soepele interne en externe communicatie is een van de hoekstenen van de dagelijkse bedrijfsvoering. Tegenwoordig wordt Voice over Internet Protocol (VoIP) steeds meer de gouden regel van moderne bedrijfscommunicatie. Simpel gezegd, het is een bewezen technologie die mensen in staat stelt om te bellen via de internetverbinding. Ontwikkeld in 1995, het is geëvolueerd om stabieler en betrouwbaarder met de ontwikkeling van breedband en omgezet in de go-to oplossing voor meer en meer bedrijven bij het upgraden van hun telefoonsystemen.
deze diepgaande gids zal u door in principe alles over VoIP leiden en u helpen er het beste van te maken.
snelle Links
- Wat is VoIP?
- Hoe werkt VoIP?
- wat zijn de voordelen van VoIP?
- ” Heeft mijn bedrijf een VoIP-telefoonsysteem nodig?”
- wat moet u overwegen bij het kiezen van een VoIP-systeem?
- VoIP Phone System Buyer ‘ s Guide
Wat is VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
traditioneel dragen oude telefoonsystemen spraaksignalen met behulp van analoge telefoonlijnen, dus het vereist de installatie van bedrading om gesprekken te voeren en te ontvangen. Onder deze omstandigheden wordt een stuk gespecialiseerde hardware-apparatuur genaamd Private Branch Exchange (PBX) gebruikt om interne telefoonextensies aan te sluiten op het openbare telefoonnetwerk.
in plaats van datapakketten te verzenden via een traditioneel netwerk, is VoIP, de afkorting voor Voice over Internet Protocol, soms ook wel aangeduid als IP telefonie, een technologie die spraak omzet in digitale signalen die kunnen worden verzonden via internet digitale datapakketten via uw lokale netwerk/WAN/andere infrastructuur om telefoongesprekken mogelijk te maken. VoIP maakt gebruik van RTP (real-time protocol) om ervoor te zorgen dat deze pakketten krijgen tijdig geleverd. U kunt gebruik maken van een ethernet-kabel of een high-speed WiFi-verbinding voor VoIP.
hier is een korte video om u te helpen begrijpen wat VoIP is in één minuut.
Hoe Werkt VoIP?
zoals hierboven vermeld, werkt VoIP hoofdzakelijk door analoge telefoonsignalen om te zetten in digitale signalen om telefonie via Internet te vergemakkelijken. Laten we nu een beetje dieper in detail in het proces duiken.
SIP-Protocol en Sip-Trunking
Voice over IP werkt met behulp van protocoltechnologieën en SIP is een protocol dat VoIP mogelijk maakt. Session Initiation Protocol (SIP) is een communicatieprotocol voor VoIP-gesprekken en andere tekst-en multimediasessies, zoals instant messaging en video. SIP trunking, gebaseerd op het SIP-protocol, is in feite een dienst die virtueel wordt opgericht via uw internetverbindingen en wordt geleverd door Internet Telephony Service Providers (ITSP), waardoor de fysieke verbinding met een telefoonbedrijf wordt geëlimineerd.
apparatuur die u mogelijk nodig hebt om VoIP
VoIP phone systems (PBX)
een VoIP PBX (Private Branch Exchange) is een bedrijfstelefoonsysteem dat telefoongesprekken over het LAN-of WAN-datanetwerk van het bedrijf vergemakkelijkt in plaats van Via de circuitgeschakelde netwerken.
VoIP PBX is beschikbaar in twee implementatieopties-on-premises en cloud-based. Met een on-premise voice-oplossing wordt de hardware geïnstalleerd en draait het op locatie op uw kantoor of datacenter, terwijl een Cloud PBX-systeem volledig via Internet wordt geleverd en volledig off-site wordt beheerd door een serviceprovider.
