:
- klantervaring. Het niet hebben van genoeg voorraad om bestellingen te vervullen kan leiden tot overselling en uiteindelijk ontevreden klanten.
- verbetering van de kasstroom. Het zetten van geld in te veel inventaris in een keer betekent dat het niet beschikbaar is voor andere dingen-zoals payroll of marketing. Het hebben van een stevige greep van uw voorraad niveaus is de sleutel tot het handhaven van een goede cashflow.
- het vermijden van krimp. Het kopen van te veel van de verkeerde inventaris en / of het niet correct opslaan kan leiden tot het worden ‘dood’, verwend, of gestolen.
- optimalisering van de naleving. Inventaris die correct is opgeborgen en opgeslagen kan sneller en gemakkelijker worden geplukt, verpakt en verzonden naar klanten.
Wat zijn de vier soorten inventaris?
er zijn verschillende soorten inventaris die een bedrijf kan tegenkomen bij het verwerken en controleren van zijn voorraad. De belangrijkste zijn:
- grondstoffen.
- Work-in-progress (WIP) inventaris.
- eindproducten.
- onderhoud, reparatie & exploitatie.
we nemen ook verpakkingsmaterialen op als een vijfde soort inventaris die een e-commerce retailer mogelijk moet bijhouden.
hoe volgt u de inventaris?
voorraad bijhouden kan op verschillende manieren, variërend van pen & papier, online spreadsheet, volledige inventaris software. We behandelen elke methode in detail (inclusief een spreadsheet sjabloon) in ons speciale hoofdstuk over voorraad bijhouden.
hoe meer verkoopkanalen u verkoopt (en hoe meer verkoop u maakt op elk van deze kanalen), hoe moeilijker deze praktijk wordt. Dus de meeste groeiende multichannel retail bedrijven zal worden op zoek naar een vorm van geautomatiseerd systeem om te zorgen voor de inventaris bijhouden voor hen.
hoe beheert u de inventaris effectief?
de eerste stap is het vastleggen van regelmatige en goed georganiseerde prognoses. Je moet een goed idee hebben van precies hoeveel voorraad je bij de hand hebt en van plan bent om te verkopen in een komende periode, zodat je kunt plannen voor aanvulling behoeften.
u moet dan tijdig nieuwe inventaris aanschaffen, bij voorkeur op basis van specifieke herordeningspunten. En zorg er ook voor dat u de juiste organisatiestructuur in uw magazijn hebt om optimale opslag, minimale krimp en snelle en systematische afhandeling mogelijk te maken.
een goed opgezet spreadsheet of geautomatiseerd systeem is essentieel voor het beheer van de voorraad over meerdere verkoopkanalen. Op deze manier weet je precies waar de voorraad is, hoeveel je bij de hand hebt, en minimaliseer je de kans op over-of onderverkoop wat je hebt.
wat zijn de methoden voor inventarisbeheer?
methoden zijn iets wat we specifiek onderzoeken in ons hoofdstuk over technieken voor voorraadbeheer. Maar hier zijn een paar voorbeelden op hoog niveau van methoden om de inventaris te controleren:
- Kies een geschikte vervullingsoptie.
- neem forecasting serieus.
- stel herordeningspunten in voor elk product.
- gebruik EOQ voor optimale orderhoeveelheden.
- geef elke variant een speciale magazijnbak.
- verkoop eerst oudere inventaris.
- prioriteer met ABC-Analyse.
- volg altijd uw statistieken.
- controleer de nauwkeurigheid met regelmatige tellingen.
