versnipperen hoewel de wereld meer en meer richting papierloze kantoren gaat, is de realiteit dat de meeste bedrijven nog steeds met veel papierwerk werken. Hoewel er veel documenten moeten worden bewaard, Weet je dat er veel kan worden weggegooid. Sommige documenten met een laag risico kunnen mogelijk worden weggegooid of gerecycled, maar veel documenten met een hoog risico bevatten gevoelige informatie die u en uw bedrijf in gevaar zou kunnen brengen als iemand ze voor kwaadaardige bedoelingen heeft verkregen.
Welke Documenten Moet Ik Versnipperen?
het bijhouden van de versnipperings-en bewaartermijnen van verschillende documenten kan aanvoelen als een fulltime baan op zich. Dus welke documenten moet je versnipperen en wanneer moet je ze versnipperen?
hoewel uw bedrijf kan variëren, zijn er bepaalde documenten die moeten worden versnipperd voor uw eigen veiligheid. Voorlopig houden we het bij vijf soorten documenten die hoog op uw lijst zouden moeten staan.
- creditcardrekeningen en energierekeningen
- bankafschriften
- I-9-formulieren
- W-2-en W-4-formulieren
- belastinggegevens
creditcardafschriften en energierekeningen zijn documenten die hoog op iemands lijst voor versnippering zouden moeten staan. Rekeningen van die aard hebben de neiging om zeer gevoelige informatie te hebben. Dus zodra de betaling is bevestigd en u niet langer hoeft te verwijzen naar die factuur, zorg ervoor dat het document wordt vernietigd.
hoe verleidelijk het ook is om dit soort rekeningen te bewaren, zelfs na bevestiging van betaling en afwikkeling, de beste manier om identiteitsdiefstal uit deze documenten te voorkomen is ze te vernietigen. Dat gezegd hebbende, als deze rekeningen relevant zijn voor uw belastingaangiften, dan is de shredding richtlijnen hieronder voor dat van toepassing.
aanbevolen wordt bankafschriften gedurende een jaar te bewaren en vervolgens te versnipperen. Hetzelfde geldt voor loonstrookjes. Nogmaals, dit zijn documenten die het soort belangrijke financiële informatie die dieven zijn op zoek naar identificeren hebben.
als u uw bankafschriften online wilt ontvangen – of facturen trouwens – wilt u er zeker van zijn dat uw bedrijf veilig papierloos verloopt.
de I-9-belastingformulieren bevestigen de identiteit van een werknemer en moeten gedurende drie jaar of gedurende één jaar na de beëindiging van een werknemer worden bewaard, afhankelijk van de duur die het langst is. Deze documenten bevatten alle informatie die iemand nodig zou hebben om iemands identiteit te stelen en moeten veilig en veilig worden vernietigd.
u moet W-2-en W-4-documenten veilig vernietigen nadat u ze vier jaar hebt bewaard. Nogmaals, dit zijn personeelsdocumenten die zeer gevoelige informatie bevatten, zoals sofinummers en fiscale ID-codes.
een bedrijf moet belastinggegevens gedurende drie jaar bewaren, omdat u een belastingaangifte in dat tijdsbestek kunt wijzigen. Zeven jaar is het conventionele nummer, want als de Belastingdienst je zou controleren, zouden ze die informatie nodig hebben voordat je deze documenten veilig kunt vernietigen.
Moet Ik Afschriften Van Afgesloten Rekeningen Versnipperen?
Ja. Zodra u een bevestiging hebt dat de rekening is gesloten en het geld is overgemaakt (of verwijderd), moet u verklaringen en andere gevoelige informatie met betrekking tot de rekening vernietigen. Hetzelfde geldt voor verlopen creditcards en andere soortgelijke documentatie. Echter, als een van deze records nodig zou kunnen zijn voor een audit, dan zijn de fiscale record regels van toepassing en moeten worden vernietigd na die periode is verstreken.
Hoe Verwijdert U Zakelijke Documenten?
hoewel sommige mensen zich veilig voelen bij het gebruik van een shredder aan huis om te voorzien in hun behoeften aan het vernietigen van documenten, zijn ze niet toegerust voor de grote hoeveelheid documenten die veel bedrijven hebben. Persoonlijke shredding kan ook tijdrovend zijn en ze zijn niet zo veilig als het gebruik van een professionele service. Het vernietigen van documenten is niet iets om te doen uit de vriendelijkheid van je hart… het is de wet.
opslagruimten zijn de Experts In het omgaan met uw Documentvernietigingsbehoeften
de professionals in opslagruimten zijn uitgerust om u te helpen al uw documenten te beschermen en vernietigen. Wij bieden veilige documentopslag om gevoelig materiaal offsite te houden. We hebben ook mobiele shredder-units om direct naar uw kantoor te komen, uw documenten ter plaatse op te halen en ze meteen te vernietigen om u gemoedsrust te geven. U kunt onze mobiele shredder units regelmatig plannen om uw kantoor veilig en decluttered te houden. Neem vandaag nog contact op met de informatiespecialisten van Storage Quarters voor een vrijblijvende offerte.