VoIP-telefoons of IP-telefoons
VoIP-telefoons, of IP-telefoons, zijn de fysieke kantoortelefoons die u kunt gebruiken met een VoIP-telefoonsysteem. Visueel verschillen ze niet veel van de traditionele, stationaire telefoons die u thuis of op uw bureau vindt. Hierdoor, het is heel gemakkelijk voor werknemers aan te passen aan nieuwere VoIP-telefoons. Het ene fundamentele verschil is dat ze zijn internet-enabled, of via WiFi of Ethernet. Ze zijn toegewezen IP-adressen om gesprekken via uw netwerk te vergemakkelijken.
mobiele telefoons, computers, netwerk-ready apparaten
naast IP-telefoons kunt u ook VoIP-telefoonsystemen gebruiken met uw eigen mobiele apparaat, computer en andere netwerk-ready apparaten met VoIP-apps of softphone-applicatie geïnstalleerd. Vandaag kunt u altijd en overal zakelijke telefoongesprekken voeren en ontvangen met behulp van uw eigen apparaten met internetverbinding, zonder u zorgen te hoeven maken over het verlies van VoIP-gesprekskwaliteit. Medewerkers zijn niet langer gebonden aan een bureau telefoon en kunnen elk apparaat van hun keuze te gebruiken.
VoIP-gateways
een VoIP-gateway is een hardwareapparaat dat traditioneel telefoonverkeer (analoog of digitaal) converteert naar datapakketten, waardoor verbindingen mogelijk zijn tussen verouderde telefooninfrastructuur en IP-gebaseerde communicatie, en dat fungeert als een brug tussen een IP-netwerk, het PSTN (Public Switched Telephone Network) en het mobiele netwerk.
Wat zijn de voordelen van VoIP?
moderne bedrijven gebruiken graag VoIP-telefoondiensten via traditionele telefoonlijnen omdat ze veel meer waarde kunnen krijgen dan alleen het verbeteren van bedrijfscommunicatie. Hieronder zijn een paar van de vele manieren waarop VoIP voordelen bedrijven.
kostenbesparingen
VoIP is een budgetvriendelijke manier om een bedrijfscommunicatiesysteem op te zetten. VoIP-diensten kunnen worden gebaseerd op een directe IP-verbinding met uw telefoon service provider, gewoon op uw bestaande internetverbinding, of een combinatie van beide. Daarom, het vermindert de kosten van interne gesprekken in uw organisatie tot vrijwel geen, sterk vermindert de kosten van externe en internationale zakelijke gesprekken, het opslaan van een aanzienlijke hoeveelheid investeringen op de aankoop van traditionele telefoonlijnen, installatie en lopend onderhoud.
on-premise en cloud-based VoIP-systemen zijn beide kosteneffectief, maar hebben enkele verschillen in termen van de kosten. Hoewel je nodig hebt om volledig vooraf te betalen voor een op-premises systeem, het beschermt u tegen het risico van kostenverhogingen en betekent lagere maandelijkse kosten nadat de uitgaven zijn gedekt. Als voor de cloud-gebaseerde gehoste VoIP-diensten, je meestal gaan met een OpEx-model met meer betaalbare maandelijkse of jaarlijkse kosten en lage initiële apparatuur kosten.
als uw spraak-en dataoplossingen momenteel gescheiden zijn, kunt u geld besparen door de twee onder één provider te combineren. Naast de kostenbesparingen, zult u ook in staat zijn om zowel internet service en telefonie ondersteuning te consolideren.
eenvoudig te installeren
in vergelijking met traditionele telefoonsystemen kunnen de installatie en configuratie van VoIP-systemen super eenvoudig zijn. Traditioneel, met een vaste lijn systeem, kantoor telefoons vereisen fysieke lijnen om telefoon service te ontvangen. VoIP-telefoonsystemen elimineren de noodzaak om fysieke telefoonlijnen te installeren. Het enige wat u hoeft te doen is om IP-telefoons te verbinden met het bedrijfsnetwerk via Ethernet lijnen.