- Automatiseer zoveel mogelijk.
belangrijkste termen voor voorraadbeheer
voorraadbeheer is een complex onderwerp. Er zijn veel systemen, processen en algemene stukjes die in de puzzel gaan.
hier is een glossarium van de belangrijkste termen die u waarschijnlijk zult tegenkomen:
| gemiddelde inventaris | de gemiddelde actuele inventaris over een bepaalde periode, berekend door de eindinventaris (EI) toe te voegen aan de Begininventaris (BI) en door twee te delen. |
| gemiddelde inventariskosten | een inventariswaarderingsmethode die zijn cijfer baseert op de gemiddelde kosten van items gedurende een verslagperiode. |
| Back order (BO) | een bestelling voor een product dat momenteel niet op voorraad is en dus nog niet voor de klant kan worden uitgevoerd. |
| barcodescanner | een apparaat dat wordt gebruikt om items digitaal te identificeren via een unieke barcode en vervolgens inventaris-en uitvoeringstaken uit te voeren, zoals inboeken, picken, tellen, enz. |
| Begininventaris (BI) | de waarde van een niet-verkochte voorraad aan het begin van een verslagperiode. |
| Bundels | een groep afzonderlijke producten in een inventaris die samen worden gebracht om als één onder één SKU te verkopen. |
| vervoerskosten | de totale kosten in verband met het aanhouden en opslaan van voorraden in een magazijn of inrichting totdat deze aan de afnemer wordt verkocht. |
| kosten van verkochte goederen (tandwielen) | directe kosten van aankoop en / of productie van verkochte goederen, met inbegrip van alles wat erin is verwerkt – materialen, arbeid, gebruikte werktuigen, enz. Omvat geen indirecte kosten – zoals distributie, reclame, verkoopkosten enz. |
| dode voorraad | inventaris die lang genoeg onverkocht blijft om als verouderd en vrijwel onverkoopbaar te worden beschouwd. |
| eindinventaris (EI) | de waarde van eventuele onverkochte voorraadvoorraden aan het einde van een verslagperiode. |
| First-in-first-out (FIFO) | een inventariswaarderingsmethode waarbij wordt uitgegaan van de voorraad die als eerste is aangekocht, is ook de eerste die wordt verkocht. |
| Inventarisaantal | ook bekend als een voorraadopname, dit is het systematische proces van het nemen van een fysieke telling van de inventaris om de nauwkeurigheid te controleren. |
| voorraadkrimp | Voorraadkrimp is een boekhoudterm die aangeeft dat er tussen het verkooppunt en het verkooppunt gestolen, beschadigde of anderszins verloren zijn gegaan. |
| Inventariswaardering | het proces waarbij onverkochte inventaris een monetaire waarde geeft om als activa van de onderneming in de financiële administratie te worden opgenomen. |
| Inventarisvariant | de variaties van één enkel product die een onderneming in haar inventaris kan houden. Bijvoorbeeld een T-shirt in verschillende kleuren en maten. |
| zicht op de inventaris | het vermogen van een persoon of bedrijf om precies te zien waar zijn inventaris zich bevindt en hoe deze wordt gebruikt. |
| Last-in-first-out (LIFO) | een inventariswaarderingsmethode die uitgaat van de meest recente producten die aan uw inventaris zijn toegevoegd, zijn de producten die als eerste worden verkocht. |
| doorlooptijd | de tijd die een leverancier nodig heeft om nieuwe voorraad op de gewenste locatie te leveren zodra een inkooporder is uitgegeven. |
| Multichannel | een retailmodel dat op meerdere verschillende plaatsen verkoopt, meestal online via een combinatie van websites en marktplaatsen. |
| Omnichannel | een retailmodel dat verder gaat dan multichannel om alle online en offline verkoopkanalen van een bedrijf te integreren in één, uniforme klantervaring. |
| orderafwikkeling | het proces van het verkrijgen van een verkooporder van een klant van uw magazijn of distributiecentrum om het in hun bezit te hebben. |
| orderbeheer | het systematische orderbeheerproces achter het organiseren, beheren en uitvoeren van alle verkooporders die in een bedrijf komen. Van het ontvangen van bestellingen en het verwerken van betalingen tot het plukken, verpakken, verzenden, retourneren en communiceren met klanten. |
