Als u de persoonlijke vertegenwoordiger of uitvoerder bent van de nalatenschap van een persoon, moet u de bezittingen van de overledene sorteren en zijn of haar persoonlijke bezittingen verdelen onder de personen die genoemd worden in het testament van de overledene of in een aparte nota over persoonlijke bezittingen.
hoewel bepaalde voorwerpen van de bezittingen van een overledene, zoals juwelen, foto ‘ s, schilderijen, Zilverwerk, Porselein en meubels, wellicht eenvoudiger te distribueren zijn omdat het zaken zijn die familieleden graag zouden willen ontvangen vanwege monetaire en sentimentele waarde, kunnen andere voorwerpen, zoals financiële overzichten, verzekeringspolissen, energierekeningen en belastingaangiften, minder eenvoudig zijn.
welke documentatie moet worden bewaard?
als estate administration advocaten raden wij u aan de volgende documenten te bewaren:
- oorspronkelijke geboorte – en overlijdensakte (zowel voor de overledene als voor de overleden echtgenoot);
- oorspronkelijke huwelijksakte, huwelijkse voorwaarden en echtscheidingsvonnis; oorspronkelijke aandelen -, obligatie-en andere eigendomsbewijzen;
- inkomstenbelastingaangiften van de afgelopen drie jaar en bewijsstukken (bijv. formulier W-2, Formulier 1099, formulier 1099-R, ontvangstbewijzen voor charitatieve inhoudingen, enz.);
- aangifte van schenking;
- aangifte van nalatenschap van een overleden echtgenoot;
- Chequeregisters, bankafschriften, afboekingsrekeningen, creditcardafschriften, medische verklaringen en energierekeningen voor het jaar van overlijden (en voor elk vorig jaar waarvoor de overledene geen aangifte van inkomstenbelasting heeft ingediend);
- documenten betreffende het pensioenplan (bijv. pensioenpapieren, lijfrentecontracten, enz.); en
- verzekeringsdocumenten (levensverzekering, verzekering van huiseigenaren/parapludekking, enz.).
wat te doen als u niet zeker weet of een document bewaard moet worden?
als een document dat niet op de bovenstaande lijst staat belangrijk lijkt, is het beter om het op te slaan dan het weg te gooien. Als u niet zeker weet of u een bepaald document moet houden, moet u het naar uw estate administration advocaat die het kan bekijken en u adviseren over hoe verder te gaan.
hoe lang moeten deze documenten worden bewaard?
met uitzondering van geboorteakten, overlijdensakten, huwelijksakten en echtscheidingsbesluiten, die u voor onbepaalde tijd dient te bewaren, dient u de andere documenten te bewaren tot ten minste drie jaar na het overlijden van een persoon of tot drie jaar na het indienen van een aangifte van de belasting op de nalatenschap, indien dit later is.
Wat moet er met de overige documentatie worden gedaan?
zodra u de documenten van de overledene hebt gesorteerd en de bovenstaande documenten opzij hebt gezet, kunt u een stapel documenten overhouden. Over het algemeen is het een goed idee om documenten die persoonlijke of financiële informatie over hen om het risico van identiteitsdiefstal te verminderen versnipperen.
Als u geen papierversnipperaar hebt of als de hoeveelheid papier zodanig is dat het onpraktisch is om ze thuis te versnipperen, kunt u een documentbeheerbedrijf inhuren om de papieren op te halen en ze veilig te versnipperen in een externe faciliteit. De kosten van het huren van een document management bedrijf is over het algemeen een terugbetaalbare kosten van het landgoed.