beter nog, als u uw IT-personeel nodig hebt om belangrijker en inkomstengenererende projecten te prioriteren in plaats van het beheer van het telefoonsysteem, laat gehoste telefoondiensten het werk over aan de serviceprovider en hoeft u zich geen zorgen te maken over netwerkproblemen. Het zou ook gunstig zijn voor kleine ondernemingen en startende ondernemingen die niet over technische expertise of middelen beschikken.
duidelijke stemkwaliteit
toen Voice over IP Voor het eerst werd ingevoerd, was de gesprekskwaliteit inderdaad onbevredigend. Lang voorbij zijn die dagen dankzij de vooruitgang van breedband en Voice over Internet Protocol technologie zelf. De “slechte gesprekskwaliteit” is waarschijnlijk de grootste misvatting over VoIP nu.
wees gerust, zolang u over een snelle en stabiele internetverbinding beschikt. De meeste VoIP-providers bieden een groot aantal verschillende protocollen en codecs om HD-geluidskwaliteit te garanderen. Met een robuuste oplossing en een goede implementatie, kan de voice kwaliteit van VoIP net zo goed of zelfs beter dan de vaste lijn gebaseerde gesprekken. Je ziet het verschil niet eens.
mobiliteit & geografische flexibiliteit
VoIP stelt bedrijven in staat hun communicatiesysteem uit te breiden naar kantoren op afstand en werknemers onderweg via SIP-apparaten. Voor werknemers op afstand, het kantoor is waar ze het maken, zolang de internetverbinding beschikbaar is.
de implementatie van een multi-site VoIP-systeem kan niet alleen alle verspreide branches naadloos verbonden houden, maar vermindert ook de spiraal van Inter-office call kosten. Met Softphones kunnen medewerkers hun office-extensies mobiel maken met een breed scala aan functies voor gespreksafhandeling bij de hand. Bovendien maken cloud phone-systemen het eenvoudig om geografisch verspreide kantoren te verbinden onder één telefoonsysteem en de IT-beheerder kan het gemakkelijk beheren vanaf elke locatie.
schaalbaarheid
schaalbaarheid, als een van de meest waardevolle kenmerken voor bedrijven, verwijst naar het vermogen van een systeem om een groeiende hoeveelheid werklast aan te kunnen, normaal gesproken door middelen aan het systeem toe te voegen, zonder de algehele prestaties of efficiëntie ervan te beïnvloeden.
VoIP is een schaalbare oplossing die kan groeien met uw bedrijf, met name de cloud-gebaseerde VoIP-service, die meer flexibiliteit biedt voor bedrijven met personeelsgroei of-vermindering. De toename en afname van telefoonextensies kunnen onmiddellijk worden gemaakt en bedrijven betalen alleen voor wat ze nodig hebben, zonder extra hardwareapparatuur of nieuwe speciale lijnen aan te schaffen. Het kan allemaal worden gedaan, praktisch in real-time. Als u een seizoensgebonden bedrijf met fluctuerende communicatiebehoeften of het ervaren van een snelle groei, een gehost model kan een perfecte pasvorm voor u.
overvloed aan functies
VoIP-diensten leveren een aantal functies die niet worden ondersteund door traditionele telefoonsystemen of die alleen beschikbaar zijn tegen een extra vergoeding. Deze functies zijn meer dan’extra ‘ s’. Veel bedrijven hebben het gemakkelijk gevonden om VoIP te gebruiken en werd concurrerender met de volledige suite van ingebouwde functies. Sommige functies kunnen bedrijven helpen om te voldoen aan belangrijke veiligheids-en beveiligingsbehoeften, waaronder de mogelijkheid om verbinding te maken met hulpdiensten tijdens het gebruik van Internet VoIP.