| Overselling | online bestellingen aannemen voor een product dat niet op voorraad blijkt te zijn (meestal door slecht voorraadbeheer). Het voorkomen van overselling is de sleutel tot het bieden van een hoogwaardige ervaring voor online klanten. |
| periodiek voorraadbeheer | een type inventarisatiesysteem waarbij handmatige processen worden gebruikt om de voorraden periodiek te tellen en bij te werken. |
| Perpetual inventory management | een type inventarisatiesysteem dat uw voorraadbeheer automatiseert, zodat het voortdurend in real-time wordt bijgewerkt. |
| Pijpleidinginventaris | elke inventaris die de eindbestemming van de magazijnrekken van een bedrijf nog niet heeft bereikt, maar momenteel ergens in de toeleveringsketen “onderweg” is – bijvoorbeeld momenteel wordt vervaardigd of door de leverancier wordt verscheept. |
| inkooporder (PO) | een handelsdocument dat door een bedrijf aan zijn leverancier is opgesteld en waarin de hoeveelheden, items en overeengekomen prijzen voor nieuwe producten worden gespecificeerd om aan de voorraad bij te voegen. |
| sale order (SO) | een document dat wordt aangemaakt wanneer een klant een aankoop doet, waarin wordt aangegeven welke producten moeten worden ontvangen en hoeveel betaald of verschuldigd is. |
| Stock-keeping unit (SKU) | een SKU is een unieke alfanumerieke code die wordt toegepast op elke variant in de inventaris van een bedrijf, waardoor een productcatalogus gemakkelijk kan worden geïdentificeerd en georganiseerd. |
| Supply chain | de volledige stroom van een product of grondstof van oorsprong naar consument – met inbegrip van grondstoffen, eindproducten, groothandelaren, magazijnen en eindbestemming. Een retailer kan alleen direct verantwoordelijk zijn voor bepaalde delen van deze supply chain, maar moet zich ervan bewust zijn in zijn geheel voor de producten die ze verkopen. |
| “Third-party logistics” (3PL) | verwijst naar het gebruik van een externe derde partij voor het afhandelen van opslag, inventaris, afhandeling en/of klantenservice namens een retailbedrijf. |
Key inventory management formules
het is niet alleen de gebruikelijke terminologie die u moet weten als het gaat om voorraadbeheer. Er zijn een aantal specifieke formules om nota te nemen van te.
we zullen later in deze gids dieper ingaan op hoe en wanneer deze formules gebruikt moeten worden. Maar hier is een snelle doorloop om als referentiepunt te gebruiken:
1) Inventarisomzet
de inventarisomzetverhouding meet hoe vaak uw inventaris over een bepaalde periode wordt verkocht. Het is daarom een kritische analyse-metriek die laat zien hoe effectief de inventaris wordt beheerd in het algemeen.
de formule neemt de kosten van verkochte goederen (radertjes) over een bepaalde periode en verdeelt deze door de gemiddelde inventaris over dezelfde periode.
over het algemeen wijzen hogere omzetcijfers van de voorraden op betere prestaties en efficiëntie. Dit komt omdat het bedrijf zou krijgen door zijn voorraad voorraden vaker-minimaliseren van de kosten per eenheid.
dit geeft inzicht in de algehele efficiëntie van een bedrijf en zijn voorraadbeheerprocessen. Hoe hoger de voorraad omzet, hoe efficiënter een bedrijf is op het krijgen door middel van de inventaris.
inventaris omzet Calculator
Voer uw gegevens hierboven om uw resultaten te berekenen
Uw Inventaris Omzet = 0 keer
Uw Dagen Voorraad = 0 dagen
2) Verkopen via tarief
Verkopen-through-rate neemt de hoeveelheid van de inventaris van een retailer ontvangt, en wordt het vergeleken wat is eigenlijk verkocht gedurende een bepaalde periode. Het wordt meestal uitgedrukt als een percentage:
dit helpt analyseren of uw investering in een bepaald product werkt goed. Lage verkopen via tarieven geven u ofwel overbought of geprijsd te hoog, terwijl hoge verkopen via tarieven geven u onder gekocht of geprijsd te laag.
het is een geweldige manier om beslissingen te nemen over toekomstige aankopen voor een product of bij een bepaalde leverancier.
