deel 1 in een reeks van 3 – oorspronkelijk geschreven in 2014 en bijgewerkt in 2018
de traditionele aanpak van het selecteren en betrekken van Leveranciers is minder overtuigend en minder zinvol geworden voor omzichtige klanten. Zij wenden zich onvermijdelijk tot de Almachtige RFP (Request for Proposal). En er is iets te zeggen over een overgang naar enterprise sales, of het “capture” proces zoals het wordt genoemd door Shipley disciples en overheidsaannemers.
het creëren van en reageren op RFP ‘ s kan echter gemakkelijk complexe, omslachtige en tijdrovende inspanningen worden voor elk bedrijf. Ze vereisen organisatie, superieure communicatie en jarenlange ervaring in het begrijpen van de fijne kneepjes van sourcing. Voor velen in de personeelsindustrie hebben RFP ‘ s de traditionele verkoop en sourcing praktisch vervangen; op zijn minst zijn ze nu ingewikkeld verweven in die processen. En we willen helpen.
in deze serie zullen we enig licht werpen op het gebruik of vermijden van RFP ‘ s en best practices die kunnen worden toegepast op het gevreesde RFP-proces, of u nu een MSP bent of een uitzendbureau dat een bod van een klant ontvangt en er zeker van wilt zijn dat u een beter proces en bijgevolg een betere win rate krijgt, of dat u de entiteit bent die de aanbesteding uitgeeft aan potentiële talent leveranciers.
wanneer RFP ’s worden gebruikt
RFP’ s moeten worden gebruikt wanneer een project voldoende complex is, veel technische informatie vereist, harde gegevens vraagt voor analyse en vergelijking, en daardoor een formeel voorstel van een leverancier rechtvaardigt. Ze worden het best gebruikt als je echt nodig hebt om reacties en leveranciers objectief te vergelijken. Een veel voorkomende fout is het verzenden van een RFP, omdat het lijkt makkelijker dat zitten door verkoop pitches of omdat mensen zeggen dat het de “juiste ding om te doen voor optredens” of “goede vorm.”Als u weet zonder redelijke twijfel welke Leverancier (s) u waarschijnlijk te selecteren vanaf het begin, nodigen uw geà dentificeerde prospects om hun oplossingen te presenteren.
bij wijze van voorbeeld: Als u probeert te kiezen tussen twee bekende en eerder geïdentificeerde leveranciers van personeel, plan dan deze mensen om hun capaciteiten in een presentatie aan te tonen. Beoordeel hoe elke leverancier zijn oplossingen aanpast aan uw specifieke doelstellingen en cultuur. De vergadering kan een online video hangout of in-persoon interview. Het is het beste om niet te vertrouwen op een conference call omdat je een vorm van zichtbaarheid wilt — een manier om de interpersoonlijke interacties te onderzoeken. Meet de lichaamstaal en het vertrouwen van de presentatoren, vooral in antwoord op vragen.
daarna een formeel voorstel voor een bod uit te nodigen. Wij noemen dat een offerteaanvraag (RFQ). En eerlijk gezegd, dat is alles wat een RFQ zou moeten zijn. Stop het niet vol met RFP vragen. Dat gaan we in dit geval niet doen, Weet je nog? We hebben het hier over prijzen. Je hebt alles gezien wat je moet zien.
wanneer het project en de verwachte verkoopcyclus complexiteiten aannemen die verder gaan dan het bereik van een traditionele “Let’ s do lunch” – aanpak, is het RFP-proces zeer zinvol. Met een voorstel krijgt u meer inzicht in de belangrijkste aanbiedingen en kerncompetenties van de bieder, relatief stevige prijsmodellen, uitgebreide antwoorden op cruciale vragen en een robuust document dat zich leent voor een meer diepgaande analyse door uw stakeholders.
wanneer RFP ‘ s voorkomen
het RFP-proces valt snel uiteen wanneer het te vaak, onnodig of uitsluitend als verkoopinstrument wordt gebruikt. Zo vaak als bieders missen het punt met een voorstel, procurement professionals missen het punt bij het opstellen van hun RFP ‘ s. Vermijd het gebruik van een al te ingewikkeld RFP-proces om eenvoudige vragen te beantwoorden die kort en direct hadden kunnen worden beantwoord door middel van een traditionele sales meeting. Uiteindelijk loop je het risico van vervreemding van potentiële bieders die, gezien je overdreven vertrouwen op onnodige papierwerk en bureaucratie, weigeren deel te nemen. Hoewel niet te realiseren, kunt u schade toebrengen aan uw kansen op het vinden van de perfecte leverancier. Als u echter actief bent in een sterk gereguleerde omgeving of in de publieke sector, waar RFP ‘ s verplicht zijn, streeft u ernaar om uw vragen relevant, direct en gericht op het programma te houden.
als u ervoor kiest om dit proces te exploiteren als een bredere visexpeditie, bent u minder geneigd om vissen naar uw haak te lokken. En degenen die bijten zullen waarschijnlijk snel genoeg teruggegooid worden.
zoekt u een RFP-Toolkit? Hier is het.
om van RFP ’s een pijnloze en efficiënte manier te maken voor MSP’ s om hun doelen te bereiken, presenteren we met trots een complete RFP toolbox, die kan dienen als een geweldig startpunt voor uw volgende ronde van sourcing. Ondanks de formele processen, eindeloze vormen en mysterieuze RFP gobbledygook, de heersende mentaliteit die u kunt aannemen om te winnen is Ockham ‘ s Razor: de eenvoudigste en meest directe aanpak is waarschijnlijk de beste. Daarom hebben we een pakket met gezond verstand opgesteld dat op een eenvoudige manier resultaten oplevert. We begrijpen ook dat niemand je een RFP-sjabloon zou moeten geven en zeggen: “gebruik dit gewoon, zoals het is.”Het doel van onze toolkit is om u een stevige, aanpasbare basis te geven van waaruit u een unieke RFP kunt maken, afgestemd op de behoeften van uw bedrijf, en vergezeld van tools om te helpen met evaluatie, waardering en prijsstelling.
in het tweede deel van onze serie zullen we enkele specifieke best practices op het gebied van transparantie en het delen van informatie onderzoeken die u kunnen helpen om de meest betekenisvolle antwoorden te krijgen van elke RFP die u uitgeeft aan leveranciers van personeel.
lees deel 2: Vereenvoudig uw RFP-proces door deze dingen toe te voegen aan uw RFP.