hieronder vindt u een lijst met VoIP-functies die u moet hebben om uw bedrijfscommunicatie efficiënter te maken:
-
doorschakelen van oproepen
wanneer de opgeroepen partij niet beschikbaar is, helpt Call Forwarding inkomende oproepen om te leiden naar een andere gewenste bestemming, zoals het mobiele telefoonnummer of andere telefoonnummers. U kunt ook verschillende regels instellen voor verschillende scenario ‘ s. Bijvoorbeeld, telefoongesprekken automatisch doorsturen naar een andere extensie wanneer u bezig bent, bel uw mobiele telefoon wanneer niemand beantwoordt oproepen naar uw bureau telefoon, en vraag bellers om spraakberichten achter te laten wanneer u op vakantie bent. Verkoopmedewerkers en veldpersoneel hoeven zich vooral geen zorgen meer te maken over het weg zijn van hun bureaus.
-
interactieve Spraakrespons (IVR)
IVR helpt zelfs kleine bedrijven om 24/7 klantenservice aan te bieden zonder kostbare human resources. Wanneer klanten bellen in, vooraf opgenomen begroetingen zal hen leiden naar de meest geschikte bestemming met de minimale wachttijd. Met IVR kunt u de klantenservice automatiseren, tijdig bevredigende antwoorden geven, een goede indruk achterlaten op uw klanten en een professioneel bedrijfsimago opbouwen.
-
Ring Groep
voeg een groep extensies toe aan een ringgroep, zodat wanneer een oproep binnenkomt, alle beschikbare extensies gelijktijdig of opeenvolgend overgaan naar verschillende belstrategieën die u hebt ingesteld. Het is zeer nuttig bij het effectief delen en verspreiden van gesprekken onder werknemers in bepaalde afdelingen. Hierdoor wordt de totale productiviteit van uw team verhoogd en wordt de snelste reactie op klantgesprekken gegarandeerd.
-
wachtrij
het is een slimme zet om een inkomende oproep in de wachtrij te laten staan tijdens het wachten op een beschikbare agent. Beter dan in de wacht staan, naar voicemail gaan of een drukke toon krijgen, wordt de klant geïnformeerd dat er momenteel geen beschikbare agent is om de oproep te beantwoorden, en hij of zij staat nu in de rij. Het vermindert het aantal gemiste oproepen en het negatieve effect van bezetssignalen op de klantervaring. Door agenten in verschillende wachtrijen te segmenteren, kunt u zelfs verschillende serviceniveaus bieden voor verschillende klantgroepen.
-
muziek in de wacht
telefoongesprekken kunnen soms in de wacht worden gezet, zoals de intervallen tijdens het overbrengen van een gesprek naar een ander nummer, of de wachttijd wanneer mensen deelnemen aan een conference call, of niemand houdt van ongemakkelijke stiltes, dus upload gewoon een aantal audiobestanden en pas de wachtmuziek aan om uw klanten te behagen en uw bedrijfsimago te verbeteren.
-
oproepopname
VoIP-telefoonsystemen kunnen worden ingesteld om automatisch elk telefoongesprek dat via het systeem wordt gevoerd, te detecteren en op te nemen, inclusief inkomende en uitgaande gesprekken. Bedrijven meestal gebruik maken van call recordings als training of coaching tool, om te helpen bij het oplossen van geschillen, met het oog op herziening en bevestiging, voor de naleving van hun regelgeving, en om bij te houden of klanten tevreden zijn of niet. VoIP-technologie maakt ze allemaal vereenvoudigd.
” Heeft mijn bedrijf een VoIP-telefoonsysteem nodig?”
we begrijpen dat sommige bedrijven misschien al heel lang gebruik maken van traditionele telefoonsystemen en zijn niet zeker of een VoIP-telefoonsysteem zinvol is voor hun bedrijven. Er zijn inderdaad aanzienlijke verschillen tussen VoIP en traditionele vaste lijn. Hier zijn een aantal vragen die je jezelf zou kunnen stellen voordat u een weloverwogen beslissing.
