het duidelijk definiëren van de reikwijdte van uw project helpt om de verwachtingen van stakeholders effectief te beheren en zorgt ervoor dat alle elementen van het project zijn afgestemd op de doelstellingen — waardoor de kans op succes groter wordt. Hier is wat je moet weten over het definiëren van project scope.
projectomvang definitie
projectomvang is een gedetailleerd overzicht van alle aspecten van een project, met inbegrip van alle gerelateerde activiteiten, middelen, tijdschema ‘ s en resultaten, alsmede de grenzen van het project. Een project scope schetst ook de belangrijkste stakeholders, processen, aannames en beperkingen, evenals waar het project over gaat, wat is opgenomen, en wat niet. al deze essentiële informatie is gedocumenteerd in een scope statement.
the project scope statement
the project scope statement is a key document that provides with all stakeholders with a clear understanding the why the project is initiated and defines its key goals. De meeste project scope statements zullen deze elementen bevatten.
- Een project statement of work (SoW), die een gedetailleerde uitsplitsing van alle werkzaamheden worden uitgevoerd door een project team en alle belangrijke elementen die van invloed kunnen zijn op de uitkomst
- Beperkingen die zouden kunnen beperken of negatieve invloed hebben op de uitkomst van het project, met inbegrip van resources, procurement problemen, timing, of het gebrek aan informatie
- Omvang uitsluitingen, dat kan van alles dat geen deel zal uitmaken van het project of de deliverables
- Mijlpalen die de exacte datum dat er iets zal worden geleverd of opgeleverd
- De laatste deliverables die aan de klant worden verstrekt aan het einde van het project — bijvoorbeeld een verslag, een software-functie, een proces inzichten of analyse, of een product of dienst die een behoeften van de klant
- Acceptatie criteria die spreuk precies hoe het succes wordt gemeten
- Definitieve goedkeuring, waarbij de klant zal sign-off op de scope statement waarin wordt bevestigd dat alle parameters zijn opgenomen en het document is voltooid en nauwkeurige
de Belangrijkste stappen voor het definiëren van uw project scope
Goed definiëren van de scope van een project is de sleutel tot het succesvol managen van uw project. Hier zijn de stappen die u kunt volgen om uw project scope te definiëren.
- werk samen met de belangrijkste belanghebbenden om een scope statement te definiëren en te maken door te bepalen wat binnen scope en buiten scope valt. Samenwerken met stakeholders helpt ervoor te zorgen dat essentiële zaken niet door de mazen van het net vallen.
- identificeer, documenteer en communiceer veronderstellingen. Veronderstellingen zijn die elementen die betrekking hebben op het project die geacht worden waar te zijn voor de duur van het project. Aannames zijn nodig om een raming te geven van de kosten en het tijdschema om de reikwijdte van het project tijdens de planningsfase van een project te leveren.
- Gain buy-in voor de scope statement met de stakeholders die het meest worden beïnvloed om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina staat.
project scope voorbeeld
stel dat u een projectmanager bent die de scope definieert voor een content marketing project. Een zeer eenvoudige project scope statement kan het volgende bevatten.
Inleiding
dit contentmarketingproject wordt opgezet voor XYZ company met het doel een artikel op hun site te plaatsen om merkbekendheid te creëren.
projectomvang
dit project omvat onderzoek, inhoudsstrategie, het schrijven van het artikel en het publiceren op de XYZ-website onder het XYZ-blog. Het zal ook het delen van het artikel op sociale media voor de maand April 2020. Alle activiteiten worden uitgevoerd door Joe Smith van ABC company.
Project Deliverables
Project deliverables zal een goed onderbouwd geschreven artikel van maximaal 1.000 woorden bevatten dat per e-mail moet worden geleverd aan [email protected] uiterlijk op de datum.
criteria voor de aanvaarding van projecten
Jane van XYZ company zal de definitieve versie van het artikel beoordelen en goedkeuren voordat het wordt gepubliceerd.
Projectuitsluitingen
dit project omvat geen betalingen aan externe leveranciers voor onderzoek of uitbestede diensten.
Projectbeperkingen
beperkingen kunnen communicatievertragingen, wijzigingen in het toepassingsgebied of technische moeilijkheden omvatten.
zodra het project scope statement is voltooid en goedgekeurd, en een project aan de gang is, zal het project scope zorgvuldig moeten worden beheerd om scope creep te voorkomen.
Wat is scope-kruip?
Scrope creep verwijst naar een scenario waarbij veranderingen optreden nadat het project is gestart en de veranderingen niet worden gedefinieerd of verwacht in de scope statement. Wanneer scope creep optreedt, kan dit een negatieve invloed hebben op de projecttijdlijn, leverbare kwaliteit, middelen, budget en andere aspecten. Het beheren van de omvang van uw project kan helpen ongewenste verrassingen te voorkomen.
project scope management
naast de lopende evaluatie en monitoring van projectactiviteiten, zijn er stappen die moeten worden ondernomen om de scope van het project te beheren om te voorkomen dat scope kruipt.
- Identificeer of er wijzigingen zijn in de vereisten voor uw project. Dit is een belangrijke stap, aangezien deze veranderingen direct van invloed zijn op de projectdoelstellingen en alle gerelateerde activiteiten.
- bepaal hoe de veranderingen het project zullen beïnvloeden. Voordat u de reikwijdte van het project kunt aanpassen, moet u begrijpen waar en hoe veranderingen de uitkomst beïnvloeden.
- goedkeuring verkrijgen voor wijzigingen voordat u doorgaat met een verandering in activiteiten of richting.
- Voer de goedgekeurde wijzigingen tijdig uit om vertragingen en risico ‘ s te verminderen.
projectomvang template
– projectomvang
Inleiding
de inleiding geeft een overzicht op hoog niveau van het project.
Projectbereik
geef de reikwijdte van het project aan. Dit moet omvatten wat het project wel en niet omvat. Dit zal helpen om te verduidelijken wat er in het project is opgenomen en om verwarring bij leden van het projectteam en belanghebbenden te voorkomen.
Project Deliverables
Geef de geplande deliverables voor het project.
acceptatiecriteria voor projecten
Definieer de acceptatiecriteria. Welke doelstellingen zullen worden bereikt en hoe zal het succes worden gemeten?
uitsluitingen
wat valt niet onder het toepassingsgebied van dit project.
Projectbeperkingen
vermeld beperkingen met betrekking tot het project, harde data, beperkingen van personeel of uitrusting, financiële of budgettaire beperkingen, of technische beperkingen.
het ontwikkelen van een goed begrip van het doel van een project en het duidelijk definiëren, documenteren en beheren van uw project scope, kunt u ervoor zorgen dat u goed gepositioneerd bent om een succesvol project te leveren zonder te hoeven omgaan met scope creep.