3) days of inventory outstanding (DIO)
Days of inventory outstanding (DIO) meet het typische aantal dagen dat nodig is om de inventaris om te zetten in verkoop.
het is moeilijk om inzichten te trekken uit slechts één berekening. Maar je moet kijken naar de typische industriestandaarden, en ook bijhouden of u trending omhoog of omlaag als de tijd vordert.
4) veiligheidsvoorraad
veiligheidsvoorraad is de reservevoorraad die nodig is om aan onverwachte aanbodproblemen en/of plotselinge veranderingen in de vraag te voldoen.
Houd er rekening mee dat u genoeg veiligheidsvoorraad wilt hebben om aan de vraag te voldoen. Maar niet zozeer dat verhoogde draagkosten een druk op de cash flow.
5) Herordeningspunt
het herordeningspunt helpt bij het bepalen wanneer een nieuwe inventaris moet worden besteld. Het is een specifiek moment in de tijd dat fungeert als een trigger om opnieuw te ordenen zodra de voorraad is gedaald tot dat bepaalde niveau.
het is belangrijk om rekening te houden met de doorlooptijd voor nieuwe voorraad te leveren bij het instellen van reorder punten. Er moet voldoende voorraad overblijven om de vraag bij te houden voordat de nieuw aangekochte voorraad beschikbaar is voor verkoop.
6) Economic order quantity (EOQ)
EOQ is een formule die helpt precies te berekenen hoeveel inventaris moet worden besteld. Het houdt rekening met de typische vraag van een bedrijf, het bestellen van kosten en het dragen van kosten om de meest economische cijfer mogelijk:
dit is duidelijk een vrij ingewikkelde formule om te gebruiken. Maar we behandelen dit in meer diepte in hoofdstuk 4: inkoop inventaris.
software voor voorraadbeheer
een software of systeem voor voorraadbeheer doet al het zware werk voor een kleinhandel wanneer het gaat om de inventaris. Het volgt inventarisaanvullingen en aftrekken automatisch, zonder te vertrouwen op handmatige, papieren of spreadsheet processen.
systemen zoals deze worden steeds populairder onder groeiende bedrijven als ze de uitdagingen van moderne multichannel en omnichannel retail aanpakken.
het kiezen van een voorraadbeheersysteem dat geschikt is voor uw bedrijf kan een lastig proces zijn. Maar hier zijn een paar pijlers kenmerken van goede software:
- Real-time tracking. Synchroniseert een live voorraad figuur in alle verkoopkanalen en magazijnen.
- prognoses. Gebruikt verkoopgegevens uit het verleden om Geschatte voorraadvereisten in de toekomst te projecteren.
- aankopen. Helpt bij het beheren van alle leveranciers en inkooporders voor een snelle en eenvoudige aanvulling van de voorraad.
- regels & automatiseringen. Maakt het creëren van voorraad regels, bijvoorbeeld om te dicteren hoeveel voorraad toont op elk verkoopkanaal.
- cloudgebaseerd. Toegankelijk vanaf elke locatie met gegevens die nooit worden overschreven door teamleden die wijzigingen aanbrengen.
veel systemen (zoals Veeqo) zullen ook helpen bij het beheren en automatiseren van een overvloed aan andere operationele taken – zoals verkoop & wholesale orders, picking & Verpakking, verzending en retouren.
ontdek hoe Veeqo voorraadbeheer voor uw retailbedrijf kan transformeren
begin vandaag nog een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard.
kan Veeqo het voorraadbeheer voor mij afhandelen?
Ja! Veeqo ‘ s inventory management software zal synchroniseren multichannel inventaris, prognose eisen, organiseren magazijn voorraad, beheren inkooporders en bieden ook de mogelijkheid om alles digitaal uit te voeren via barcodescanner. Er zijn ook functies voor het verwerken van meerkanaals bestellingen en verzending in hetzelfde systeem tot
deze eerste gids behandelt alle basisprincipes van voorraadbeheer. Maar er is veel meer dat gaat in het dat we zullen verkennen in de komende hoofdstukken, te beginnen met de verschillende soorten inventaris die u moet zich bewust zijn van. Misschien wilt u ook meer weten over voorraadrapportage.