1)heeft uw land de ISDN-uitschakeling?Naarmate de technologische vooruitgang en de vraag naar zakelijke communicatie snel toenemen, kunnen de traditionele PSTN-en ISDN-lijnen nauwelijks aan de verwachtingen van de huidige bedrijven voldoen en geleidelijk steeds verder verouderen. Nu gebeurt de ISDN-uitschakeling over de hele wereld. Nu grote telecombedrijven achtereenvolgens aankondigen ISDN en PSTN uit te schakelen, ervaren Duitsland, Australië, Italië en vele andere landen over de hele wereld een transformatie van traditionele vaste lijnen naar alle IP-oplossingen.
als u tot de trend behoort, is het van cruciaal belang om een naadloze en betrouwbare VoIP-oplossing te vinden als reactie op de shutdown. Anders zou je je telefoondienst kunnen verliezen. Als u niet geconfronteerd met een onmiddellijke ISDN-uitschakeling, aandacht besteden aan dit probleem als u kunt vinden dat uw eigen land mandaten dit in de toekomst. U kunt vooruit te komen van toekomstige ontwikkelingen door van plan te implementeren VoIP-technologie eerder dan later.
2) heeft u werknemers die thuis werken?Sinds de uitbraak van COVID-19 hebben veel bedrijven, die voorheen beperkt waren tot traditionele vaste lijnen, een upgrade uitgevoerd naar VoIP-telefoonsystemen om een telewerkomgeving te vergemakkelijken. Dankzij VoIP kunnen externe medewerkers zakelijke gesprekken voeren en ontvangen met hetzelfde nummer dat ze op kantoor hebben met hun eigen apparaten en toegang krijgen tot dezelfde belmogelijkheden.
VoIP is uitgegroeid tot een must-have tool voor werken op afstand en ook een belangrijke stap in de richting van digitale transformatie. Bovendien, door gebruik te maken van een VPN (virtual private network) verbinding samen met de VoIP-oplossing, zal uw gesprek worden afgeschermd door een tunnel van encryptie. Een betrouwbare VoIP-serviceprovider moet gedetailleerde informatie kunnen verstrekken over hoe zij externe en langeafstands communicatie beveiligen voor klanten met behulp van hun zakelijke VoIP-oplossingen.
3) kan uw huidige analoge systeem aan uw behoeften voldoen?
traditionele telefoondiensten hebben een aantal grote problemen.
ten eerste vereisen traditionele PBX ‘ s een hoge investering vooraf, waaronder de aankoop van telefoonlijnen en hardware (die ook door ervaren technici moeten worden geïnstalleerd), evenals lopende onderhoudskosten. Na de installatie kan het ook duur en moeilijk zijn om het systeem op te schalen wanneer u de behoefte aan uitbreiding ervaart, zoals een aanzienlijke uitbreiding van het personeel of extra vestigingen.
bovendien bieden traditionele telefoonsystemen over het algemeen alleen basisfuncties voor gesprekken en kunnen ze niet omgaan met meer geavanceerde scenario ‘ s voor zakelijke communicatie. Met een toenemend aantal mobiele en externe werknemers wordt het gebrek aan mobiliteit een van de grootste nadelen. Analoge telefoondiensten vertrouwen op fysieke lijnen om spraakverkeer door te geven, waardoor medewerkers aan bureaus worden geketend om zakelijke gesprekken af te handelen.
in tegenstelling tot een moderne optie zoals VoIP, zijn maatwerk en integratie vrij beperkt op oudere telefoonsystemen. Ze zijn niet in staat om te integreren in de hedendaagse zakelijke communicatie ecosysteem, dat bestaat uit een complexe reeks van geavanceerde toepassingen, waardoor spraakoproepen in de bodem van de rest van de informatiesystemen van een bedrijf.
Lees verder om meer te weten te komen over de vraag of een VoIP-telefoonsysteem zinvol is voor uw bedrijf.
Wat moet u overwegen bij het kiezen van een VoIP-dienst?
het kan een enorme impact hebben op uw bedrijf wanneer u beslist over een oplossing voor zakelijke communicatie. VoIP kan de beste oplossing zijn, maar het is belangrijk om eerst een huidige toestand en behoeftenanalyse uit te voeren. Dan, u kunt bepalen of zakelijke VoIP werkt voor u. Hier zijn enkele tips om u te helpen uw behoeften te bepalen en slimme keuzes te maken.
1) wilt u bestaande apparatuur behouden? Ondersteunt het uw behoeften?
als u de traditionele PBX gebruikt en met een beperkt budget voor een volledige vervanging van de bestaande apparatuur, zorg er dan voor dat u een VoIP-oplossing selecteert waarmee u een gefaseerde overgang kunt maken. Of het nieuwe VoIP-systeem compatibel is met uw traditionele telefoonsysteem, hoe u ze met elkaar kunt verbinden, hoe u ervoor kunt zorgen dat de upgrade geen invloed heeft op de bedrijfscontinuïteit, enz. Het is ook belangrijk om te controleren of de VoIP-serviceproviders die u overweegt zal ondersteunen die apparatuur. Dit is een fase waar directe communicatie met de VoIP-provider de sleutel is.
2) wat voor soort unified communications mogelijkheden biedt het?VoIP-telefoonsystemen bieden een reeks telefoonfuncties om audiogesprekken af te handelen, maar communicatie met collega ‘ s en klanten is niet alleen beperkt tot spraak. Dit is de reden waarom unified communications wordt geïntroduceerd in de zakelijke communicatie landschap en ook waarom UC moet een van de topprioriteiten als u uw VoIP-opties te evalueren.
Unified communications op zijn eenvoudigste is alles over het maken van een schat aan communicatiekanalen en-opties tot één toegangspunt. In feite, de meeste UC-producten antwoorden op VoIP als een kernbasis, en veel VOIP-providers bieden sommige UC-functies in hun portefeuilles verder uit te breiden van de mogelijkheden en flexibiliteit.
gemeenschappelijke UC-kenmerken zijn::
- Unified Messaging
- Instant Messaging (chat)
- aanwezigheid
- Bedrijvengids
- videoconferentie
- teamsamenwerking
3) is het mogelijk om te integreren in andere platforms en tools?
het is van cruciaal belang voor bedrijven om wendbaar en klaar te blijven in zo ‘ n snel veranderende wereld. Met steeds meer systemen, platforms en software die op de werkplek verschijnen, verwachten zowel managers als werknemers een uniforme en geïntegreerde oplossing te hebben om de efficiëntie te verbeteren.daarom wordt het vermogen van een VoIP-systeem om naadloos te integreren en te werken met andere oplossingen veel belangrijker dan ooit.
als uw telefoonsysteem is aangesloten op andere bedrijfsverbeterende tools, is het voor u en uw team gemakkelijker om te communiceren, samen te werken, met elkaar in contact te komen en de totale workflow te stroomlijnen. Gelukkig zijn er VoIP-providers die ervoor zorgen dat hun telefoondienst compatibel is met een aantal populaire samenwerkings-en communicatiemiddelen.
VoIP Phone System Buyer ‘ s Guide
bij het winkelen voor VoIP vindt u een lijst van VoIP-serviceproviders die strijden om uw aandacht. Als u meer informatie nodig hebt om erachter te komen wat voor soort telefoonsysteem het beste past bij uw organisatie. Hier is een gids voor u!
deze gids bevat alle belangrijke informatie en nuttige tips om u te helpen een weloverwogen beslissing te nemen op een gemakkelijkere manier. Het zal u helpen begrijpen hoe VoIP-telefoonsystemen werken, hoe u een VoIP-provider selecteert, en of dit beter is dan reguliere telefoonservice. Klik gewoon om te downloaden!
